1　高強度工作狀態下的項目管理

 

在本章中，我們將探討工作與生活之間的平衡對于尋求長期良好職業發展的項目經理的重要意義，并進一步理解學習項目管理基礎性知識的重要性。在后面的章節中，你將看到，當萬事俱備之時，人際交往能力也是至關重要的。

 

成功的目標是什么

 

如果你無法平衡工作與生活，那么事業有成、升職加薪或者贏得他人贊譽，這些又有什么意義呢？更明確地說，作為項目經理，如果不能平衡工作和生活，那么在預算范圍內準時且保質保量地完成項目的價值是什么呢？因工作高效而備受認可？能得到提拔？還是有望實現長期的職業成功？

如果你每天的狀態都像是一場戰斗，你是否算得上是真正意義上的成功？每天清晨強迫自己早起，克服種種障礙，來到辦公桌前，來不及喘口氣，就再次投身于看似無休止的一系列任務。這是值得追求和效仿的生活嗎？雖然你能步步高升，但那是你想要的生活嗎？

在一本關于項目管理的書中，首先討論工作與生活的平衡似乎不太合乎常理。然而，長遠來看，要成為一名成功的項目經理，你需要半周期性地體驗工作與生活之間的平衡。為什么是“半周期性”呢？因為沒有人可以日復一日地持續維持工作與生活的平衡。也許你現在可以勉強平衡當前的項目，或許還可以投身下一個項目；雖然其間工作和生活之間出現了失衡，但是長遠來看，實際上你還是獲得了事業上的成功。因此，本章看似非同尋常，實則意義重大。

 

小測驗

 

這是一道單項選擇題：以下哪個詞最能描述現在典型的項目經理？

• ■ 過度疲勞的
• ■ 過于輕松的
• ■ 精力旺盛的
• ■ 懶惰懈怠的

最佳答案很可能是“以上都不對”。強大的社交力量有可能使我們每個人都像打了雞血一樣，進入一種瘋狂“快進”的模式。工作、工作之余以及介于兩者之間的所有事情似乎無休無止、不斷延伸；日子匆匆而過，這些待辦事項永遠處理不完。

 

世界現狀

 

有人認為職業人士（特別是項目經理）一般工作時間過長，工作量過大，并伴隨著很強烈的時間緊迫感，感覺他們一旦停下來享受閑暇時光，可能就會錯過一些重大問題。這種觀點沒有考慮到重大問題的趨同效應。除了本來的工作量，那些占據我們注意力的東西總是會讓我們不堪重負；一旦我們感到不堪重負，過度疲勞感就會隨之而來。

自2000年以來，幾乎社會的各個方面都變得更加復雜。旅行也變得越來越麻煩。學習新的提高生產力的方式同樣也會帶來不良的影響。僅僅作為社會一員參與其中，如果不能以有利的方式開啟一天和把控生活的話，你的每一天、每一周、每一月、每一年甚至一生都會隨著體力、情感和精神消耗殆盡。

在你認識的人里，有沒有人工作謀生順其自然，從沒做過任何計劃？我們對休閑時間的主觀感知及其客觀流失主要歸因于以下五個因素或“超現狀”：

• ■ 人口增長
• ■ 信息浪潮
• ■ 大眾媒體的發展和電子成癮
• ■ 文案記錄文化
• ■ 過多的選擇

1.人口

從上帝造物之初到1804年，世界人口增長至10億。據聯合國統計消息，到1927年，這一數字增長至20億，到1959年增長至30億，到1974年增長至40億，到1987年增長至50億，到1999年增長至60億，到2011年增長至70億，將來人口數量會達到80億，之后會繼續增長。在不到5年的時間里，地球人口將增加3.3億，增長量相當于美國現在的總人口。

世界現狀，今非昔比。當今世界人口擁擠不堪，且情況會越來越糟。根據世界實時數據統計（Worldometers）的統計數據，每天世界人口（出生人數減死亡人數）大約增加20萬。不論你正在管理或將要管理什么類型的項目，不論你持有怎樣的政治、宗教或經濟觀點，人口的持續增長都在影響并主導著地球及其資源、環境和近乎一切生物的方方面面。這種生存現狀迫在眉睫，卻總會被人們低估，稍后我會將它與其他四種超現狀聯系起來。

可想而知，一些人口較為密集的城區已經出現了非常嚴重的交通堵塞問題。開車經過幾個街區要花費更多的時間；這一問題并非無中生有，也不是只發生在某一天、某一周或某一季度的偶然事件，并且也不會在短時間內有所緩解。人口和道路使用的增長速度超出了人們修路、搭橋和建設其他交通干線的速度。

城市規劃者認為，針對交通堵塞的問題，目前尚無明確的解決方案；人口研究表明，全球大都市地區的人口數量比例將會持續攀升。大大小小的城市都將面臨無休止的交通困境。

對你個人的影響——不斷增長的人口會對你的職業和生活造成怎樣的影響？你會漸漸感覺到自己的通勤距離越近越好，因為無論從哪個方向趕往工作地點都很麻煩。

更多地采用家庭辦公也很有幫助，這樣你就不必每天趕往辦公室或項目現場了。現在幾乎所有的家里都具備辦公條件，你可以打電話，發電子郵件，發短信，上網，某些情況下還可以發傳真。

由于你的項目團隊成員彼此之間可能相隔千里，你根本不能與他們經常見面。從地理位置上說，你可能距離項目報告的對象也很遠。你們就可以使用網絡通信，或者更多地采用視頻應用軟件，如WhatsApp或Zoom。

誠然，有時出于人才分布和成本控制的考慮，我們的項目團隊成員在地域上可能離得很遠。如果我們要找的人才身處海外，但是他又能在分配的預算范圍內有效地完成工作，那么我們就可以聘請他加入項目團隊。在許多方面，世界人口的增長和“零工經濟”之間有著千絲萬縷的聯系。

你可能對以上內容已經了解甚多，但你可曾想過如何與那些相隔甚遠的團隊成員或項目干系人進行更有效的互動？在這本書中，我們將持續關注交流問題，并且會在第13章“報告結果”重點討論這一問題。

2.信息浪潮

許多項目經理一方面擔心獲得的信息不足，另一方面也擔心遭到信息轟炸。信息過度會讓那些對信息不敏感的人感到無所適從。各個領域中傳播和發布的新知識容量如此之大，任何人也不可能緊隨其后。總之，每天發布或廣播的字詞數量可能超過了一個人一輩子可以輕松消化的數量。

慢慢地，任何一種眾所周知的知識體系都不復存在了。例如，在華盛頓特區的史密森尼博物館（Smithsonian Museum）成立140周年之際，其藏品的數量增至942,000件。信息量越大，錯誤信息就越多。每年，4萬余種科學期刊發表的新文章超過100萬篇。《紐約時報》的科學記者威廉·J. 布羅德（William J. Broad）曾表示：“全世界發表的科學文章和期刊數量開始造成研究混亂，摧毀了科學的質量控制體系，助長了欺詐問題，也妨礙了重要發現的傳播。”

過多的立法者、監管者和其他受托制定指導社會發展規則的人會帶來更多的言論信息，他們在信息過量中尋求庇護，佐證自己的觀點。有些規章制度足足有26頁，令人困惑不已，實際上寥寥數頁即可表述清楚。不幸的是，這種現象不僅限于政府機構。冗長煩瑣的軟件手冊、保險單、租車協議、抽獎說明和飛行常客獎勵計劃都讓人一頭霧水，無所適從。

依靠最佳信息源——信息過度和通信過載絕對會對你造成不良影響，而且可能每天都會如此。你必須像其他專業人士一樣采取有效的應對措施。環繞在我們每個人耳邊的無用信息與日俱增，這種現象是不可避免的。因此，對我們每個人（尤其是項目經理）來說，依靠最佳的信息源就顯得十分重要。

觀看最佳的新聞節目，并訪問最好的新聞網站；盡可能多地依靠最高級別和最可靠的信息源。具備足夠的智商和情商，屏蔽次要信息，盡管這些信息可能很有趣或很容易獲取；但從某種角度來說，這些信息對你自己、你的團隊、項目、組織或對其他任何重要的方面而言都是徒勞無益的。

為什么同時需要智商和情商呢？從智商上講，辨認出哪些信息應該忽略，哪些信息值得關注，這種辨認過程都具有很大的挑戰性。情商同樣也很重要，因為有時我們希望通過自己的努力完成所有工作，即使我們知道某個問題可能不值得投入大量資源，但仍然很難繞開它；我們會這樣想：“如果把那件事也處理完就好了。”因此，只有智商或情商當中的一個是不夠的，我們需要二者兼得。

選擇放手的能力（尤其是在信息和通信方面）將成為你在進行項目管理時力圖培養的另一種技能，并且隨著管理職位的晉升，你還會更多地磨煉這種技能。為什么呢？項目經理這類人即使不是完美主義者，也往往是追求卓越者。他們想要處理好所有的事情，讓一切盡在掌控之中，充分表現自己的才能，但是他們也會因為自己的錯誤而付出慘重的代價，消遣娛樂也會變得可有可無，甚至可能會把自己搞得筋疲力盡。

選擇放手通常意味著摒棄自己原有的錯誤觀念。潛意識里，你可能會認為如果不能完成項目相關的“一切事項”，就將會遭到嚴厲的指責；別人會認為你沒有完成任務。或者，你自認為只要付出更多的努力，就可以做完所有的事情！不知不覺中，你會發現自己習慣于糾結一些無關緊要的事情。這種糾結會導致你不能按時完成項目，這對所有人來說都是徒勞無功的。

一切工作的中心——項目相關的信息紛繁蕪雜，項目經理首當其沖。因此，項目經理需要對信息進行優先級排序，并評估新信息對當前任務的有效性和適用性，這種能力是至關重要的。項目經理是一切工作的中心：實際上，任何項目相關者，如老板、項目干系人、項目團隊成員，甚至是外部銷售商和供應商都與項目經理息息相關。海量信息會直接源源不斷地定向發送給項目經理。

事實上，項目經理要超負荷地接收與工作相關的信息，不論這條工作職責是否寫在了職位描述中！你會想要點開并閱讀抄送給你的每封電子郵件，這是一種令人難以抗拒的誘惑。當意識到自己根本沒有時間仔細閱讀每一頁每一行的文字，但又想要從頭到尾地深入研究項目報告時，這種矛盾的思想會縈繞在心頭，揮之不去。然而，你通常只需要依靠摘要獲取信息；對應手頭的信息，有時你只需瀏覽即可。

項目經理應該繞開某些任務，不需要全部投入。對所有面對無休止海量信息的專業人士來說，優先級排序和專注于重要事項的能力是一項至關重要的新技能。高層管理人員會尋找這樣的人才，即那些面對讓人勞神的海量信息懂得如何做出明智選擇的人。

隨著項目的完成和時間的流逝，你會發現自己承擔了更多的職責，鍛煉了任務優先排序和清除干擾的能力，擁有了選擇放手的決心。如果從現在就開始鍛煉這些能力，那么在未來幾年甚至幾十年里，你將受益良多。

3.傳媒的發展

大眾傳媒對我們生活的影響是無可估量的。全球媒體的宣傳報道的確會起到有利作用。當被壓迫者看到或了解自由社會中其他人的生活時，民主的種子就有機會生根發芽。但隨著我們在電子媒體上消耗了太多的時間，我們的生活也充斥著無數的消息和圖像。

為了吸引過度興奮和容易分神的受眾，電視和其他新聞媒體越來越嘩眾取寵，博人眼球。就像一次吃太多食物一樣，各種形式的海量數據同樣也讓人難以消化。你根本不可能有時間和精力關注每個人的“高光時刻”。正如已故的尼爾·波茲曼（Neil Postman）在《娛樂至死：電視時代的公共話語》中指出的那樣：用“現在這……”三個字，電視新聞報道的內容可以來一個180度大轉彎，來吸引你的注意力。

現在地球人口接近80億，網絡媒體源源不斷地向大眾報道各種動蕩不安的消息，每天以晚間新聞的形式集中報道，新聞的信條變成了“只要能見紅，就能上頭條”。飛機墜毀、綁架人質和自然災害的各種圖像吸引著人們的眼球。事實上，每年死于噎食的人數要多于墜機或槍擊事件的死亡人數，但墜機和槍擊事件帶來的鏡頭畫面更具有震撼力，更能引起人們的恐懼。

選擇性的需要——大眾傳媒以其聳人聽聞的瑣事報道淹沒了一些真正值得人們關注的基本問題，如環境保護問題。同時，廣播本身就暗示著不收聽每日新聞是一種不文明的表現，“你需要了解的所有新聞”和“我們會第一時間為你報道最新消息……”不能“及時跟進”媒體的消息并非不道德。但是，“不予理睬”（為了當前的項目，不關注世界各地發生的事情）并不是一個很好的解決方法。讓自己的關注點和關注時長更具有選擇性，這樣做才更有意義。

如果你所在的區域能夠訂閱Dish或DirecTV上的節目（包含400多個衛星電視頻道），做到精挑細選絕非易事。人們現在可以訂閱各種在線節目、各種Amazon或Netflix服務、AT&T U-verse或其他媒體節目，由于這些媒體提供的節目和頻道太多，人們無法緊跟媒體新信息的步伐。

我們要選擇那些與自己的需求最匹配的頻道和節目，并果斷放棄其他無關緊要的內容，這是最佳的解決方案。各種媒體每周提供的節目時長超過2萬小時，但是沒有人有足夠的時間把它們全看完。畢竟一周只有168小時！

以后，在為工作做準備的同時，不要受大眾媒體裹挾，而應靜靜地設想怎樣度過這一天，以及如何開展自己的項目。設想與他人見面和交談，做出重要決定，吃午餐，完成任務，實現階段性目標，并在下午晚些時候或傍晚就下班回家。這樣，對于之前頗具挑戰性的項目問題，你可能讓一切盡在掌握。（請參見第4章“如何成為一名優秀的項目經理”。）

只有一個人可以控制你所接觸到的信息的數量和頻率——你自己。我們每個人都要保持警惕，以免被過多的數據所迷惑。否則，你將面臨被“最新”問題淹沒的風險，而且不堪重負之感會加劇你的疲勞過度。

4.連篇累牘的文案

“連篇累牘的文案堆積如山，令人窒息。”類似于紛繁蕪雜的信息或眾說紛紜的目擊者證詞，亟待處理的大量文案也會使你感到不堪重負。然而，長期以來倡導的無紙化辦公仍然未能實現。

梭羅學會報道說，亨利·戴維·梭羅（Henry David Thoreau）自1862年以來一直無法購買物品，最近一年時間內，卻有90封信件郵件直接給他寄到了瓦爾登湖湖畔。鑒于美國現行的郵費，雖然在商品目錄和垃圾郵件制造者發送的郵件中，98%的收件人都有可能不是目標客戶，但他們仍能從中獲利；據普遍觀察，只有2％的收件人可能會下訂單，直接寄件人仍能從中獲利。

為了試圖遏制看似難纏的事務，各大企事業單位創建了文案會計系統。表面上看，該系統讓問題得到了臨時的緩解，而實際卻讓問題變得更加頑固，痼疾難除會帶來更多的混亂。

有朝一日，隨著虛擬現實、電子書和在線功能的不斷拓展，在這五種超現狀當中，只有紙質文案辦公有望在將來某一天會有所消減。在可預見的將來，即使你選用復雜的項目管理軟件（請參閱第11章“選擇項目管理軟件”），一不留神，也可能會被紙質文案淹沒。清理頭腦中的收件箱和電腦上的收件箱一樣至關重要。

時至今日，即使在當今電子通信如此盛行的時代，文案也同樣讓專業人員叫苦不迭。這種現象很普遍：環顧一下自己的辦公室即可。你的辦公桌上又是怎樣一幅場景呢？桌上的文件是否堆積如山，亂糟糟地插在文件夾里？文件柜頂部和房間的角落附近是否也有散落的文件呢？

你周圍其他人的辦公室又是怎樣一種情況呢？

對于大多數人來說，隨處可見的文案可能并非什么大問題，他們擁有干凈整潔的辦公桌和其他平整的臺面。但一般來說，事實并非如此。所以要保持警惕。把每一張文案都當作一個潛在的“叛徒”。將那些值得保存的工作表電子掃描后歸檔到你可以輕松完成的文件中。平心靜氣地回收剩余的東西。每頁紙都必須有其值得保留的理由。

5.選擇過多的負擔

1969年，阿爾文·托夫勒（Alvin Toffler）預測，選擇過多將使我們不知所措。他認為過多的選擇會有礙于行動，帶來更多的焦慮感，并讓人感覺到自由度受限和時間減少。半個世紀后，我們可以看到并感覺到他的預測是正確的。對自由市場經濟來說，擁有眾多選擇是一大幸事。對于項目經理而言，選擇過多通常會讓其不堪重負，不僅會浪費大量的時間，而且還會讓人疲憊不堪。

想一想超市供過于求的情況：據戈爾曼的《新產品新聞》報道，在1978年，一般超市的商品種類為11,767。到了1987年，這一數字上升至24,531。令人十分震驚的是，短短9年時間，商品的種類不止翻了一番。根據市場觀察（Market Watch）的統計數據，與20世紀90年代相比，2018年副食商店里商品的種類增加了4萬多。

在市場的其他領域，賀曼公司（Hallmark）為超過105個近似品系的商品提供過標簽卡。目前市場上有1,260多種洗發水，大約有2,000種護膚產品可供用戶選擇；甚至有75種不同類型的運動鞋可供選擇，每一種都有幾十種不同的款式和特點。《紐約時報》的一篇文章報道稱，購買休閑商品已經成為一種壓力十足、勞心傷神的經歷。

選擇做自己——每隔一段時間，你必須做出的最佳選擇可能是從已有選項中進行選擇。真正接受你已選擇的東西，堅持自己當前管理的項目；選擇與項目團隊成員并肩工作；選擇開發項目資源的潛力。（參見第7章“整合計劃”。）

更重要的是要避免參與低級決策。如果網球拍的手柄有黑色和棕色可供選擇，不用糾結，請選擇距離你最近的那一個。當你發現自己將要做出低級決策時，請想一想：這樣做有什么意義嗎？養成每天少做決定的習慣，這是很重要的。

剛開始，由于沒有做出與項目相關的所有決策，你可能會感到些許不安。幸運的是，這種感覺是會過去的。當你對項目團隊成員有了更多的信心時，可以依靠他們做出較低級別的決策，從而使你將精力集中在更高級別的決策上。另外，當你開始意識到選擇放手一些小事情不會對項目、你的管理能力或其他重要事項產生不利影響時，你可能會對自己更寬容一些。

時刻繃緊的弦——你在項目上、組織內以及個人生活中會經歷各種各樣的變化，變化的速度和數量都不會隨著時間而降低或減少。當我們步入這個美麗新世界，我們會面臨更多的選擇，憑借著這些選擇，我們與他人展開競爭。因此，我們需要建立一個可行的框架，以便相對快速地評估哪些因素值得考慮，哪些因素不值得考慮。

項目管理領域中的贏家都知道關注優先級較高問題的重要性。他們意識到過于分散自己的精力同樣是很冒險的，就像不認真對待那些值得引起注意的問題一樣。當然，這是一個微妙的界限。那些精通項目管理的人懂得如何避免精力過于分散。那些沒有完成項目或者已經筋疲力盡的人，常常是事無巨細都會事必躬親的人。這種傷害是隱形的。那就選擇放手吧！相信自己！你可以的！

 

堪憂的生活質量

 

幾年前，在《時代周刊》上刊登的題為“困倦的美國”封面故事中，斯坦福大學睡眠中心主任得出這樣的結論：“大多數美國人都不知道保持頭腦清醒是怎樣一種狀態。”現在這種情況正蔓延至全球各地。不能平衡工作和娛樂，分不清忙碌與喘息，我們發現簡單地“把事情做好”成為了人們的最終目標：我們就像機器一樣，機械地做出各種行為，而不是真正意義上的人類。

我們開始將執行清單上不斷增加的“待辦事項”與自我價值感聯系起來。隨著待辦事項清單越來越長，我們需要處理的事情也越來越多，這種揮之不去的感覺滲入我們的頭腦，影響我們的自我認同感。世界本身似乎不可避免地走向了人類生存的新時代。然而，這種緊張忙亂的狀態是社會存在的一種方式嗎？我們應該去手忙腳亂地管理一個項目還是應該去過自己的生活？

我們似乎隨時準備適應狂亂且緊迫的生活現狀，好像生活就必須是這個樣子，而且會一直這樣下去。我們能夠輕松自在地生活和工作的前提不是適應一種對自身不利的生活方式，而是要直面問題的本質。這五種超現狀疊加在一起，會持續增加生活的緊迫感。

好的一面是你可以打造自己的平靜生活。作為一個完整的生命個體，你可以平衡自己的生活。你的職位和任務并不是你生活的全部。你需要承認自己的生命是有限的，不能全盤接收日常文化充斥的一切，也不能對生活只有不堪重負之感。

 

平衡始于基礎條件

 

展望今后20年，當生活以一種可控的步伐向前邁進時，當下看似是一個相對平穩的時期。從個人深刻感受的角度出發，認識到從現在開始，無論是在當前項目上還是項目之外，越來越多的事情會出現在你的面前，吸引你的注意力。

未來十年，這五種超現狀中的每一種都會迅速擴散。你無法處理所有事情，也不值得嘗試這樣去做。對比一下那些最好忽略的事情和值得你去關注和采取行動的事情，是時候做出體恤自己的選擇了，盡管做出這種選擇很困難。

工作業務來來往往。在困難時期，當我們不得不竭盡全力時（或許會對我們生活的其他方面造成不良影響），我們就要精打細算了。困難時期終將會過去。同時，我們需要承認，平衡的生活有利于人們自身及其職業發展。工作與生活之間的平衡包括以下基礎條件：每晚保持良好的睡眠（見下文），每天保持良好的營養，每周至少鍛煉3至4次。

注意這些基礎條件，這樣你就可以在當前項目中提高自己的工作效率；且長期來看，也可以提升自己作為項目經理的工作成效。為什么這樣說呢？項目管理工作不適合性格溫和的人，有時項目管理工作可能會很辛苦。如果說任何人都能處理項目管理的事務，那么更多的人就都能做好項目管理了。幸運的是，即使這是你管理的第一個項目，你也可以從自己當前位置入手，成為一名高效的項目經理，并且仍能在工作與生活之間保持平衡。

 

追求工作與生活的平衡

 

工作與生活之間的平衡到底是什么？與引用該術語的眾多實例相比，令人驚訝的是，有關該概念實際含義的文章和書籍很少涉及這一問題。

作為唯一獲得美國專利商標局認可的“工作與生活平衡專家?”和該商標的持有者，我將工作與生活平衡視為一種一切盡在掌握的感覺，以及在工作中保持生產力和競爭力的能力，同時也能夠保證充足的休閑時間來享受幸福健康的家庭生活。盡管似乎有無數的任務和活動需要你投入時間和精力，但仍然要保持自身關注的重點和自我意識。

保持工作與生活的平衡，我們需要每天為自己留出一定的休息空間；保持成就感，不為工作所累；享受愉悅的家庭生活，而又不影響工作業務質量。這種平衡深植于你每天所獲得的成就感當中，且與成就取得的時間無關。

以下幾種原則有利于促進工作與生活之間的平衡，但單個原則并不等于工作與生活的平衡：

• ■ 自我管理
• ■ 時間管理
• ■ 壓力管理
• ■ 變化管理
• ■ 技術管理
• ■ 休閑管理

1.自我管理

實現充分的自我管理是一項挑戰，特別是在獲得之前所說的適當的睡眠、鍛煉和營養方面。自我管理是一種認識，即認識到有效利用分配給我們的時間是至關重要的；而且生活、時間和可用資源是有限的。這意味著我們需為自己的人生之舟掌舵：我們不一定受別人的影響。

自我管理是平衡工作與生活六要素的首要原則。如果你不能成功地實現自我管理，又該如何管理他人呢？更不用說管理復雜的項目了。自我管理應從基礎方面開始，然后擴展到全天高效地工作，按時休息，并認識到在什么時候最好完成哪些任務；這樣，近乎一整天你都可以保持高效的工作狀態。

2.時間管理

時間管理是一個流行了100多年的術語，盡管如今時間管理的本質已經發生了變化：顯然，大多數人現在都不在工廠工作了。許多上班族也不會經常進行各種重復性工作了。時至今日，除了勞動和服務業的員工之外，幾乎所有的員工在某種程度上都是知識型員工，就像你的大多數或所有項目團隊成員一樣。工作任務每隔一天就會發生變化，即使不是每天都在變。工作中也出現了新的挑戰。通常需要做出現場決策。

有效的時間管理包括優化你一天的時間分配，并召集所有可用的有利資源，因為只有在資源與挑戰相匹配時，你才能跟上時代的步伐。通過制定適當的目標，并辨別重要且緊急的事項與重要或緊急的事項，以加強時間管理。這包括了解你最擅長的方面，何時才能做到最好，以及組合使用適當的工具來完成特定任務。

對我們自身而言，我們處理的許多項目管理任務實質上都是新任務，因此我們可能不知道完成這些任務所需的實際時間。有效地利用時間意味著按照眼前任務的重要性，對其進行排序，然后在可能的情況下先完成第一個任務，再執行第二個任務，以此類推。

3.壓力管理

從本質上講，隨著時間的流逝，各種社會情況會變得更加復雜。面對日益增加的復雜性，個人壓力是不可避免的。有些壓力是有用且有益的，而且通常我們甚至不會注意到這類壓力。以某種方式阻礙我們前進的壓力才更能引起我們的注意，也是值得我們去關注的。

壓力管理是我們適應快節奏社會的一項重要技能，在這個爭分奪秒的社會中，我們幾乎沒有時間歇息。無論個人情況如何，我們都會遇到更多的人，收到更多的噪聲和更多的干擾，這就要求我們學會保持內心的平靜，并能夠在充滿壓力的情況下工作。多種形式的多任務處理也會增加我們的壓力，而一次只專注于一件事有助于減少壓力。

如果不考慮自身的精神、情感和身體需求，壓力其實是可以預測的。消除壓力的方法包括冥想、瑜伽、劇烈運動、可視化或芳香療法等數十種方式。

4.變化管理

雇用項目經理的原因之一就是管理變化：我們每個人都以某種方式受雇來管理變化。在當今快節奏的世界中，唯一不變的是變化本身。不斷采用新方法并改進舊方法至關重要，這有利于獲取職業成功和擁有幸福的家庭生活。有效的變化管理需要定期且專注地付出努力，這樣你就不會淹沒于工作和家庭的快速變化中（變化量和變化率），也不會因此而受挫。

一定程度的抵觸情緒不可避免。有時人們仍然堅持自己一貫的工作方式，即使這種方式已不再適用。如果你能夠即時適應變化并且在“規則”改變時仍然能夠保持高效，那么對于你的企業組織而言，你將變得更有價值。接下來的章節將討論如何在不可預見的變化發生時靈活應對。

5.技術管理

有效的技術管理需要確保技術是為你服務的，而不是令你困惑的。自從人類發明第一根手杖、長矛、燧石和輪子，技術就一直伴隨著我們。如今，技術變革飛速提升，這種增速是由尋求擴大其產品或服務市場份額的銷售商帶來的。通常，就像備受推崇的項目管理工具一樣，你別無選擇，只能選擇與新技術“比肩同行”。所以，應該是“你”掌管著技術，而不是讓它控制你。

以下是一些有效的應對方法，可以使你在技術上更加精進，同時又能保持自己現有的工作生活狀態：每周學習一種新的展示或交流工具，尤其是現有軟件包中那些已經投入使用的工具。每周至少閱讀一篇有關交流或展示技術的文章。文章可以出自計算機（PC）雜志、商業雜志或本地的報紙。每月閱讀一本技術方面的書。在挑選書籍時，要著重挑選那些與技術相關且淺顯易懂的書，在閱讀內容上不要太苛求自己。

對某些保守的員工來說，技術管理是一件很煩心的事情。我建議技術新手與技術能手相互合作，一起進行有效的互惠交流。技術能手幫助技術小白，經驗豐富的員工可以為新員工進行洞察力、觀察力和難得的行業智慧方面的指導。

6.休閑管理

休閑管理是最后一項卻同樣重要的管理原則。在保證工作與生活平衡的原則中，休閑管理最容易被忽視；休閑管理承認休息和放松的重要性，即不能減少休閑時間，且“休息”是人類生活的重要組成部分。奇怪的是，一種休閑活動無論多么有趣，進行的次數多了，都會令人感到無聊。因此，有效的休閑管理需要保證活動的多樣性。

雖然我們需要有規律地進行休閑活動，但許多人只有在處理完異常繁忙的業務活動后才會強迫自己進入休閑狀態，之后又會馬不停蹄地投入到另一項忙碌的工作當中。真正的休閑意味著能夠停止業務、拋開工作；如果身體上不能遠離當前的項目工作，但仍然能夠在精神上找到休息的凈地。我們可以至少每周一次，通常在周末，適當放松一下。每隔一段時間，我們就需要一個完整假期，以脫離常規的工作內容。

要認識到你不必每天都在工作上耗費太多的時間，這是一直擁有足夠休閑時間的關鍵。事實上，為了重新找回屬于自己的一天，你沒有必要那樣無意義地耗下去。你的目標是在每天八九個小時的工作時間內完成想要完成的事情。那么，一天當中的其他時間，就去享受生活吧。

 

美麗新世界1 

 

隨著我們進入一個信息和交流不斷加速的美麗新世界，項目經理要想定期且持續地實現工作和生活的平衡將越來越困難，但這是一個完全值得努力應對的挑戰。對我們自己、家庭、項目團隊以及整個企業組織來說，我們都有責任實現工作與生活的平衡。

在一個由“人類機器”（而非真正意義上的人類）組成的世界，人們為了完成任務行色匆匆，甚至找不到一絲喘息的空間；這不是你我想要生活的世界。我不想成為不堪重負的個人文化的一部分，無法管理自己的空間，對所有人共同空間的管理也愛莫能助。我不喜歡生活在一個火急火燎的社會或世界；在這樣的世界里，人們沒有什么東西可留給子孫后代。我猜你應該也不想這樣生活吧。

一年工作250天，每天工作8個小時，一年的工作時間為2,000個小時。每天工作9個小時，一年的工作時間總計為2,250小時。你能否在2000至2250個小時內完成項目？當然可以！如果你有工作重點，加上安靜的工作環境和稱手的工具，那么數千小時、八到九小時甚至一個小時就是很長一段時間。

實現工作與生活的平衡并不需要徹頭徹尾地改變自己的工作方式，而是需要新的視角以及明智可行、適合個人的解決方案。這意味著你需要充分投入到自己的工作和生活中，無論你身在何處，都能感受到個人和職業責任不斷變化的動態。

做出選擇——告訴自己“我選擇生活在這樣一個社會群體中：人們過著平衡的生活，擁有意義非凡的職業、幸福的家庭生活和足夠的娛樂空間”。

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在世界許多地方，生活節奏將進一步加快。對于項目經理而言，未來將屬于這樣一批人：他們能夠堅定地選擇保持自己對生活和項目的把控，有效利用自己的機智和想象力，并幫助他人實現這種把控。