剛剛步入工作崗位的你，工作會(huì)讓你慢慢透不過(guò)氣來(lái)嗎？待辦事項(xiàng)、計(jì)劃和突發(fā)的瑣事不停地積累，已經(jīng)把你包圍了嗎？你是不是總是很忙，換來(lái)的卻是老板的責(zé)罵？你是不是盡自己的最大努力做事，卻忙而無(wú)功？如果是，那么，不是你沒有努力工作，而是你沒有掌握提高工作效率的方法，無(wú)意中浪費(fèi)了你的生命。所以，要想在職場(chǎng)中獲得成功，提高工作效率很重要，我們必須掌握它。

確定工作先后順序，堅(jiān)持要事第一

一個(gè)想成功的人首先要知道的不是工作的細(xì)節(jié)，而是確定事情的大致方向與優(yōu)先級(jí)。例如，應(yīng)該先確認(rèn)好哪些事項(xiàng)，才能開始進(jìn)行后續(xù)的作業(yè)；哪些事情應(yīng)該排在最后，以避免其他流程的變動(dòng)而必須一再地重做；各項(xiàng)流程之間應(yīng)如何協(xié)調(diào)與整合等等。

一個(gè)人每天要面對(duì)許多工作，它們有的互相牽連，有的互不相關(guān)；有的很重要，有的不太重要；有的急需處理，有的不太緊急……哪一件事情都不能不做好。如何統(tǒng)籌安排好這些工作，是每個(gè)人都不得不面對(duì)的問題。

我們中的不少人就是由于沒有掌握高效率的工作方法，結(jié)果被這些事弄得筋疲力盡，心煩意亂，總是不能靜下心來(lái)去做最該做的事。或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最應(yīng)該做的事，結(jié)果白白浪費(fèi)了大好時(shí)光，致使工作效率不高。

大量研究表明，在工作中，人們總是依據(jù)下列各種準(zhǔn)則決定事情的優(yōu)先次序：

（1）先做喜歡做的事，不喜歡的事情最后做。

（2）先做熟悉的事，不熟悉的事情最后做。

（3）先做容易做的事，然后再做難做的事。

（4）先做只需花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，再做需要花費(fèi)大量時(shí)間的事。

（5）先做已排定時(shí)間的事，再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。

（6）先做別人的事，然后再做自己的事。

（7）先做緊迫的事，然后再做不緊迫的事。

（8）先做自己所尊敬的人或與自己有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或與自己沒有密切的利害關(guān)系的人所拜托的事。

很顯然，這些我們習(xí)以為常的做法，事實(shí)上不一定符合高效工作方法的要求。工作是以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向的，那么我們應(yīng)當(dāng)如何確定工作的順序，在一系列以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為依據(jù)的待辦事項(xiàng)之中，應(yīng)當(dāng)先處理哪些事情，而哪些事項(xiàng)應(yīng)延后處理，甚至不予處理呢？高效時(shí)間管理法的核心是先輕重，后緩急，而那些工作效率最高的人往往是那些對(duì)無(wú)足輕重的事情無(wú)動(dòng)于衷，卻將主要的精力放在那些較重要的事情上的人。

遺憾的是，在多數(shù)情況下，越是重要的事偏偏越不緊迫。比如向上級(jí)提出改進(jìn)營(yíng)運(yùn)方式的建議、長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)的規(guī)劃、甚至個(gè)人的身體檢查等，往往因其不緊迫而被那些“必須”做的事（諸如不停的電話、需要馬上完成的報(bào)表）無(wú)限期地延遲了。克服這一問題的法寶是：做要事，而不是做急事。

也許我們會(huì)認(rèn)為，工作的重要性并不會(huì)影響自己的時(shí)間安排，時(shí)間總是能夠擠出來(lái)的。但事實(shí)上，我們的精力有限，要做的工作也非常繁雜，對(duì)于工作中林林總總的事件，我們可以按重要性和緊急性的不同組合確定處理的先后順序。

伯利恒鋼鐵公司總裁理查德斯·舒瓦普曾經(jīng)為自己和公司的低效率而憂慮，于是去找效率專家艾維·李尋求幫助，希望艾維·李能告訴他如何在短短的時(shí)間里完成更多的工作。

艾維·李說(shuō)：“我10分鐘就可以教你一套至少提高效率50％的最佳方法，那就是：把你明天必須要做的最重要的工作記下來(lái)，按重要程度編上號(hào)碼。最重要的排在首位，以次類推。早上一上班，馬上從第一項(xiàng)工作做起，一直做到完成為止。然后用同樣的方法對(duì)待第二項(xiàng)工作、第三項(xiàng)工作……直到你下班為止。即使你花了一整天的時(shí)間才完成了第一項(xiàng)工作，也沒關(guān)系。只要它是最重要的工作，就堅(jiān)持做下去。每一天都要這樣做。在你對(duì)這種方法的價(jià)值深信不疑后，叫你的公司的人也這樣做。這套方法你愿意試多久就試多久，當(dāng)你覺得有效的時(shí)候，給我寄張支票，并填上你認(rèn)為合適的數(shù)字。”

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的試驗(yàn)之后，舒瓦普填了一張25000美元的支票給李，并且堅(jiān)持在后來(lái)的工作中使用艾維·李教給他的方法。五年后，伯利恒鋼鐵公司從一個(gè)鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為最大的鋼鐵生產(chǎn)企業(yè)。舒瓦普常對(duì)朋友說(shuō)：“這次請(qǐng)教讓我學(xué)會(huì)了堅(jiān)持選最重要的事情先做，我認(rèn)為這是我的公司多年來(lái)最有價(jià)值的一筆投資！”

高效工作的開始，就是你能否合理地安排工作的先后。真正的高效人士都是明白輕重緩急的道理的，他們?cè)谔幚硪荒昊蛞粋€(gè)月，甚至一天的事情之前，總是按分清主次的辦法來(lái)安排自己的時(shí)間。學(xué)會(huì)為工作的任務(wù)安排順序，也許看起來(lái)只是很簡(jiǎn)單的事情，列一個(gè)時(shí)間表，仿佛就已經(jīng)安排好了這一天的工作。但是，我們必須認(rèn)識(shí)到，這個(gè)時(shí)間與任務(wù)的排序是否真正有效與合理。

計(jì)劃的根本目的在于使人們能夠在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間做恰當(dāng)?shù)氖隆？突芯涿裕骸白稣_的事比正確地做事更重要。”俗話說(shuō)：“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。”在工作過(guò)程中如果能制定一份清晰、簡(jiǎn)單實(shí)用的行動(dòng)計(jì)劃，合理安排工作時(shí)間，形成井然有序的工作作風(fēng)，那將大大提高工作效率。

商業(yè)及電腦巨子羅斯·佩羅說(shuō)：“凡是優(yōu)秀的、值得稱道的東西，每時(shí)每刻都處在刀刃上，要不斷努力才能保持刀刃的鋒利。”所以說(shuō)，當(dāng)我們確定了事情的重要性之后，習(xí)慣把每一天、每一周甚至每個(gè)月、每一年的事情與任務(wù)安排好，這對(duì)于我們成就大事是非常關(guān)鍵的，因?yàn)樗鼤?huì)讓我們每時(shí)每刻集中精力處理要做的事，讓我們做得更出色。

告別窮忙，把浪費(fèi)的時(shí)間找回來(lái)

職場(chǎng)中，“最近比較忙”幾乎成為大家的口頭禪，人們似乎總有著做不完的事情。但是，很多整天忙忙碌碌的人卻沒有取得應(yīng)得的業(yè)績(jī)，從頭到尾都是在“瞎折騰”。

美國(guó)的時(shí)間管理之父阿蘭·拉金曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，勤勞不代表有完美的結(jié)果，要學(xué)會(huì)聰明地工作。一個(gè)人只有善于利用時(shí)間，善于針對(duì)問題投入時(shí)間，才能夠提高效率，成為辛勤勞動(dòng)的受益者。下面這個(gè)例子可能會(huì)給那些每天忙忙碌碌卻還是沒有業(yè)績(jī)的人一些啟發(fā)。

擔(dān)任公司會(huì)計(jì)的小林最近比較煩，老板催著要公司各部門的年度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，疲于應(yīng)付的小林只好加班加點(diǎn)。其實(shí)，工作量并不算太大，只是小林是個(gè)十足的聊天狂人，不能很好地控制自己的時(shí)間。

每天上班，他的第一件事就是瀏覽各大網(wǎng)站的娛樂新聞和經(jīng)常泡的八卦論壇，之后還忍不住與好友在網(wǎng)上交流一番。有時(shí)，在他好不容易快計(jì)算出一項(xiàng)數(shù)據(jù)時(shí)，手機(jī)又響了，電話那頭的好友在第一時(shí)間告訴她：某商場(chǎng)下禮拜舉行周年大促銷！興奮的小林一下子又聊個(gè)夠，耽誤了很多工作時(shí)間，也經(jīng)常因?yàn)楣ぷ鳑]有按時(shí)完成而受到責(zé)備。小林感到很困惑：為什么自己平時(shí)總是那樣忙，卻總是沒有好的結(jié)果呢？

就像小林一樣，很多人盡管非常希望能不被人打擾，好好工作，但是他們的自控能力實(shí)在令人堪憂。任何信息都能夠吸引他們的注意力，結(jié)果，腦子一片混亂，手上也沒有像樣的工作成果。

要杜絕這種情況，一方面需要從我們平時(shí)的工作習(xí)慣入手，讓自己能夠在排除干擾的情況下踏實(shí)地工作；另一方面，這與自己的工作缺少規(guī)劃和安排也有很大關(guān)系。

我們往往有無(wú)數(shù)忙碌的借口，但是看看我們周圍那些每天勤勤懇懇的人們，有多少是最終成功的人士呢？我們中的大多數(shù)都是在用忙碌打發(fā)時(shí)間，而并非用心在工作。

勤勤懇懇做的都是無(wú)用功，這也可能導(dǎo)致懷疑和否定自己的能力，對(duì)工作畏懼、拖延，從而引發(fā)自卑、情緒低落等惡劣的心境。工作的效率就是良性循環(huán)，這種循環(huán)就是從你對(duì)自己的時(shí)間有了更有目的性的分配開始的。

美國(guó)著名的管理學(xué)者杜拉克在一家銀行當(dāng)顧問時(shí)，發(fā)現(xiàn)這家銀行的總裁是很善于管理時(shí)間的人，也就是說(shuō)，他有著極強(qiáng)的時(shí)間觀念，非常注重自己的工作效率。他對(duì)所有無(wú)意義的事情都有意忽略；不追求完美，但追求辦事效果；對(duì)那些不重要的事情堅(jiān)決說(shuō)“不”。

杜拉克每月都要同這位總裁談一次話。談話中他發(fā)現(xiàn)，總裁每次總是與他談1小時(shí)30分鐘，而每次晤談，總裁事先都有充分的準(zhǔn)備，所談內(nèi)容每次僅限為一個(gè)題目。每當(dāng)談話時(shí)間進(jìn)行到1小時(shí)20分鐘時(shí)，總裁總是這樣對(duì)他說(shuō)：“杜拉克先生，我看我們?cè)撟鰝€(gè)結(jié)論了，也該決定下一次談什么題目了。”1小時(shí)30分鐘一到，他馬上就站起來(lái)握手告別。

研究發(fā)現(xiàn)，浪費(fèi)時(shí)間的內(nèi)在因素包括危機(jī)應(yīng)付、計(jì)劃欠妥、貪求過(guò)多、事必躬親、條理不清、欠缺自律、無(wú)力拒絕、做事拖延、沒有預(yù)約就去拜訪等。這些內(nèi)在因素都是人為因素，而人為的因素絕大多數(shù)取決于心態(tài)和習(xí)慣。因此，解決之道就是培養(yǎng)自己更積極的心態(tài)，養(yǎng)成良好的習(xí)慣，做到自律、自覺，以誠(chéng)實(shí)負(fù)責(zé)的心態(tài)來(lái)面對(duì)自己。

日本某著名百貨公司宣傳部的一位年輕職員為了進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，來(lái)到紐約。當(dāng)他想到自己應(yīng)該有效地運(yùn)用自由時(shí)間時(shí)，就直接跑到了紐約某個(gè)著名猶太商的百貨店，貿(mào)然敲開了該公司宣傳部主任辦公室的大門，向秘書小姐說(shuō)明來(lái)意。

秘書小姐問道：“請(qǐng)問先生，您有預(yù)約嗎？”這位青年一愣，但馬上滔滔不絕地說(shuō)：“我是日本某百貨店的職員，這次來(lái)紐約考察。因?yàn)槲覍?duì)工作特別熱心，所以特意利用空閑時(shí)間，來(lái)拜訪貴公司的宣傳部主任……”

“對(duì)不起，先生！”秘書打斷了他的話。就這樣，這位職員被拒之于大門之外。

時(shí)間就是金錢，浪費(fèi)時(shí)間就等于浪費(fèi)生命。因此，我們要學(xué)會(huì)妥善安排自己的時(shí)間。

要想克服浪費(fèi)時(shí)間的壞習(xí)慣，就要妥善安排好每天的工作。一般來(lái)說(shuō)，當(dāng)你不知道自己為什么忙碌的時(shí)候，你對(duì)時(shí)間的投資多半是沒有收效的。正是對(duì)于時(shí)間利用的明確，才能讓你將每一寸光陰用于必要的地方。所以說(shuō)，要把浪費(fèi)的時(shí)間找回來(lái)，關(guān)鍵是需要弄清楚自己需要做的是什么，以及在什么時(shí)間段需要做什么，讓每一秒都被有計(jì)劃地利用。

養(yǎng)成整理辦公桌的習(xí)慣

辦公桌上雜亂無(wú)章，你會(huì)有什么樣的感覺？覺得自己有堆積如山的工作要做，可又毫無(wú)頭緒，好像根本沒時(shí)間或者做不完一樣。面對(duì)大量的繁雜工作，你無(wú)法感受到工作的輕松和快樂。

要知道，很多時(shí)候，讓你感到疲憊不堪的往往不是工作中的大量勞動(dòng)，而是因?yàn)槟銢]有良好的工作習(xí)慣，不能保持辦公桌的整潔、有序，從而降低了工作效率，加重了你的工作任務(wù)，影響了你對(duì)工作的樂趣。

芝加哥西北鐵路公司前總裁羅蘭·威廉姆斯每天埋頭在辦公室里，處理著沒完沒了的工作。他第一次到德薩爾診所的時(shí)候，已處在精神崩潰的邊緣。他的臉上寫滿了焦慮、緊張。

他告訴醫(yī)生，在他的辦公室里有三張大寫字臺(tái)，上面堆滿了東西，他每天都把全部的精力投入到工作當(dāng)中，可工作似乎永遠(yuǎn)都干不完。

在與德薩爾仔細(xì)地交談以后，他回到辦公室的第一件事就是清理辦公桌，最后只留下一張寫字臺(tái)，并要求自己當(dāng)天的事必須當(dāng)天處理完畢。從此，就再也感覺不到?jīng)]完沒了的工作壓力了，工作效率也提高了，身體也逐漸恢復(fù)了健康。

威廉姆斯深有感觸地說(shuō)：“一個(gè)桌上堆滿很多文件的人，若能把他的桌子清理開來(lái)，留下手邊待處理的一些，就會(huì)發(fā)現(xiàn)他的工作更容易，也更實(shí)在——我稱之為家務(wù)料理。這是提高效率的第一步。”

威廉姆斯的做法告訴我們，不管你有多么忙，也要把辦公桌收拾得整潔、有序。在每天下班之前，要養(yǎng)成整理辦公桌的習(xí)慣，把明天必用的、稍后再用的或不再用的文件都按順序放置并保持桌面的整潔，這樣做會(huì)使你繁重的工作變得有條不紊，充滿樂趣。

清理辦公桌有一種被稱為“四分法”的有效方法，希望大家可以借鑒。

在一張空桌子（不是你正在用的桌子，而是另外一張）或者地板上，按順時(shí)針方向劃分為四塊地方。

在第一個(gè)四分之一的地方存放你準(zhǔn)備丟棄的東西，最好能夠準(zhǔn)備一個(gè)大箱子。這里挑選出來(lái)的資料應(yīng)該是多余的、用不著你今后再處理的。

第二個(gè)四分之一的地方容納你可以轉(zhuǎn)給別人去處理的文件。

在第三個(gè)四分之一的地方存放最近必須由你親自處理的文件。只有你自己最清楚，下一步與這些文件有關(guān)的問題該如何處理。這堆文件需要你特別關(guān)注。

第四個(gè)四分之一的地方有些特殊，這里只存放那些你工作中馬上就要處理的文件。

如果能夠嚴(yán)格遵守上述的原則，“四分法”就會(huì)百試不爽：不搞一個(gè)過(guò)渡的文件堆，每份文件只處理一次，不搞第五、第六個(gè)或更多的地方堆文件。

如果你到華盛頓的國(guó)會(huì)圖書館去，就會(huì)看到天花板上漆著著名詩(shī)人波普寫的一句話：秩序，是天國(guó)的第一條法則。所以，我們每天下班后，一定要抽出十幾分鐘時(shí)間，將自己的辦公桌桌面整理一遍。批示完畢的文件，要轉(zhuǎn)交出去，不能在自己手里過(guò)夜；暫時(shí)沒有用的文件，要存入檔案柜，絕不能雜亂地堆在眼前；需要處理的文件，要整理好放在辦公桌顯著的位置，絕不能對(duì)待辦的事情心中無(wú)數(shù)。然后，在整理完畢的桌前，認(rèn)真總結(jié)一遍今天的工作，計(jì)劃一下明天的工作。如果能每天堅(jiān)持這么做，就一定會(huì)有收獲。

整理好自己的桌面，其實(shí)是一個(gè)打理工作的過(guò)程。將批示文件轉(zhuǎn)出去，就是不要讓緊急事件在自己這里擱置。往往一擱置，就很容易忘記，很容易造成重大失誤。

將無(wú)用的文件存起來(lái)，就是不要讓過(guò)去的事情、沒用的東西占據(jù)自己有限的大腦，而感覺還有許多事情要做，從而產(chǎn)生緊張情緒，造成不必要的負(fù)擔(dān)。這對(duì)心理、工作都沒有好處。

將待辦文件整出來(lái)，就是別讓日后的工作盲目無(wú)序，一定要分清輕重緩急，做到心中有數(shù)，這樣各項(xiàng)工作才不會(huì)拖、不會(huì)誤。

整理好自己的桌面，其實(shí)也是一個(gè)打理心情的過(guò)程。一天的緊張工作結(jié)束后，難免會(huì)頭昏腦脹、心緒煩亂。看著擺滿一桌的文件、紙張，定會(huì)感覺今天的事沒有做完，明天的事沒有頭緒。日積月累，有用的、無(wú)用的、緊急的、稍緩的……各種事情就不光占滿桌面，更占滿了整個(gè)大腦。心情緊張、失去信心將無(wú)可避免，工作效率不會(huì)提高，收獲成功更是無(wú)從談起。

如果能騰出十幾分鐘，整理一下辦公桌，梳理一下工作計(jì)劃，舒緩一下緊張心情，然后在整潔的環(huán)境里深呼吸、踱幾步，做一個(gè)認(rèn)真的思考、簡(jiǎn)單的放松，心情愉快地結(jié)束今天，信心滿懷地開始明天，那工作質(zhì)量不提高都會(huì)是不可能的了。

細(xì)細(xì)品來(lái)，這整理的對(duì)象還可以拓展一下：

定期整理一下電腦里的程序和文檔，該升級(jí)的升級(jí)，該殺毒的殺毒，該備份的備份，該清理的清理，這樣電腦運(yùn)行會(huì)更迅捷，效率會(huì)更高。