說明的流程

在詳細介紹說明的交流組合構筑方式之前，先來確認“說明”是以怎樣的流程進行的。大致來看，分為圖表2-2所示的3個步驟，基本與交流的流程相同。

一、準備

首先進行準備。其目的是在穩固前提（目的、傳達者、接受者）的基礎上，構筑應對各個場景的交流組合。先根據這時應該做好的思想準備來闡述。

不同的說明目的，準備的量也大有不同。如果只是站著聊聊天的話當然不需要認真準備，但如果是對多名聽眾做長達1小時的演講報告的話，當然就要悉心準備了。

另一個準備時的要點則是不要“孤注一擲”。即使已經細致地準備好了特定的交流組合，也要避免無任何替代手段的狀態。尤其是在設定作為交流組合前提的接受者狀態時，人們往往容易犯這種錯誤。

要時刻提醒自己，準備是為了讓下一步的成果最大化。

二、進行傳達（說明）

接著根據準備階段制作的交流組合來進行實際的傳達（說明）。這一階段應當注意的是盡早發現準備階段沒預測到的事態，并做出應對。

最理想的狀態是在準備階段就預想到所有突發要素，但事實上這是不可能的。這里的關鍵是應對時不要過度拘泥于準備階段提供的資料，比如即使制作了華麗的演講報告，但一旦發現資料內容與接受者想了解的內容不同，就應該舍棄資料，靈活地改為口頭說明。

三、事后跟進

結束了傳達（說明）后，如果就這樣置之不理的話，效果將會減半。要進一步提高效果，就要跟進接受者。為了提高對方對自己所說內容的理解度，加深其印象，在說明結束后還應該有后續工作。

此外，回顧說明流程也很重要。這時所得到的成功體驗和失敗體驗都將充實自己獨有的交流風格。