第三節(jié)　應(yīng)用文書的語言要求

一、應(yīng)用文書的語言特點

（一）實用性

人類的語言分為兩大基本類型，即實用語言和文學(xué)語言。實用語言和文學(xué)語言雖然在詞匯和語法上沒有太大區(qū)別，表面上看起來也是同一種語言，但是它們的功能完全不同。實用語言只傳達“實用”的內(nèi)容，而且為了能夠最大限度地達到行文的實際效果，實用語言強調(diào)表意的清楚、實在和準確，如請示的事項明確、請示的理由具體而充分，言盡意止。而文學(xué)語言則不限于傳達詞語的詞典意義，文學(xué)語言追求唯美，意在言外，是作家加工雕琢之后的語言，便于抒情，易于遐想。

應(yīng)用文書語言的實用性特征是由應(yīng)用文體的本質(zhì)決定的。應(yīng)用文書是應(yīng)現(xiàn)實工作的需要、為解決現(xiàn)實存在的問題而制作的，因此，應(yīng)用文書只能選擇言簡意賅的實用語言。

（二）單一性

應(yīng)用文書的語言在詞匯上，嚴格遵照其詞典意義；在造句上，嚴格遵守語法規(guī)則；在修辭上，只適當(dāng)運用比喻、對偶、排比等常規(guī)修辭格，而對夸張、通感、暗示等可使事物有較大變形的或曲折達意的修辭格一般不用。可以說，應(yīng)用文書的語言是一種直白而循規(guī)蹈矩的語言，目的就是使讀者準確理解文書的主旨，避免產(chǎn)生歧義，從而認真、準確地執(zhí)行。

應(yīng)用文書的敘述多用直敘，證明則多是直接證明，以避免文章內(nèi)容觀點的曲折隱晦、含糊其詞、模棱兩可、多歧義，以保證不同的讀者在理解上能夠最大限度地趨向一致。

（三）模式性

在應(yīng)用文書寫作中，人們長期沿用一些使用頻率較高的專用詞語。這些詞語雖非法定，但是已經(jīng)約定俗成。尤其是公文中的專用詞語，雖然與舊文書中的套語有一定的聯(lián)系，但是經(jīng)過歷次公文改革的篩選提煉，已經(jīng)去其糟粕，保留了至今仍具積極作用的部分，形成了模式化的應(yīng)用文專用語言。如“特此函復(fù)”“當(dāng)否，請批示”“來函收悉”“商洽”“敬請批復(fù)”等慣用語，簡潔明了，是其他的現(xiàn)代漢語詞匯所無法替代的。

（四）概說性

應(yīng)用文書的語言不追求奢華、夸飾，不追求纖毫畢現(xiàn)的細節(jié)的形象生動。應(yīng)用文書所用的語言、所用的表達方式，都是為了向忙于事務(wù)的讀者介紹情況、說明原委、陳述事實、總結(jié)規(guī)律、指示辦法。因而這些“介紹”“說明”“陳述”“總結(jié)”“指示”，通常只求抓住關(guān)鍵、抓住要點，實行概括述說。而且，敘述多是概述，說明多是概說，議論一般也是直接明了地提出觀點與主張，是“說理”，而不是“論理”。應(yīng)用文書語言的簡潔概說，不但能使信息更精要，而且能尊重讀者的需求，還能實現(xiàn)行文的目的。如批評性通報，只是概述事故簡況、簡述事故原因、做出處理決定、歸納教訓(xùn)，以引人警醒，至于事故后的悲慘場景、調(diào)查處理的漫長而曲折的過程等細節(jié)就不必在批評性通報中贅言了。

（五）得體性

得體性是指根據(jù)行文目的、內(nèi)容、對象，恰當(dāng)?shù)厥褂谜Z言，做到文實相符、內(nèi)容和形式相統(tǒng)一。語體不同，語言的風(fēng)格基調(diào)也各不相同。

一般說來，應(yīng)用文書的語言大都使用比較莊重、通俗的大眾化書面語言，而較少用口頭語言和方言。但是，應(yīng)用文書的文種又是豐富多樣的，與之相應(yīng)，各類文種的風(fēng)格基調(diào)也有明顯的差別。如命令、決定等指揮性的公文注重莊嚴、莊重、嚴肅；法規(guī)、規(guī)章類的文書講求嚴謹、確切、利落；計劃類的文書必須客觀、周密、可行；會議報告類文書則應(yīng)該富于鼓動性、鼓舞性、生動性；等等。

應(yīng)用文書語言的得體性還體現(xiàn)在：根據(jù)不同的受文對象及其心理承受能力，選擇分寸適宜的語言。上行文的語言，應(yīng)尊重而又不阿諛討好；下行文的語言應(yīng)謙和而又不失度；平行文的語言應(yīng)真誠平實，多商量、互尊重。懲戒壞人壞事的通報，應(yīng)言之鑿鑿，義正詞嚴；表揚好人好事的決定、表彰性通報，語言則應(yīng)熱情、穩(wěn)重。給上級的情況報告，不必有過多的宣傳議論；對下級布置工作的通知，又不可過于原則、空洞，而應(yīng)實實在在、切實可行，有操作性。

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，應(yīng)用文書的語言也應(yīng)與時俱進，不斷調(diào)整充實。陳舊、晦澀的詞語應(yīng)及時清退，規(guī)范、新生的詞語應(yīng)適時跟進，使語言緊扣應(yīng)用語體的特征。

適時選用模糊詞語和委婉用語，也能使應(yīng)用文書的語言更得體。

值得注意的是，上述應(yīng)用文書語言的五個特點，常常是相輔相成、難以分割的。

二、應(yīng)用文書的專門用語

（一）稱謂詞

稱謂詞是指用于稱謂的詞。

在應(yīng)用文書中，涉及機關(guān)或個人時，一般應(yīng)直呼機關(guān)的全稱或規(guī)范化的簡稱，以及對方的職務(wù)或“××同志”“××先生”。在表述指代關(guān)系的稱謂時，一般用下列專門用語：

（1）第一人稱“本”“我”，后面加上所代表的單位簡稱，如部、委、辦、廳、局、所等。

（2）第二人稱“貴”“你”，后面加上所代表的單位簡稱，如部、委、辦、廳、局、所等。在應(yīng)用文書中，用“貴”字做第二人稱，只是表示尊敬與禮貌，一般用于平行文或涉外公文。

（3）第三人稱“該”，在應(yīng)用文書中使用廣泛，可用于指代人、單位或事物，如該廠、該公司、該同志、該產(chǎn)品等。正確使用“該”字，可以使應(yīng)用文文字簡明、語氣莊重。

（二）領(lǐng)敘詞

領(lǐng)敘詞是用于引出應(yīng)用文書寫作根據(jù)、理由或應(yīng)用文具體內(nèi)容的詞。它多用于文章的開端，引出法律法規(guī)以及政策，或者指示、事實的根據(jù)；也有的用于文章中間，起前后銜接作用。常用的領(lǐng)敘詞包括：根據(jù)、按照、為了、遵照、驚悉、收悉、為、特、現(xiàn)、如下。

（三）追敘詞

追敘詞是用于引出被追敘事實的詞。常用的追敘詞包括：業(yè)經(jīng)、復(fù)經(jīng)、前經(jīng)、即經(jīng)。

（四）承轉(zhuǎn)詞

承轉(zhuǎn)詞又稱過渡語，即承接上文轉(zhuǎn)入下文時使用的關(guān)聯(lián)、過渡詞語，用于陳述理由、事實之后引出作者的意見、方案等。常用的承轉(zhuǎn)詞包括：為此、據(jù)此、故此、鑒此、綜上所述、總而言之、總之。

（五）祈請詞

祈請詞用于向受文者表示請求與希望。常用的祈請詞包括：希、敬希、請、望、敬請、煩請、懇請、希望、要求。

（六）商洽詞

商洽詞用于征詢對方意見和反映，具有探詢語氣。它多用于上行文、平行文。常用的商洽詞包括：妥否、當(dāng)否、是否同意。

（七）受事詞

受事詞即向?qū)Ψ奖硎靖兄x、感激的詞。它多用于平行文或涉外的公文。常用的受事詞包括：蒙、承蒙。

（八）命令詞

命令詞是表示命令或告誡語氣的詞，用以增強公文的嚴肅性與權(quán)威性，引起受文者的高度注意。常用的命令詞包括：特命、責(zé)成、令其、切切、勿違、切實執(zhí)行、不得有誤、嚴格辦理。

（九）目的詞

目的詞即直接交代行文目的的詞。常用的目的詞包括：請批復(fù)、函復(fù)、批示、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、查照辦理、遵照辦理、參照執(zhí)行、請審閱、望周知。

（十）表態(tài)詞

表態(tài)詞又稱回復(fù)用語，即針對請示、問函，表示明確意見時使用的詞。常用的表態(tài)詞包括：同意、不同意、準予備案、特此批準、按照執(zhí)行、可行、不可行、迅即辦理。

（十一）結(jié)尾詞

結(jié)尾詞置于正文最后，是表示正文結(jié)束的詞。常用的結(jié)尾詞包括：此布、特此報告、通知、批復(fù)、函復(fù)、告、特予公布、此致、謹此、此令、此復(fù)、特此、為要、為盼、是荷、為荷、敬禮、致以謝意、謹致謝忱。

應(yīng)用文書使用上述專門詞語，有助于使文章簡練、嚴謹，并富有節(jié)奏感，從而賦予文章莊重、嚴肅的色彩。