第二節　應用文書的寫作特點

應用文書寫作是以應用文的文體寫作知識和寫作技巧作為研究對象，探討應用文書寫作規律的實用學科。

學好應用文書寫作，首先要掌握應用文書的寫作特點。

一、直接的功用性

所有文體的文章都是現實的反映，一切寫作活動都是為現實服務的。從這個意義上說，所有文體的文章都具有功用性。但是，文學作品如散文、小說、詩歌等，它們不以直接處理日常事務為目的，而以塑造藝術形象、反映社會生活為目的。與之相反，應用文書主要是應現實工作的需要，解決工作中的實際問題，為現實工作服務的。應用文書具有更強烈、更鮮明、更直接的功用性。如寫一份請示，是為了向上級請求批準辦理某一事項；寫一份述職報告，是為了向部門領導和群眾匯報自己履行職責的情況；寫一份財務報告，是為了向上級報告財務狀況；寫一篇求職信，是為了謀求一份理想的工作。這種辦理事務的直接的功用性，是應用文書的主要特點。

二、內容的真實性

應用文書內容的真實性與文學作品內容的真實性是有區別的。文學作品內容的真實性要求的是藝術的真實，即文學作品中的人物和事件能反映社會生活的某些本質方面或發展趨向，因而不要求寫真人、真事，可以大膽地進行藝術虛構。而應用文書內容的真實性完全排斥虛構和杜撰，要求所依據的材料真實、準確、實事求是。如會議紀要的寫作中，不能移花接木，把張三的講話移到李四的身上；寫調查報告絕不允許主觀臆造；寫簡報更要注意時間、地點、人物、事件的真實與準確。

內容的真實性也體現在應用文的表述上。應用文書要求表述準確，不產生歧義，簡明精練，具有平實的特點，而比喻、比擬、借代、夸張、襯托等積極的修辭方式的使用則受到了嚴格的限制。即使是可以運用文學手法的商業廣告，也不能對商品和服務的內容做不切實際的夸張和渲染。

三、思維的邏輯性

思維的邏輯性是指在撰寫應用文書時，要講究邏輯。體現在文章的結構上，要條理清楚，段落之間具有明顯的邏輯關系；陳述的事項界限清晰，不交叉；內容前后講究因果，材料能夠證明觀點。

應用文書寫作在思維方法上更側重邏輯思維，雖然應用文書在撰寫過程中也有運用形象思維的時候，但是多數文體是以具體的事件（或問題）為中心的。需要把觀點闡述清楚，把前因后果、現象和本質分析清楚，所采用的是邏輯思維方式。例如：寫請示，要講清請求事項和請求批準的原因；寫總結，則應在陳述具體成績和存在問題的基礎上，分析、闡明成績取得和問題存在的原因；財經論文的結論，來自對材料的分析和對問題的推斷。

四、格式的穩定性

通常來說，文章的格式包括兩方面的意思：

一是文章的結構形式。如寫計劃，一般先寫目的，然后再寫工作安排；寫調查報告，一般先介紹調查的目的、調查的對象、調查的時間和地點、調查的方式，然后再就調查的問題分項說明。

二是文面形式，包括標題的形式、有無指定說明等。如國家機關行政公文在文面上，要求有秘密等級、緊急程度、發文機關標識及發文字號等指定說明，對文種的使用有嚴格的規定。

格式是在長期寫作實踐中形成的。如果某種格式逐漸為大家所接受，約定俗成，就稱為慣用格式；如果某種格式被法定固化，就稱為規范格式。應用文書都有慣用格式，其中，國家機關行政公文具有規范格式。應用文書的格式具有使用的穩定性，所以要求寫作時應根據應用文書的具體類型，遵守各自的慣用格式或規范格式。