⑵“物資供應部意見”欄所列“發單部門自購或物資供應部采購”是指物資供應部經理對某些急需物料是否同意發單部門自購時簽注的意見。

4．對預算外需求單的審批，除執行以上審批手續外，一律報總經理審批。

5. 各部門需要進行采購時，凡沒有按上述審批手續審批的，財務部將拒絕付款。

四、物品采購制度

⑴物品庫存量應根據企業貨源渠道的特點，以控制在一個季度銷售量的一倍為宜。材料存量應以兩月使用量為限，物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。

⑵堅持“凡國內能解決的不從國外進口，凡本地區能解決的不到外地采購”的規定。

⑶各項物品、商品及原材料的采購，必須遵守市場管理及外貿管理的規定。

⑷計劃外采購或特殊、急用物品的采購，各部門知會財務部并報總經理審批同意后，方可采購。

⑸凡購進物料，尤其是定制品，采購部門應堅持先取樣品，征得使用部門同意后，方進行定制或采購。

⑹高額進貨和長期訂貨，均應通過簽訂合同的辦法進行。

⑺從國外購進原材料、物品、商品等，凡動用外匯的，不論金額大小一律必須取得總經理的批準，方可采購，否則財務部應拒絕付款。

⑻凡不按上述規定采購者，財務部以及業務部門的財會人員，應一律拒絕支付，并上報給總經理處理。

五、物品盤查管理制度

1．物資、原材料在盤點中發生的溢損，應對自然溢損和人為溢損分別作出處理。

2．自然溢損

⑴物品、原材料、物料采購進倉后，在盤點中出現的干耗或吸潮升溢，如果在破損率合理的范圍內，可填制破損報告，經主管審查后，視“營業外收入”或“管理費”科目處理。

⑵超出合理破損率的損耗或溢余，應先填制破損報告書，查明原因，說明情況，報部門經理審查，按規定在“營業外收入”或“管理費”科目內處理。

3. 人為溢損

人為溢損應查明原因，根據單據報部門經理審查，按有關規定在“待處理收入”或“待處理費用”科目處理。

六、能源采購管理制度

⑴企業油庫根據各類能源的使用情況，編制各類能源的使用量報告，制訂出季度使用計劃和年度使用計劃。

⑵制訂實際采購使用量的季度計劃和年度計劃交總經理審批，同意后交采購部按計劃采購。

⑶按照企業的設備和車輛的油、氣消耗情況以及營業狀況，定出油庫、氣庫在不同季節的最低、最高庫存量，并填寫請購單，交采購部經理呈報總經理審批同意后，由能源采購組辦理。

⑷超出季度和年度使用計劃而需增加能源的請購，必須另填寫請購單，提前一個月辦理。

⑸當采購部接到工程部油庫請購單后，應立即進行報價，將請購單送總經理審批同意后，將請購單其中一聯送回工程部油庫以備驗收之用，一聯交能源采購組。

七、食品采購管理制度

⑴由倉儲部門根據企業的銷售需要，訂出各類正常庫存貨物的月銷售量，制訂月度采購計劃，交總經理審批，然后交采購部采購。

⑵當采購部接到總經理審批同意的采購計劃后，倉管部、食品采購組、采購部經理和總經理室各留一份備查，由倉管部根據食品部門的需求情況，定出各類物資的最低庫存量和最高庫存量。

⑶為提高工作效率，加強采購工作的計劃性，各類貨物采取定期補給的辦法。

八、國內物資采購管理制度

⑴物資計劃管理。根據各部門上報的年度所需物資計劃及庫存情況，每年第四季度統籌做好第二年的物資供應計劃，力爭按時準確上報公司年度材料計劃。

⑵物資訂購合同的管理。物資合同的簽訂是一種經濟責任，必須由物資供應部統一對外簽訂，其他部門不得對外簽訂合同，否則財務部拒絕付款。在簽訂合同前應主動征求有關部門和生產單位的意見，盡量做到采購回來的物資符合質量要求，使用部門滿意；同時要對購貨合同進行登記，便于辦理提貨和及時付款手續。每年第一季度要根據年度的計劃，尋找供應商，簽訂全年的大宗工程，維護物資的供貨合同，以保證大宗物資供應的穩定可靠性。

⑶簽訂合同的物資由供應室根據庫存和工程、維護用量情況實行分批進貨。常用零星物資要根據需求部門的需求量和庫存情況進行分散進貨，做到物資無積壓，數量品種充足、齊全。

⑷物資進庫實行質檢員、倉管員、采購員聯合作業，對物資質量、數量進行嚴格檢查，做到貨賬相符，把好物資進庫質量關。

⑸采購業務工作人員要嚴格履行自己的職責，在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，詢價后報領導核準，不得私自訂購和盲目進貨。在重質量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資．做到質優價廉。同時要實行跟蹤辦事負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關商務、賬務工作。

⑹為隨時掌握市場供需行情，物供人員必須經常自覺學習業務知識，提高商務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。

⑺物資供應工作必須始終貫徹執行有關政策法令，嚴格遵守本企業的各項規章制度，盡職盡責，秉公辦事，不謀私利。

九、設備引進管理制度

1. 原則

⑴為了保證企業設備引進工作的順利進行，使引進工作正常化、規范化，特制定本規定。

⑵引進設備是一項重要、嚴肅的工作，各級人員必須高度重視，以嚴肅的態度進行此項工作。

⑶引進設備必須遵循上級主管單位及本企業的有關規定。

⑷引進工作必須堅持原則，秉公辦事，維護公司的利益。堅持綜合考慮“質量、價格、交貨期、售后服務”四個方面，并擇優選取。

⑸引進工作必須根據企業制定的發展規劃和技術發展趨勢，結合企業實際，有計劃地進行。

規定主要適用于引進較大的項目，其他小項目的引進購置，可參照本規定執行。

2. 機構

⑴設備引進工作在企業總經理的統一領導下進行。由總工程師主持項目的招標和談判工作，企業設立設備引進小組，由總工程師任組長，總工辦、工程部、物資部、維護部派代表參加。

⑵總工辦是引進工作的職能部門，其職責是根據需要提出各專業引進項目，報總經理批準立項后，由引進小組搞好引進項目的技術談判和招投標和商務談判。

⑶不同專業的設備引進項目，可根據實際需要，臨時吸收相關部門的有關技術人員參與項目的招標和談判。

3. 方法和程序

⑴設備引進項目由總工辦提出，然后交引進小組審定，報企業總經理批準后，由引進小組組織總工辦及有關技術人員進行項目的招標和談判。

⑵需要招標或詢價的項目，必須通過討論確定招標、詢價的對象。總工辦制定和發放招標書，并妥善保管外商的投標資料。

⑶引進小組組織項目的開標和議標，并確定談判對象及有關事項。

⑷引進小組負責通知供應商談判。談判時引進小組成員一般不少于總人數的四分之三。

⑸開標、議標和談判必須指定專人記錄，記錄資料必須妥善保存。

⑹物資部負責編制合同書并完成其他商務事項。

4. 注意事項

⑴引進項目的招標、詢價和談判，必須嚴格按照有關規定和程序進行。

⑵引進工作人員必須嚴格遵守企業的有關情報和機密。任何人不得單獨與供應商接觸談及引進項目的實質性問題，更不能向對方泄露公司擬定的標底和談判策略，任何人不得將我方的重要信息以任何方式告知對方。

⑶在引進工作過程中，除正當的業務或禮節需要接受少量價值不高的紀念品外，不準單獨接受超額饋贈禮品，確實難以拒絕的應交公司處理。

⑷對于違反上述規定者，視情節輕重，給予相應的紀律處分；觸犯刑律的，交司法機關追究其刑事責任。

十、訂購進貨管理制度

1．訂購制度

⑴采購組每日檢查庫存，如果到了請購點時，需填寫請購單，經主管核章后辦理采購事宜。

⑵采購組查詢貨品供應商的其他貨品庫存狀況，以簡化作業并符合規模經濟。

⑶采購組依據廠商資料表制作《訂貨單》一式二聯，以傳真或電話通知廠商，并將《訂購單》第二聯交儲運組備查，第一聯自存。

⑷采購組于每次確認訂購單后，當日發出通知，依照與各家廠商協議的時間，送貨至請購單位，進貨時間安排在每日上午10：00～11：30，下午3：00～ 4：30。

⑸緊急采購經部門主管核準后進行，事后需補填請購單。

⑹儲運組也須與采購組共同依照儲位大小、經濟訂購量及安全庫存等設立采購量，采購量的最小數量須事先與廠商協議。

⑺采購組應在進貨驗收單上每日核查應送的物品，如發現過期而未到的訂購單，應立即查詢貨品延誤的原因，并催促盡快發貨。

2．進貨制度

⑴廠商送交貨物時必須填寫進貨驗收單一式三聯，詳細寫明送貨內容及訂購單號碼，連同所送的貨品送到指定的收貨處，并由儲運組收貨人員進行驗收。

⑵儲運組核對進貨驗收單與訂購單無誤后，在進貨驗收單上簽章，將第一聯退還廠商作為送貨的憑證。

⑶儲運組將進貨驗收單的號碼抄錄在貨品上，同時在訂購單上填寫進貨驗收單號碼與收貨日期。

⑷儲運組根據進貨驗收單檢查及證明下列各項。

貨品編號。

品名規格。

交貨者名稱。

交貨數量。

實際接收數量。

收貨日期。

⑸儲運組若發現送來的貨品混有其他貨品或其他特殊狀況時，必須在進貨驗收單接收狀況欄內寫明，作為品質檢驗的參考。

⑹儲運組在進貨驗收單上填入必要內容并核章后進行貨品質量檢驗工作。

⑺驗收注意事項。

貨號。

品名。

規格。

數量、重量。

包裝。

品質。

有效日期。

進價。

⑻驗收無誤的商品，再由儲運組以彩色筆將該貨品的儲位，于驗收時書寫在貨品包裝上，以便于存放定位。

⑼儲運組于驗貨時如有溢收數量，應通知采購部視實際情況決定是否補開《進貨驗收單》，否則拒收。

⑽儲運組應依據《進貨驗收單》，每日提出應交未交的物品，供采購組跟催，次月5日前應提出超支、欠貨資料，供采購、會計、管理部門參考。

⑾儲運組將交貨實況填入《廠商資料卡》交貨資料各欄后辦理入庫手續。如驗收后發現不符所需，則通知廠商進行退貨處理。

⑿儲運組核對貨品數量與良品總數是否相符，安排貨品進入倉庫后在進貨驗收單二至三聯良品總數欄蓋倉庫接收章，再送至儲運組主管處核章。