（第一節(jié)）商品采購人員崗位職責(zé)

一、采購部經(jīng)理崗位職責(zé)

⑴全面負(fù)責(zé)采購部的工作，提出企業(yè)物資采購計劃，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織實施，確保各項采購任務(wù)的按時完成。

⑵調(diào)查研究企業(yè)各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，做到供需心中有數(shù)。

⑶督促指導(dǎo)下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購量。

⑷審核年度企業(yè)各部門呈報的采購計劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容。減少不必要的開支，以有限的資金，保證最大的物資供應(yīng)。

⑸要熟悉和掌握企業(yè)所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途和產(chǎn)地。檢查購進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對企業(yè)的物資采購和質(zhì)量要求負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

⑹監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實情況。

⑺按計劃完成企業(yè)各類物資的采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡量減少開支。

⑻認(rèn)真監(jiān)督檢查各采購人員的采購進(jìn)程及價格控制。

⑼在企業(yè)部門經(jīng)理例會上，定期匯報采購落實結(jié)果。

⑽每月初將上月的全部采購任務(wù)完成及未完成情況逐項列出報表，報呈企業(yè)總經(jīng)理及財務(wù)部經(jīng)理，以便于上級領(lǐng)導(dǎo)掌握全公司的采購項目。

⑾督促指導(dǎo)采購人員在從事采購業(yè)務(wù)活動中，要遵紀(jì)守法，講信譽，不索賄，不受賄，與供貨單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原則下開展業(yè)務(wù)往來。

⑿負(fù)責(zé)對下屬員工的教育與培訓(xùn)。

二、采購部主管崗位職責(zé)

⑴協(xié)助采購部經(jīng)理辦理企業(yè)的采購事宜，以保證企業(yè)物品的正常供應(yīng)。

⑵與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保以最合理的價格采購到符合標(biāo)準(zhǔn)的物品。

⑶對采購物品的出入庫手續(xù)和數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督，并及時解決有關(guān)的技術(shù)問題，盡量壓縮費用開支。

⑷合理安排下屬員工的工作，全面安排采購計劃，保證采購工作的順利進(jìn)行。

⑸隨時了解市場信息，比值論價，降低費用開支。

⑹檢查并監(jiān)督進(jìn)口物品的報關(guān)工作，做到手續(xù)齊全，資料齊備。

⑺協(xié)助采購部經(jīng)理檢查月末盤點工作。

⑻按時完成上級指派的其他工作。

三、采購員崗位職責(zé)(一)

⑴隨時掌握企業(yè)各部門物資需求及各種物資的市場供應(yīng)情況，掌握財務(wù)部及采購部對各種物資采購成本及采購資金控制情況，熟悉各種物資的采購計劃。

⑵嚴(yán)格審核采購合同中的款項，訂購業(yè)務(wù)必須上報經(jīng)理或主管，經(jīng)過研究后才可以付諸實施。

⑶對于采購物品，要做到在物美價廉的基礎(chǔ)之上，盡量選用優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品；對于季節(jié)性的物資，如果部門尚未提出申購計劃，應(yīng)及時提供樣板、信息，供經(jīng)營部門參考。

⑷經(jīng)常到各部門了解商品的銷售情況，以銷定購；積極組織適銷對路的貨源，防止盲目進(jìn)貨；盡量避免積壓商品，提高資金周轉(zhuǎn)率；經(jīng)常與倉庫保持聯(lián)系，了解庫存情況，全面掌握庫存商品的情況，有計劃、有步驟地安排好各項事務(wù)。

⑸嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的物資要堅決拒收；根據(jù)銷售動向和市場信息，積極爭取定購貨源，按“暢銷多進(jìn)、滯銷不進(jìn)”的原則，保證充足貨源。

⑹各部門急需的物品要優(yōu)先采購，并做到按計劃采購；認(rèn)真核實各部的申購計劃，根據(jù)倉庫存貨情況，定出采購計劃；對常用物資按庫存規(guī)定及時辦理，與倉管員經(jīng)常溝通，做好物資使用的周期性計劃工作。

⑺嚴(yán)格遵守財務(wù)制度，遵紀(jì)守法，不索賄、受賄，在平等互利下開展業(yè)務(wù)活動；購進(jìn)物資要盡量做到單據(jù)(發(fā)票)隨貨同行交倉管員驗收，報賬要及時，不得隨意拖賬、掛賬。

⑻努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平，接待來訪業(yè)務(wù)要熱情有禮，外出采購時要注意維護(hù)企業(yè)的禮儀、利益和聲譽，不謀私利。

⑼嚴(yán)格遵守企業(yè)的各項規(guī)章制度，服從上級領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。

四、采購員崗位職責(zé)(二)

⑴隨時掌握新采購的商品的名稱、規(guī)格、型號、特點、產(chǎn)地、進(jìn)價、售價、銷售和行情等情況。

⑵了解并掌握商業(yè)行情、市場信息及營銷情況，掌握本企業(yè)的實際狀況，按商品銷售的特點和規(guī)律進(jìn)行采購。

⑶對于一些價格昂貴的商品，要嚴(yán)格按計劃進(jìn)貨，做到既不積壓，又不脫銷，供銷對路。

⑷根據(jù)門市的營銷情況有計劃地進(jìn)行采購和進(jìn)貨，保證供銷。

⑸要與供貨單位保持良好的貿(mào)易關(guān)系，講究職業(yè)道德，遵紀(jì)守法，不索賄、受賄，不以次充好。

⑹采購的形式有兩種：一是購銷，二是代銷，在采購業(yè)務(wù)活動中，能夠代銷的最好不要購銷。

⑺采購的貨款也有兩種：一是人民幣付款，二是外匯付款，在采購業(yè)務(wù)活動中能用人民幣付款的最好不要用外匯付款。

⑻客戶要求對暢銷的商品以購銷的形式，或要用外匯付款，要按購銷協(xié)議辦理有關(guān)手續(xù)。

⑼在進(jìn)行大宗商品訂購時必須有經(jīng)理和財會人員一起參加洽談、簽訂協(xié)議，并嚴(yán)格按協(xié)議執(zhí)行，講究信譽。

⑽進(jìn)貨后，要按物品的毛利率，根據(jù)進(jìn)價決定售價，但對不同的物品可根據(jù)它們的銷售情況和毛利率、品質(zhì)、下浮或上浮。

五、采購部文員崗位職責(zé)

⑴負(fù)責(zé)收發(fā)各種文件、信件，每日上、下午各一次到總經(jīng)理室取公文、請購單、采購單，及時交給經(jīng)理審閱批示，做到不積壓、不拖延各類文件。

⑵熟悉和了解本部門各個環(huán)節(jié)的工作情況。

⑶催辦落實上級的指示，并將領(lǐng)導(dǎo)的政策和經(jīng)營方針及時傳達(dá)到本部員工，做到上傳下達(dá)，使本部門工作能順利進(jìn)行。

⑷協(xié)助經(jīng)理搞好調(diào)查研究，及時向經(jīng)理提供建設(shè)性意見。

⑸做好各類文件的登記與存檔，做好往來業(yè)務(wù)單據(jù)的登記，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)檢查采購過程。

⑹接聽電話并認(rèn)真細(xì)致做好記錄，接待來訪客人，文明待客，做好會議記錄及存檔。

⑺協(xié)調(diào)內(nèi)部員工關(guān)系，做好部門考勤和工資發(fā)放等工作。

六、采購商品錄入員崗位職責(zé)

⑴在采購部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)助處理采購部日常具體事務(wù)。

⑵負(fù)責(zé)采購部新合同、新商品資料的電腦錄入工作。

⑶負(fù)責(zé)供應(yīng)商資料，商品資料的修改、維護(hù)工作。

⑷負(fù)責(zé)商品的調(diào)價、快訊及店內(nèi)促銷的維護(hù)工作。

⑸負(fù)責(zé)整理業(yè)務(wù)檔案及相關(guān)文書工作。

⑹負(fù)責(zé)將商品變更資料傳送知會相關(guān)部門。

⑺按時完成采購部經(jīng)理交辦的其他工作。

七、收貨主管崗位職責(zé)

⑴嚴(yán)格遵守企業(yè)有關(guān)收貨的各項規(guī)定。

⑵負(fù)責(zé)檢查收貨員工的出勤狀況及儀表儀容。

⑶負(fù)責(zé)維持正常的收貨秩序，收貨工作所有問題的解決不超過24小時。

⑷負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)并維持與供應(yīng)商及送貨人的良好合作關(guān)系。

⑸負(fù)責(zé)調(diào)配收貨員工的收貨工作。

⑹嚴(yán)把商品質(zhì)量關(guān)，特別是生鮮品的收貨，必須按企業(yè)的規(guī)范執(zhí)行質(zhì)檢程序。

⑺嚴(yán)格要求收貨員工，按收貨流程執(zhí)行驗收工作，特別是嚴(yán)格執(zhí)行掃描程序收貨，對無條形碼的商品，必須在收貨部區(qū)域內(nèi)粘貼完畢才可以收貨，指導(dǎo)供應(yīng)商正確地粘貼條形碼。

⑻負(fù)責(zé)保管所有的收退貨資料及單據(jù)，并及時歸檔整理，使檔案管理整齊、有序、完整，便于查檔。

⑼檢查地磅是否準(zhǔn)確。

⑽負(fù)責(zé)所有叉車司機(jī)的培訓(xùn)管理和各種電動、手動叉車的保管使用。

⑾負(fù)責(zé)對收貨周轉(zhuǎn)倉庫的管理；指導(dǎo)倉庫貨物的合理擺放；確保所有商品的碼放安全；收貨、退貨區(qū)域的清楚劃分；杜絕閑雜人員進(jìn)出收貨區(qū)、周轉(zhuǎn)倉。

⑿負(fù)責(zé)所有收貨門口的控制管理。

⒀負(fù)責(zé)所有本部門員工的培訓(xùn)、評估、升遷等工作。

⒁負(fù)責(zé)本部門區(qū)域內(nèi)的清潔衛(wèi)生、安全消防、安全作業(yè)，避免工傷事故和商品損壞事故的發(fā)生，做好安全防火、防盜工作。

⒂負(fù)責(zé)與其他部門的協(xié)調(diào)工作，包括電腦中心、生鮮部門、精品部門、客服部門、家電部門等。

⒃保證所收的貨物及時運送到樓面相應(yīng)位置。

⒄保障收貨辦公區(qū)、收貨區(qū)、周轉(zhuǎn)倉干凈整潔。

⒅接受供應(yīng)商及樓面和財務(wù)人員的查單。

⒆負(fù)責(zé)指導(dǎo)本部門所有用具的正常維護(hù)和安全操作。

⒇核對收貨報表、解決遺留問題。

21．主持收貨組的晨會，布置工作及重點品項的檢查。

22．協(xié)助做好顧客服務(wù)工作。

23．協(xié)助做好盤點工作，特別是年度大盤點。

八、收貨文件審核員崗位職責(zé)

⑴按照送貨清單，對全部供應(yīng)商實行送貨電話預(yù)約，預(yù)約具體的送貨時間。

⑵受理所有供應(yīng)商的送貨訂單，檢查商品訂單是否符合連鎖企業(yè)的規(guī)定。

⑶登錄收貨控制單，核發(fā)收貨標(biāo)簽。

⑷完成筆記本電腦終端與主機(jī)的數(shù)據(jù)交換，核查收貨資料是否正確，并對已經(jīng)完成的收貨進(jìn)行確認(rèn)。

⑸對每一單收貨進(jìn)行嚴(yán)格的對單工作，確保所有的收貨無誤。

⑹負(fù)責(zé)當(dāng)日所有的收貨，并進(jìn)行系統(tǒng)的定案確認(rèn)。

⑺負(fù)責(zé)保存、整理、分類、歸檔所有的收貨單據(jù)。

⑻與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系。

⑼負(fù)責(zé)執(zhí)行收貨更正的電腦系統(tǒng)操作。

⑽為供應(yīng)商提供查詢服務(wù)。

⑾負(fù)責(zé)收貨辦公室所有電腦設(shè)備的維護(hù)、保養(yǎng)和終端使用的管理工作。

⑿負(fù)責(zé)做好收貨辦公室的清潔衛(wèi)生。

九、收貨員崗位職責(zé)

⑴根據(jù)企業(yè)的規(guī)定和要求，認(rèn)真有效地檢驗到貨物品是否符合企業(yè)要求的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

⑵辦理驗收手續(xù)時應(yīng)按照采購單的內(nèi)容和數(shù)量進(jìn)行。

⑶驗貨時如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符合要求、數(shù)量差錯，應(yīng)拒絕收貨并及時報告主管。

⑷在辦理驗收手續(xù)后應(yīng)及時通知有關(guān)部門取貨。

⑸填制每日收貨匯總表。

⑹協(xié)助采購部經(jīng)理，跟蹤和催收應(yīng)到而未到的物品。

⑺有條理地做好采購單的存檔工作。

⑻積極提出改進(jìn)工作的設(shè)想方案，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好本部門的工作。

⑼服從分配，按時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。

十、退貨員崗位職責(zé)

⑴接受樓面、客戶服務(wù)部送來的退貨，辦理退貨手續(xù)，將商品退給供應(yīng)商。

⑵按采購部的指示進(jìn)行批量的商品退貨。

⑶接受安全部送來的空包裝商品，進(jìn)行電腦庫存更正。

⑷對各個部門送來的報損商品，統(tǒng)一執(zhí)行報損程序進(jìn)行報損。

⑸統(tǒng)計每日報損金額，歸檔退貨文件，在系統(tǒng)中對已經(jīng)辦理完畢的退貨進(jìn)行定案確認(rèn)工作。

⑹將所有需要退貨的商品分類別、分區(qū)域進(jìn)行整理。

⑺負(fù)責(zé)退貨工作區(qū)域的清潔衛(wèi)生。

十一、驗收班班長崗位職責(zé)

⑴對主管負(fù)責(zé)，主管驗收班工作。

⑵確保企業(yè)各項規(guī)章制度在本班組內(nèi)貫徹落實。

⑶配合主管協(xié)調(diào)驗收班與其他各班、各職能部室駐配送中心人員、分店理貨員及供應(yīng)商的工作。

⑷按配送中心業(yè)務(wù)流程要求，審核本班組各類單據(jù)。

⑸督導(dǎo)驗收員按驗收規(guī)定操作。

⑹指導(dǎo)員工及廠家送貨人員按企業(yè)規(guī)定擺放商品，保證庫內(nèi)、外通道暢通。

⑺跟蹤商品的退換貨情況，確保退換作業(yè)的順暢。

⑻指導(dǎo)員工嚴(yán)格按企業(yè)規(guī)定使用庫區(qū)裝卸設(shè)備，確保安全。

⑼為庫區(qū)裝卸設(shè)備、工具的安全負(fù)責(zé)。

十二、商品驗收員崗位職責(zé)

⑴按時參加部門會議，服從收貨主管安排的工作，閱讀崗位工作日志，做好接班工作。

⑵嚴(yán)格按驗收程序進(jìn)行驗收貨物。

⑶驗收所有的貨物，采用開箱抽檢、感官檢驗等方法，參照企業(yè)有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

⑷負(fù)責(zé)把好收貨商品的質(zhì)量關(guān)。

⑸優(yōu)先驗收易壞、易腐的生鮮食品。

⑹確保條形碼與商品的對應(yīng)準(zhǔn)確無誤。

⑺執(zhí)行掃描原則，用終端逐一進(jìn)行條形碼檢驗，保證所有條形碼有效。

（第二節(jié)）商品采購管理制度

一、采購管理制度

l．制定采購計劃

⑴由企業(yè)各部門根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預(yù)測，在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核。

⑵計劃外采購或臨時增加的項目，應(yīng)制訂計劃或報告財務(wù)部審核。

⑶采購計劃一式四份，自存一份，其他三份交財務(wù)部。

2．審批采購計劃

⑴財務(wù)部將各部門的采購計劃和報告匯總，并進(jìn)行審核。

⑵財務(wù)部根據(jù)企業(yè)本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)預(yù)測作采購物資的預(yù)算。

⑶將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批。

⑷經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)督實施，對計劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。

3．物品采購

⑴采購人員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量和單位適時進(jìn)行采購，以保證及時供應(yīng)。

⑵大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可與有關(guān)的工廠、公司、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種等供貨要求。

⑶采購人員對餐料、油味料、酒及飲品等，要按計劃或下單進(jìn)行采購，以保證供應(yīng)。

⑷計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購，以保證需用。

4．物資驗收入庫

⑴無論是直撥還是入庫的采購物資都必須經(jīng)倉管員驗收。

⑵倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量核對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按規(guī)定入庫。

5．報銷及付款

⑴付款

采購員采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款。

支票結(jié)賬一般由出納根據(jù)采購員提供的準(zhǔn)確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領(lǐng)空白支票與對方結(jié)賬，金額必須限制在一定的范圍內(nèi)。

按企業(yè)財務(wù)制度規(guī)定，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)算，30元以下者可支付現(xiàn)款。

超過30元要求付現(xiàn)金的，必須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款，但現(xiàn)金必須控制在一定的范圍內(nèi)。

⑵報銷

采購員報銷必須憑驗收員簽字的發(fā)票或連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計劃預(yù)算內(nèi)，核準(zhǔn)后方可給予報銷。

采購員如果向個體戶購買商品，可通過稅務(wù)部門開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應(yīng)由賣方寫出售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明，及驗收員的驗收證明，經(jīng)部門經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報銷。

二、采購業(yè)務(wù)管理制度

1．按使用部門的要求和采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表。

2．向主管呈報調(diào)查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案。

3．在主管的安排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購。

4．按企業(yè)及本部門制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購。

5．貨物驗收時出現(xiàn)的各種問題，應(yīng)即時查清原因，并向主管匯報。

6．貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。

7．將到貨的品種、數(shù)量和付款情況報告給有關(guān)部門，同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同。

8．將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合同一并交財務(wù)部校對審核，并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。

三、需求單審批管理制度

1．自某年某月某日起，本企業(yè)啟用新的需求單，同時廢止過去使用的需求單。新的需求單分為“計劃內(nèi)采購需求單”和“計劃外采購需求單”。

2．各部門分公司在業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、基建、維護(hù)中需采購的各類物資、工具、儀器儀表、房屋裝修、維修等各類開支，都必須按“計劃內(nèi)采購需求單”和“計劃外采購需求單”所列內(nèi)容填報。

3．審批手續(xù)和權(quán)限：

⑴發(fā)單人必須填寫大約價值并提出采購的足夠理由，經(jīng)部門經(jīng)理 (部門經(jīng)理因公出差時，可授權(quán)副經(jīng)理)審批簽字后，送主管部門審批，主管部門審批后送財務(wù)部審批，財務(wù)部審批后分類送企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。部門經(jīng)理審批權(quán)限在X萬元以內(nèi)，企業(yè)分管副總經(jīng)理(含同級領(lǐng)導(dǎo))審批權(quán)限在X X萬元以內(nèi)，每份需求單所列合計金額超過X X萬元人民幣以及購買汽車、摩托車、手提無線電話等貴重物品必須報總經(jīng)理審批，最后由財務(wù)部門送物資部或其他部門執(zhí)行。