5、良好的工作習(xí)慣從整理辦公桌開始

芝加哥和西北鐵路公司的董事長羅南?威廉士說：“一個桌上堆滿很多種文件的人，若能把他的桌子清理一下，留下手邊待處理的文件，就會發(fā)現(xiàn)他的工作更容易，也更實(shí)在，我稱之為家務(wù)料理，這是提高效率的第一步。”

（l）一切從整理辦公桌開始

美國著名詩人波浦曾寫過這樣一句話：“秩序是天國的第一條法則。”秩序也應(yīng)該是生意的第一條法則，但是否如此呢？一個生意人的桌上，堆滿了可能幾個星期都不會看上一眼的文件。試想，光是看見辦公桌上堆積著那么多還沒有來得及寫的回信、報告和備忘錄等等，就足以讓人產(chǎn)生混亂、緊張和壓抑的情緒。更有甚者，會經(jīng)常讓你想到：“有100萬件事情待做，可是沒有時間去做它們。”不但會使你憂慮得感到緊張和疲倦，也會使你憂慮得患高血壓、心臟病和胃潰瘍。因此。你一定要有

秩序地工作，從清理你的辦公桌開始。

早晨，你迎著朝陽步履輕快地走進(jìn)辦公室，可是一進(jìn)辦公室，就有人遞給你一大疊文件要你批示；放在案頭的電話記錄又增加了一倍；昨天尚未來得及處理的函電壓在剛剛收到的信件下面；電話鈴響了，你抓起聽筒，同時向兩個已跟著進(jìn)了辦公室的雇員打著手勢。他們帶著自己的問題站在一旁耐心地等你的答復(fù)，而你卻一邊急急忙忙地寫著一張紙條，一邊對電話另一頭的人保證：“我馬上就處理這件事。”

讓這一切都停止。別忘了，無謂地浪費(fèi)時間就等于浪費(fèi)你的生命。在文件堆中打滾并不是成功者的所為，你應(yīng)該格外珍惜重視時間，因?yàn)橛刑嗟哪繕?biāo)要你去完成。

成功邁向你的人生目標(biāo)的第一步就是清理掉積壓在辦公桌上的各類文件、檔案，以及那些突然到來，使你措手不及、又使你耗費(fèi)精力的工作。

（2）如何整理你的辦公桌

第一步工作是：清理你的辦公桌和裝著新送來的信函及文件等的文件筐，使之變得更有條理。如果你沒有條理，如果你不能迅速地杜絕沒完沒了的雜事，那你用不了多久，就又會陷人泥潭不可自拔，這樣做的目的并非只為了清潔干凈。拿來四個裝信封的盒子，分別寫上“雜志”、“郵寄宣傳品”、

“日常事務(wù)”和“優(yōu)先事務(wù)”等標(biāo)記。按先后—一放置，不要為區(qū)分它們而浪費(fèi)過多的時間。如果有介于兩者之間的，就把它放人較次要的盒子。在這一階段，你只要把那些不在三天之內(nèi)完成，就會導(dǎo)致災(zāi)難性后果的東西，歸入“優(yōu)先事務(wù)”就可以了。

干凈的辦公桌可以給人良好的感覺，不過，別只顧好看而浪費(fèi)時間。現(xiàn)在，你需要開始第二步的工作：即把“優(yōu)先事務(wù)”的盒子拿過來，一件件地處理，不要從中挑選，你只要一件件地去做。發(fā)出指示后就可以輕松了，千萬不要急躁行事。

再把積壓的文書分好類，處理完優(yōu)先事務(wù)后，你就可為本周的剩余時間制訂一份詳細(xì)的計(jì)劃了。這樣做會改變你的心理狀態(tài)，從而促使你有時間緊迫感，充分利用自己的時間，去進(jìn)行以后各階段的工作。一定要堅(jiān)持一個原則：永遠(yuǎn)別讓你的辦公桌再度雜亂。

富蘭克林?自吉爾是美國最成功的保險推銷員之一，他總是在頭天晚上下班前就已做好了第二天的計(jì)劃。他形容自己的辦公桌像自己的妻子一樣整潔。這樣使得他每天都有好的心情和百倍的自信心。他替自己訂下了一個目標(biāo)，一個在哪一天要賣掉多少保險的目標(biāo)。因?yàn)橛辛肆己玫牧?xí)慣作基礎(chǔ)，他的目標(biāo)幾乎都能如期實(shí)現(xiàn)。

一旦清理完了積壓的工作，你就必須計(jì)劃好日常文書工作流程，使它不會又在你面前堆積起來。你可以在處理完日常事務(wù)信件后，迅速地瀏覽一些宣傳品，以便從中獲得許多很棒的點(diǎn)子。如果你已能夠不再從郵件堆下面抽取文件，那么你已經(jīng)掌握了成功管理自己的辦法。

如果因?yàn)樗栊畔⑸形吹竭_(dá)，或采取行動還為時尚早而不能去處理某件事務(wù)時，你可以把這類文件歸人“待辦文件夾”，最好不要把它放在你的辦公桌上。

為保持你的辦公桌整潔，一個十分必要的做法就是讓每樣?xùn)|西都各定其位，千萬不要肆意亂放。在任何時候都應(yīng)如此。

現(xiàn)在，你已經(jīng)能夠清理積壓在你辦公桌上的紛繁復(fù)雜的文件了，而且已經(jīng)能夠理順工作流程，保持干凈整潔的辦公環(huán)境，并掌握了控制日常文書工作的主動權(quán)。而最重要的是，你不是一時心血來潮才如此去做，而是要保持好的工作習(xí)慣，做一個永遠(yuǎn)自信的成功者。否則，你不久又會被淹沒在大量堆積的文件夾中，做一個處理文件的奴隸。