2.3　招聘管控

國法“家”規(guī)了然于心，實(shí)際面試過程中，還需要對(duì)諸多方面管控。招聘不能是盲目的，不是部門覺得缺人就能夠招人，也不是人力資源部門覺得該候選者可用就能招進(jìn)來。一切要以事實(shí)說話。從招聘前、招聘中再到招聘后，都需要做相關(guān)的記錄。這是招聘之本，也是公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)之本。

2.3.1　招聘前

所謂“兵馬未動(dòng)，糧草先行”，在發(fā)布招聘信息、篩選簡歷之前，要知道目前需要招聘的崗位有哪些。招聘崗位的獲知，不僅可以提前了解招聘渠道，還能通過分析崗位之間的相關(guān)性來提高招聘效率，比如軟件互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，實(shí)施顧問崗和技術(shù)支持崗在用人要求上就有很多相似性，在篩選簡歷的時(shí)候，可以一并考慮。

為了更好把控招聘進(jìn)度，整合所有招聘人員數(shù)據(jù)并匯總跟蹤，也是招聘管控中必不可少的環(huán)節(jié)。只有做到心中有數(shù)，才能有的放矢。同時(shí)，在與合適候選者電話溝通時(shí)，如何介紹企業(yè)，如何在與求職者的簡短溝通中獲取必要信息、吸引求職者前來面試，也需要做好準(zhǔn)備。

1．招聘需求表

招聘的起源，一定是存在真實(shí)的需求。何為真實(shí)？就是經(jīng)過部門仔細(xì)核算與考慮后提出來的，再經(jīng)過人力資源部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字后形成的招聘需求表單。表單一般包含基本信息、需求原因、崗位職責(zé)和任職要求等，這些信息明確了業(yè)務(wù)部門對(duì)人員的具體要求。根據(jù)表單要求，招聘人員才能開展招聘，如表2.7所示。

但是，如果存在較為緊急的招聘需求，已經(jīng)通過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，只是因?yàn)闀r(shí)間關(guān)系還未提交表單，可先開啟招聘，同時(shí)進(jìn)行表單的補(bǔ)簽工作。

2．招聘匯總表

單個(gè)的招聘需求匯總到一起，更方便數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。根據(jù)匯總表，我們能夠很清楚地知道目前總需求數(shù)、已入職數(shù)、待入職數(shù)及待招聘數(shù)。部門、崗位和需求總數(shù)，該部分信息可提前填寫好。將已入職人員和待入職人員及時(shí)填入相關(guān)表格內(nèi)，即可知道目前待招聘人員數(shù)。表2.8給出了匯總表的一個(gè)樣式及填寫范例，根據(jù)公司關(guān)注要求的不同，可添加或刪除某些信息。

根據(jù)崗位性質(zhì)和各崗位需求數(shù)量進(jìn)行細(xì)化，更利于招聘工作的分工與協(xié)作。一般匯總表由專人登記并及時(shí)更新。招聘人員只需要了解自己所負(fù)責(zé)招聘的崗位和人數(shù)。做到及時(shí)更新，及時(shí)查閱，及時(shí)調(diào)整。

3．邀約話術(shù)

為了更加規(guī)范，企業(yè)一般會(huì)給出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的邀約話術(shù)模板。它包含自我介紹、單位基本信息、招聘崗位信息、薪酬福利、乘車路線等。模板的好處在于規(guī)范，但規(guī)范也會(huì)給人一種刻板的印象。因此，除了一般性的溝通外，還需要注重靈活性。多做幾次電話邀約，找尋一些共同點(diǎn)，更廣泛地考慮求職者的態(tài)度以及提出的問題。

電話溝通的目的就是邀請(qǐng)求職者到公司面試，但有兩點(diǎn)至關(guān)重要：一是，把握求職者的意向度。從語氣、追問等多角度快速確定求職者的意向度，可用最短時(shí)間邀請(qǐng)到求職者。二是，熟知公司所在地區(qū)的地理位置信息。在知道求職者所在地之后，能立即給出最短最便捷的乘車路線，會(huì)給求職者一個(gè)良好的體驗(yàn)，增加邀約成功率。

4．企業(yè)簡介

企業(yè)簡介作為邀約面試函的附件內(nèi)容，較口頭溝通信息更加豐富、具體，進(jìn)一步增強(qiáng)求職者前來面試的意愿度。另外，對(duì)于暫時(shí)不考慮的，也可以向其發(fā)送企業(yè)簡介。求職者了解后，有可能產(chǎn)生面試想法。

2.3.2　面試中

在最初的求職經(jīng)歷中，我接觸過一些非常不正規(guī)的企業(yè)。有的拿錯(cuò)過登記表，有的甚至都沒有填寫面試登記表這樣一個(gè)環(huán)節(jié)。面試官只是拿著我的簡歷，和我做一些基本溝通。作為一個(gè)人力資源工作者，我質(zhì)疑其專業(yè)性。即使站在求職者角度，這種不專業(yè)的做法也會(huì)增加我的疑慮：他們真的很重視這個(gè)崗位嗎？如果不重視，那招聘的意義又何在？這真的是一家值得加入并為之努力付出的公司嗎？

可見，在做面試時(shí)，基本的環(huán)節(jié)，不僅是企業(yè)招聘管控的需要，也是一種企業(yè)文化的體現(xiàn)。同時(shí)，為了保證招聘效果，每一次的面談結(jié)果都應(yīng)該用白紙黑字寫下來，作為下一輪面試的參考，也作為發(fā)放錄用聘書的一個(gè)依據(jù)，更是日后復(fù)查必不可少的資料。

1．面試登記表

填寫面試登記表是求職者來面試后，第一件要做的事情。這不僅是一份信息收集表，更是一份微縮型簡歷。最基本的面試登記表包括求職者基本信息、教育經(jīng)歷和求職經(jīng)歷。如果該表單做得更加詳細(xì)，甚至?xí)舐氄叩淖晕艺J(rèn)知、優(yōu)缺點(diǎn)、期望薪酬、期望工作環(huán)境等信息。在接下來的面試中，面試官可就這些信息做針對(duì)性提問與溝通。

如果需要設(shè)計(jì)面試登記表，教育經(jīng)歷和求職經(jīng)歷填寫最近兩個(gè)即可，再多則意義不大，畢竟簡歷上有完整注明。另外，不建議要求填寫太過隱私的信息，比如家庭住址、父母信息等，這些可在面試的時(shí)候做簡單溝通，等到面試通過，正式入職再填寫也不遲。一份簡單完整的面試登記表樣式，如表2.9所示。

2．面試評(píng)價(jià)表

對(duì)于每一次的面試，都應(yīng)該做出評(píng)價(jià)并由面試官簽字確認(rèn)。面試評(píng)價(jià)表樣式較多，有定性描述也有定量描述，或者兩者結(jié)合。總的來說，業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)，如果是技術(shù)類崗位，建議使用定量評(píng)價(jià)。綜合評(píng)價(jià)則采用定性描述，為了更準(zhǔn)確，針對(duì)某一特點(diǎn)，可用舉例方式闡述。如對(duì)合作性的評(píng)價(jià)，則可描述為“小組領(lǐng)導(dǎo)，能很好凝聚并發(fā)揮團(tuán)隊(duì)力量”。當(dāng)然，作為招聘工作者，按照公司提供的表單進(jìn)行操作即可。

如表2.10所示，結(jié)合了多輪面試的定性描述和定量描述，屬于綜合類評(píng)價(jià)表。如果想要更加細(xì)化，得到更加完整的信息，可針對(duì)每輪面試單獨(dú)設(shè)計(jì)，但效率較低。

2.3.3　面試后

面試后的收尾工作也不容忽視，不是做完面試招聘就結(jié)束了。面試只是一個(gè)動(dòng)作，動(dòng)作的成效是否達(dá)標(biāo)、有哪些不足需要改進(jìn)等，都需要后期數(shù)據(jù)的支撐。而數(shù)據(jù)的來源，就是招聘人員篩選的每一份簡歷、打的每一通電話、面試的每一個(gè)人。

另外，即便是通過面試的候選者，也不急于發(fā)放錄用聘書，需要再次確認(rèn)需求。尤其是對(duì)某些跨地區(qū)比較大的企業(yè)，更加需要注意。曾經(jīng)就有同行企業(yè)發(fā)生過此類問題。他們企業(yè)在A地區(qū)面試通過一個(gè)合適人員，等到發(fā)放錄用聘書后才得知，B地區(qū)有一個(gè)員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)到了A地區(qū)，補(bǔ)充了該崗位的需求，無須再外部招聘。但錄用聘書已經(jīng)發(fā)出，毀約已經(jīng)來不及了。招聘工作需要效率，也需要三思而后行。

1．簡歷登記表

對(duì)于每一位打電話邀約的求職者，招聘人員都應(yīng)將其信息登記下來。一來是方便人員跟蹤，二來是方便做招聘數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，也是評(píng)價(jià)招聘專員工作成績的一個(gè)佐證。

哪些部門人員招聘通過率高，哪些原因?qū)е虑舐氄叻艞壝嬖嚈C(jī)會(huì)或放棄入職，這類問題都可以通過簡歷登記表的數(shù)據(jù)分析得到。只有弄清楚這些問題，找到癥結(jié)所在，才能對(duì)癥下藥，提高下一階段招聘工作的效率和質(zhì)量。登記表不需要太復(fù)雜，除了基本信息，只需要關(guān)鍵信息，也就是對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)有幫助的信息。比如是否邀約成功、面試結(jié)果、放棄面試?yán)碛伞⒎艞壢肼毨碛桑绫?.11所示。

2．入職審批表

對(duì)于面試通過人員，在發(fā)放錄用聘書之前，還需要做的一個(gè)工作就是將基本及重要信息統(tǒng)一登記，給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)過目與審批，再次確認(rèn)面試結(jié)果以及招聘需求。畢竟錄用聘書一旦發(fā)出，就具備了法律效力，因?yàn)橐粫r(shí)疏忽造成人員的錯(cuò)招，公司將無力挽回。入職審批表樣式，如表2.12所示。

3．錄用招聘模板

經(jīng)最終確認(rèn)后的求職者，即可發(fā)放錄用聘書。按照公司固定錄用聘書模板，只修改姓名、薪酬等相關(guān)信息，可確保其他信息的一致性。比如：

尊敬的_____：

很榮幸地通知您，經(jīng)過多輪面試，確認(rèn)您達(dá)到我公司××部門××崗位錄用標(biāo)準(zhǔn)，我們特邀您前來我公司任職。

請(qǐng)于××××年××月××日上午9點(diǎn)，攜帶以下材料，到我公司辦理入職手續(xù)。

地址：×××

聯(lián)系人：×××　聯(lián)系電話：×××

入職所需材料：

1．××

2．××

……

基本薪酬：試用期××元，轉(zhuǎn)正后××元。

特別說明：×××

××公司

××××年××月××日

4．其他指標(biāo)管控

除了對(duì)日常工作表單或規(guī)范文本的管控，對(duì)招聘效率也要管控，最常見的就是績效指標(biāo)考核。從大的方面來說，有總體的招聘完成率；從小的方面來說，有不同類型崗位招聘完成率。這些都是招聘人員需要注意的，只是招聘人員更多偏向于薪酬部門對(duì)員工績效的管控。