第4節(jié) 一張表搞定工作分析

下面以績效管理崗位為例，談?wù)劸唧w如何進行工作分析。

下表是對人力資源管理部門中的績效管理崗位進行的工作分析。

主要工作職責：負責公司的績效管理。

要達成的效果：做這些事情的目的有哪些、工作內(nèi)容完成的目的是什么。例如，引導員工工作行為、促進員工能力提升、發(fā)現(xiàn)企業(yè)優(yōu)秀人才、確保個人、部門及公司績效目標的實現(xiàn)、保持企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

怎么做：是指工作流程，也就是說為了實現(xiàn)工作職責的結(jié)果，具體包含哪些工作事項，需要一一羅列。例如，月度/季度績效考核數(shù)據(jù)匯總通知發(fā)布、解決在月度/季度績效考核中各部門提出的問題、績效數(shù)據(jù)及結(jié)果審核、績效數(shù)據(jù)及結(jié)果糾正、績效信息匯總、績效信息整理存檔、績效數(shù)據(jù)稽核、績效結(jié)果面談、了解員工工作狀態(tài)、績效考核指標持續(xù)改進。這些內(nèi)容也可以從主管處獲取，作為補充和糾正。

專業(yè)知識：是指為完成工作流程需要具備的專業(yè)知識。例如，在績效數(shù)據(jù)及結(jié)果審核、績效數(shù)據(jù)及結(jié)果糾正工作中需要具備績效管理辦法的知識，在了解員工工作狀態(tài)工作中需要具備“各崗位工作標準”的知識。

表2-1 工作分析模型表

續(xù)表

專業(yè)技能：是指為完成工作流程需要具備的專業(yè)技能。例如，在績效數(shù)據(jù)及結(jié)果糾正中需要具備“問題分析”和“溝通技巧”的技能，因為只有具備這些技能，才能做好績效數(shù)據(jù)和結(jié)果糾正的工作。

承擔什么責任：是指為完成工作流程的內(nèi)容，應承擔的責任。例如，月度/季度績效考核數(shù)據(jù)匯總通知發(fā)布，需要“及時性”，只有及時，才能做好數(shù)據(jù)的匯總。

需要什么權(quán)力：是指為完成工作流程的內(nèi)容，應擁有的必要權(quán)力。例如，發(fā)送全體員工郵件權(quán)。不是所有人都有郵箱，也不是所有人都有對全體員工發(fā)送郵件的權(quán)力，為了便于績效工作的順利開展，要為績效管理工作者開通發(fā)送全體員工郵件的權(quán)力。

需要的時間：做某項工作需要的時間。例如，正常情況下編輯一個郵件需要多長時間？發(fā)送一個郵件需要多長時間？對于難以衡量、評估用時的工作事項，應通過逆向提問法確定時間：首先問對方最長用時和最短用時分別占的比例；其次將這個比例去除，追問、確定中間值范圍；再次根據(jù)中間值范圍取平均程度值；最后和對方確認。

使用工具：是指做好某項工作需要用到的儀器、設(shè)備、材料等。例如，郵件需要用電腦才能發(fā)送。

發(fā)生頻率：是指某項工作發(fā)生的頻次。例如，月度/季度績效考核數(shù)據(jù)匯總通知發(fā)布，要一個月一次地向全體員工發(fā)送郵件。

總時間：是指完成某項工作，一段時間內(nèi)所需要的總時間。例如，在績效數(shù)據(jù)及結(jié)果審核里，一共要對10個部門進行這項工作績效數(shù)據(jù)審核，每個部門90分鐘，那么需要900分鐘可以完成這項工作。

案例智庫

問題一：應在什么樣的環(huán)境和條件下做訪談？

答：選擇安靜的環(huán)境，選擇該崗位分析對象及相關(guān)人員進行訪談。選擇與分析崗位中優(yōu)秀、中等、較差的三位被訪談人員溝通，與被訪談?wù)叩念I(lǐng)導溝通。

問題二：訪談中需要的工具有哪些？

答：涉及設(shè)備、儀器、資料等。

問題三：做這項工作需要的權(quán)力有哪些？

答：因為要交流與詢問，所以需要擁有詢問權(quán)、知曉權(quán)，如果不詢問，肯定得不到工作分析需要的內(nèi)容。

問題四：需要承擔的責任有哪些？

答：做工作分析這項工作，需要保證分析內(nèi)容的準確性。

問題五：為了做好工作分析，需要具備哪些專業(yè)知識和專業(yè)技能？

答：專業(yè)知識為工作分析的知識，專業(yè)技能為溝通技巧。

問題六：做這項工作需要多長時間、每個月需要做幾次？

答：一般一次30分鐘至45分鐘，頻次根據(jù)崗位的數(shù)量來定。