第3章 行政管理工作職責與職能(2)
書名: 行政工作制度規范與流程設計作者名: 趙濤主編本章字數: 4348字更新時間: 2014-12-01 15:33:56
對各種自然災害和公司內發生的突發事件進行緊急而有效的處理。
18.配電管理
抓好公司配電系統的建立、運行、檢查、維護等工作。
19.其他
公司安排的其他相關工作管理。
七、前臺崗位職責
(1)負責對進入公司辦公場所的來訪客人進行接待、登記、導引,對無關人員、上門推銷和無理取鬧者,將其擋在門外或協助保安人員進行處理。
(2)負責公司郵件的收取、分發工作。
(3)負責公司電話總機的接線工作。對來往電話接聽準確及時、聲音清晰、態度和藹,恰當使用禮貌用語;對未能聯絡上的電話記錄在案并及時轉告;對緊急電話設法接通,未通者速報行政部領導處理。
(4)定期維護、保養電話機,并保持前臺環境清潔、安靜。
(5)協助打字員、文秘做好部分計算機打字、復印等行政工作。
(6)完成行政部領導臨時交辦的其他任務。
八、員工餐廳主管崗位職責
(1)在行政主管的領導下,負責員工餐廳的日常管理工作。
(2)負責每日就餐人數統計(估計)及相應主食、蔬菜等物料準備,檢查和維持就餐秩序。
(3)負責檢查餐廳衛生、用餐器具消毒情況,確保用餐安全,不發生食物中毒事故,并控制衛生消毒用品、潔具的耗用。
(4)合理安排餐廳員工倒班,做好每餐后的衛生清掃和定期大掃除工作。
(5)及時安排并完成行政部臨時下達的客飯或領導宴請任務。
(6)主辦或協助每日主副食料或其他物品的采購。
(7)負責下屬人員的業務監督指導,做好績效考核工作。
(8)完成行政主管臨時交辦的其他任務。
九、員工餐廳服務員崗位職責
(1)提供員工就餐過程中的(被分配的)服務工作。
(2)及時回收、清洗用過的餐具,清理餐桌,清掃地面,確保用餐器具、場地的就餐需求。
(3)協助維持就餐秩序,營造良好就餐環境。
(4)負責本工作區內所有用品、物品清潔工作,使之擺放有序(食物與清潔衛生用品須分開存放)。
(5)完成責任區的衛生清掃,并達到有關清潔標準。
(6)愛護和(節)約糧食、副食品和易耗品,(節)約用水、用電、用煤(氣)。
(7)協助做好淘米及擇、洗、切菜等前期準備工作。
(8)完成餐廳主管臨時交辦的其他任務。
十、安保部部長崗位職責
(1)負責公司安全保衛消防工作,負責制訂年度安保計劃和支出預算方案,在批準后組織執行。
(2)領導(可能成立的)消防隊、經警隊、門衛室開展相關工作。
(3)經總經理授權,成為公司安全消防代理責任人。
(4)負責組織開展經常性、多樣化安全教育活動,定期或不定期地進行消防檢查、安全生產管理檢查或其他專項檢查。
(5)主持公司重大安全、保衛活動,參與公司緊急事件的處置工作。
(6)及時與政府公安、消防機關進行溝通和聯絡,協助其處理與公司有關的治安、災害事故。
(7)負責組織安保人員政治、紀律、業務和反應能力的教育與培訓。
(8)負責保安器械、設備的妥善保管、批準領用并監督其合法使用。
(9)負責相關安保資料等收集、整理、存檔工作。
(10)就改善公司安保工作和裝備設施,向公司提出意見和建議。
負責指導、管理、監督安保部下屬人員的業務工作,改善工作質量和服務態度,做好下屬人員的績效考核和獎勵懲罰等工作。
完成總經理臨時交辦的其他工作。
十一、安保主管崗位職責
(1)在安保部部長領導下,負責本班保安人員所管轄責任區的安全工作。
(2)帶領本班保安人員,根據制定的各崗位責任制,嚴格認真地搞好安全保衛工作。
(3)根據安保責任制中的項目和要求,嚴格檢查、督促本班保安人員落實崗位責任制。
(4)根據責任需要和部門主管的指示,有權調動本班的保安人員,加強某區段的安全保衛工作。
(5)做好本職工作,以身作則,起模范帶頭作用。
(6)做好部門領導與基層保安人員協調工作,及時將保安人員反映的各種信息向上級匯報,為上級部門領導提供工作參考。同時,及時傳達、落實上級的指示精神和工作安排。
(7)要有法律知識和法律觀念,熟悉保安業務,了解公司的規章制度,掌握管區內治安保衛工作的規律、特點,嚴格管理,做好安全保衛工作。
(8)認真做好本班保安人員的考勤工作,如實記載工作中遇到、處理的各種情況,每天向主管部門匯報一次。
(9)負責對本班保安人員的考核工作,針對保安工作表現的好壞,提出表揚和批評。
(10)完成安保部部長臨時交辦的其他任務。
十二、安保員崗位職責
(1)24小時嚴密監視保安對象的各種情況,發現可疑或不安全跡象,及時通知值班保安就地處理,通過對講機向辦公室報告,并隨時匯報變動情況,直至查到問題處理完畢。
(2)發現監視設備故障要立即通知值班保安加強防范,并立即設法修復。
(3)要記錄當班的監視情況,嚴格執行交接班制度。
(4)提前做好上崗準備,按時接班,著裝嚴整。
(5)做好交接班手續,無遺漏、無差錯,哨位設施無損壞、無丟失,執勤登記準確及時,內容清楚,如實記錄和反映情況。
(6)保持室內衛生整潔,交接班后,上一班打掃衛生后才能離崗。
(7)不準帶親戚朋友在工作場所聊天、嬉笑、打鬧。
(8)上班時精神集中,不擅自離崗,不做與工作無關的事。
(9)完成安保主管臨時交辦的其他任務。
十三、消防員崗位職責
1.學習消防知識
認真學習有關消防知識,掌握各種消防器材操作技術及使用方法。
2.開展消防宣傳
積極認真做好防火宣傳教育活動,提高責任區內全員防火意識。
3.檢查消防器材
做好消防器材、設備檢查工作,保證消防器材和消防設備處于完好狀態,一旦發生火災即可投入使用。
4.檢查電器燃氣
檢查電器、電線、電纜、煤氣管道有無霉壞、銹壞、氧化、堵塞情況,防止因短路或爆炸引起火災。
5.保證消防安全
加強消防巡檢,制止任何違反消防安全的行為。
6.積極滅火搶險
一旦發生火災,不論是上班時還是下班后,必須全力投入搶救工作,不得臨陣逃避。
7.發生火災時,采取應急措施
(1)迅速報告有關部門、消防大隊(火警電話:119)。
(2)組織人員搶救險情,力爭把火撲滅,并注意查找出起火原因。
(3)組織有關人員撤離危險地區,并做好妥善安排。
(4)做好現場安全保衛工作,嚴防壞人趁火打劫和搞破壞活動。
(5)協助有關部門查清火災損失并做好善后工作。
(6)完成安保主管臨時交辦的其他任務。
十四、大門門衛崗位職責
(1)著裝、佩戴齊全,按規定上崗交接班。
(2)執勤中不準擅自離崗,不準嬉笑打鬧,不準看書報雜志、吃東西、睡覺或進行其他與執勤職責無關的事。
(3)執勤講文明、講禮貌,不刁難辱罵群眾,處理問題講原則、講方法,態度和藹,不急不躁。
(4)認真檢查出入車輛,指揮車輛按規定線路行駛,停放要在指定位置,不準亂停亂放,確保通道暢通無阻,避免造成交通堵塞。
(5)嚴格控制外來車輛及閑雜人員、小商販進入管區;外來車輛進入管區,一律實行收費制度,按規定標準收取,不準亂收費。
(6)認真履行值班登記制度。值班中發生、處理的各種情況在登記簿上進行詳細登記,交接班時移交清楚,責任明確。
(7)執勤中玩忽職守,對工作不負責,造成一定損失的,要追究當班保安員的責任。
(8)積極配合其他班組的保安員,做好安全防范工作,把好轄區大門。
(9)完成安保主管臨時交辦的其他任務。
十五、巡邏保安員崗位職責
(1)維持公司辦公場所內外區域的正常工作秩序。
(2)維護公司內部治安秩序,防患于未然。
(3)加強對重點部位的治安防范,加強防盜工作,及時發現可疑人和事,妥善處理。
(4)監督員工遵守安全守則和其他規則。
(5)加強防火巡邏,及時發現火災苗頭,及時予以消除。
(6)對違反治安條例的行為,查清事實,收集證據,向公司或公安機關報告。
(7)配合領導做好下班后的值班工作,檢查公司辦公場所留宿情況。
(8)支持、協助門衛保安員履行職責。
(9)妥善保管配發的安保器械,不得丟失和擅自使用。
(10)正確記錄值班日志和案件筆錄,及時提出專案報告。
安保人員應做到:
a.服務領導,聽從指揮,加強組織紀律性,遇事勤請示、報告。
b.堅守崗位、恪盡職守,不脫崗睡崗、不閑聊。
c.明辨是非,保持警惕,遇到復雜問題,多思多想,對周邊情況仔細觀察。
d.遵守制度,文明服務,注意工作方法,著裝整潔、態度和氣。
e.堅持原則,機智靈活,做到反映情況快,解決問題快。
f.不超越法律私設公堂、打罵、搜身、體罰、拘留,不能觸犯個人隱私權。
完成安保部部長臨時交辦的其他任務。
十六、信息部主管崗位職責
(1)全權負責公司信息工作,統一安排、管理信息服務工作,對行政總監負責。
(2)建立運作正常和廣泛的信息系統,與公司內外建立良好的合作關系。
(3)對公司經營管理中的各類數據進行深入分析,積極向決策者提出有關經營管理方面的建議,當好總經理的助手。
(4)全面負責信息組的信息設備、設施的管理維護、保管工作,確保各種現代化信息設備正常運行。
(5)負責對本部門員工的教育、培訓,建立一支素質高、紀律嚴明、反應敏捷的信息采集、服務隊伍。
(6)對信息工作程序、紀律、要求、注意事項作出規定,處理員工的違紀事件。
(7)負責參與公司的重大接待活動,掌握接待活動的程序,了解重要客人的習慣、特別要求等,并提出可行性建議。
(8)與信息服務部門建立良好的關系,在互惠、互利的基礎上使本部門的工作進行得更好。
十七、信息員崗位職責
(1)在部門主管的領導下,負責本部門日常的信息采集和傳送溝通服務工作。
(2)將采集到的信息進行歸類,迅速、準確、翔實地進行信息傳達工作。
(3)除完成部門經理的指派性任務外,信息員還應反應靈敏,及時發現問題,抓住有價值的信息,為部門創造良好的社會和經濟效益。
(4)回復客人的信息服務要求,并將服務情況做好詳盡登記。
(5)與外部信息界、新聞媒介建立良好的合作關系。
(6)對客人的信息服務要求,要迅速報告信息部主管,經批準后方可進行采集服務工作,工作的內容、過程和方法均不得違反有關規定,否則造成不良后果要追究其責任。
(7)愛護公司公共財產,愛護儀器設備,正確運用信息設備操作程序,如因使用不當造成損壞、遺失的一律視情況定價賠償。
(8)及時完成領導交代的其他工作。
十八、計算機技術員崗位職責
(1)根據電子行業的發展,結合本單位各部門的需要,及時提出引進硬件、軟件和先進技術的建議,保證單位計算機管理系統在硬件、軟件上得以更新換代,從而不斷地擴充管理軟件的功能,提高其應用水平,同外部環境保持協調,適應新形勢的需要。
(2)做好本單位計算機管理系統軟件運作中的故障排除、硬件更換和維護工作,切實保障本單位計算機網絡能夠全天候運行。負責保養設備,定期檢查、清潔設備線路,防止設備線路受到外來的破壞。
(3)負責本單位所有計算機的維護工作,包括使用前的設置、運行中的故障排除、有關數據的更改等,保證計算機能夠正常運行。
(4)根據主管的安排,及時為本單位各部門安裝計算機設備,并開發相關的應用軟件。
(5)加強專業技術學習,努力掌握計算機應用領域最新發展動態,不斷提高業務水平。