一、第一步：整理品類數據

很多外資公司在降低成本的時候，都會使用一個工具，叫作支出分析，也就是要分析公司的錢都花到哪里去了，是誰花出去的。具體地說就是，誰購買，從何處購買，多少錢購買，購買多少，如何購買等相關數據或信息。如果沒有這些數據，就沒有辦法有效提升管理效率，降低采購成本。

在很多企業里，這些統計并不清晰。盡管企業內部的財務系統都會設定各種各樣的費用科目，并且很多企業在降低成本的過程中，也大多會按照財務系統中的費用科目進行間接費用的削減，但在實際過程中由于品類劃分不清晰，名稱不一，因此難以把花費統計在某一個具體的品類上，再加上沒有統一的管理部門，也就沒有辦法把費用對應到具體的支出項目上，更無法分到具體的人上。間接物料的管理大多比較粗放，很難做到精細化管理。

如果對企業進行調查，你會發現，詳細記錄間接成本收支和預算等相關信息的企業，通常都在切實執行間接成本的管理工作，這些企業多數對成本管理有著高度的認識，并充分掌握了有關成本削減的合理設計方案或價格水平。與之相反，有些企業則迫于上級領導降本的要求，以最低金額的成本數據輸入財務系統，操作流程草草了事，極易產生疏忽和遺漏等問題，造成企業無法全面有效地進行成本削減。于是這些企業就會存在很多管理漏洞，甚至產生一些黑洞，比如不受預算控制的零星采購、難以審計監督的用戶指定。所以要想降低間接采購成本，第一步是對品類進行細分，在細分品類的基礎上統計相應品類的費用支出。

這里的關鍵點是，在定義品類基礎上統一間接物料名稱，在明確統計口徑的基礎上整理品類成本數據。比如，這個部門叫扳子，那個部門就不能叫扳手，名稱必須統一。