充分的準備是值得的

對于部門內的會議，本節提倡你宜有“充分的準備”這樣的意識，這不單是說作為會議組織者要對會議會務的細節做周全準備，更是說要給參會者留出足夠的時間，而使之對參會有較為周到的預備。

關于會議，你要明白一點，那就是你開會的目的是希望在部門管理上有所成果，但這個在會上取得的所謂“成果”，其實大都是參會者在會前智慧的歸集。

因此，除非有緊急事項要傳達，否則建議那種“急匆匆”的會議盡量不安排。現實中不少新手部門管理者，由于經驗欠缺也好還是率性而為也好，常會有“急匆匆”召開會議的行為，上午九點想起來有些事需要研究，十分鐘后就召集下屬開會。試想，這樣的會議，下屬還沒有知曉會議的主題，在會上靠平時的記憶臨時拼湊一些意見建議，放在會上交流，它的成果成效會好到哪里呢？

故此，對于部門內會議的安排，建議你考慮的角度，要從你自己作為部門管理者要通過會議解決問題這單一方面，還要延伸到另一方面，即你的下屬作為部門會議與會者，其帶到會場的意見建議是否是深度思考、系統研究所得。

而這個“所得”，在其知道會議主題到形成思路，是需要一定的時間的。這即是說，組織會議，第一就是要給參會者留出較為充足的思考上的準備時間。

為此，部門組織會議，宜提前發出書面會議通知。這個會議通知，要使得每位參會者明確知道自己需要準備的發言內容（比如會議的目的、什么主題，參會發言者做哪幾方面內容的材料準備等），并且使得參會者可以較為便捷地知悉自己應該提前了解的信息（比如會議召開的方式、可以用的發言時長以及發言順序等）。

美國職業出版社編發的《實用主管工作指導》一書在“提前發出日程表”部分中說道（27）：^[3]

會議召開者必須要提前預審會議內容，每一個人都知道會議的內容安排，以及應該做哪些準備。這里所說的會議日程表必須包括以下這些內容：

·此次會議將要傳達什么信息。

·對于議程中的每一項內容，工作團隊都需要做哪些事情以及需要達到什么樣的目的？比如說，聽完一份報告是需要非正式地交換意見還是要做出某項決定。

·會議參加者應該為整個會議安排多少時間。

·日程表上的每項議程大約需要占用多少時間。當整個會議的時間安排都已經擬定好了的時候，人們就可以選擇和他們最密切相關的議程參加，而不必在大部分會議時間內一直聽到別人討論與自己無關的內容。

·會議參加者應該怎樣為會議做準備。

·會議參加者應該為會議準備哪些材料。

你部門的會議在召開前如果做了如此的安排，會議的質量和效果在很大程度上就會得到保障。

當然在提前發出會議通知之外，就部門會議進行“充分的準備”，作為會議組織的一部分，還有其他的事務性工作也需要注意。具體比如說，一是排定會議議程的時候，將這些準備上會的議題大致梳理梳理，在議題排序中把握好這些議題彼此之間的內在邏輯性，能夠使得會議組織者乃至參加者對于會議方向更易于理解或認可。二是準備好會議議程并在會前分發，使大家對于會議的總體安排在此有一個明確的統一的心理認知。三是要制定會議籌備的任務分工，如水、桌牌、話筒，材料印制等現場的任務分工，以及明確現場統籌的負責人等，保障會議開始后會務的有條不紊。四是作為會議組織的最終責任人，最好要安排時間，提前到達會場，抽查桌牌、材料擺放、話筒情況等的準備到位情況和工作質量。