第2章 傳達

要點

有效交流的第一步就是準確傳達。這時有效的方式是交流組合，關(guān)鍵在于根據(jù)目的和對方狀況來考慮最合適的組合。此外，演講報告在傳達中的重要性近年來也與日俱增。

案例2

數(shù)日后，淡野根據(jù)整理好的筆記再次向別當部長說明了系統(tǒng)的概要。兩人互相爭論了一番后，部長最終認可了淡野的提案，不久通過董事會決議后正式導入了系統(tǒng)。

導入時首先要做的是將企業(yè)內(nèi)部的顧客數(shù)據(jù)庫變更為可以與新系統(tǒng)聯(lián)動的規(guī)格，這在技術(shù)上并不困難，但只靠市場營銷部的員工去做的話，數(shù)據(jù)量太多了。加上不懂系統(tǒng)的外行處理數(shù)據(jù)時可能會有誤操作導致數(shù)據(jù)丟失，因此決定讓系統(tǒng)開發(fā)部的5名員工也參與規(guī)格變更。

得知這一決定后，淡野需要向準備開始作業(yè)的員工說明作業(yè)概要。顧問已將具體的作業(yè)工程整理成手冊交給了淡野，因此他只要以此為基礎(chǔ)說明即可。淡野向顧問確認了詳細內(nèi)容，確保自己已經(jīng)達到了能回答員工問題的狀態(tài)。

說明當天，淡野在會議室準備期間，負責作業(yè)的員工陸續(xù)到齊了，但所有人都一副興致不高的表情。到時間后，淡野開始了說明。由于作業(yè)手冊的內(nèi)容不少，所以到最后共花費了約1個小時。說明結(jié)束時，淡野發(fā)現(xiàn)員工們都松了一口氣，于是他問是否還有什么問題。

預定擔任這次作業(yè)負責人的千葉浩二首先提問：“您說明的內(nèi)容我已經(jīng)明白了，那么可以請您告訴我們?yōu)槭裁幢仨毜眠M行該作業(yè)嗎？”

淡野有些吃驚地反問道：“各位的上司都沒有告訴你們嗎？”

其中一名叫伊達亮太的員工回答道：“市場營銷部只說了讓我們幫助導入系統(tǒng)。”

“是嗎？這次的委托其實有總結(jié)資料，但我以為你們都已經(jīng)了解了這方面的內(nèi)容，所以今天沒把資料帶來，只能稍后再給你們看了。”

淡野本打算就此結(jié)束這方面的話題，沒想到員工接二連三地提出了同樣的疑問。遠藤啟介問道：“為什么會選擇這些員工？”淡野只能半開玩笑地回答：“當然是因為各位都很優(yōu)秀啊。”

遠藤苦笑著說：“那么也就是說其他人也可以吧。這種程度的作業(yè)，就算是年輕新人也能完成啊，我也是很忙的。”

淡野慌忙表示這個工作不僅事關(guān)營銷部，對于整個公司而言也是非常重要的作業(yè)，并強調(diào)處理顧客數(shù)據(jù)這種重要信息是不允許出現(xiàn)錯誤的。淡野發(fā)言結(jié)束后，千葉提出了建議：

“麻煩淡野君更為詳細地告知我們剛才的內(nèi)容，這樣我們才能在了解其重要性的基礎(chǔ)上投入工作。光是口頭說明恐怕有些部分難以理解，希望您能配合資料來說明。”

1周后，淡野以在董事會上說明的資料為基礎(chǔ)再次向員工講述了導入系統(tǒng)的必要性和能給系統(tǒng)開發(fā)部帶來的好處。最初員工們依舊漠不關(guān)心的樣子，但隨著說明的深入逐漸產(chǎn)生了興趣，在說明結(jié)束時所有人都表示：“這個作業(yè)果然是有必要的，而且不能丟給部下去做，只能我們親自來。”

之后3天，淡野陸續(xù)接到了作業(yè)成員組發(fā)來的郵件和打來的電話，幾乎都是與手冊上、最初說明會上所說的內(nèi)容相關(guān)的問題。淡野終于忍不住對連續(xù)打電話來詢問的伊達說道：

“伊達君的問題和其他所有人的問題我不是都已經(jīng)在之前說明過了嗎？那時大家明明都說明白了，為什么現(xiàn)在還來問我呢？”

伊達有些驚訝地回答道：

“當時我確實以為自己明白了，但那時候并沒有把它當作自己的事，所以只考慮該作業(yè)是不是自己熟悉的工作，由于它沒什么新內(nèi)容，就覺得自己大致了解了，但是實際親自操作后才發(fā)現(xiàn)很多細節(jié)部分有問題。”

他又接著說道：“如果單獨回復太麻煩的話，我建議還是再開一次手冊說明會，聽完之后應該就懂了。”

解說

在向顧客銷售本公司商品時，為擴大事業(yè)而錄用人員時，或者讓上司認可自己的提案時，首先都要讓對方正確理解自己的想法，使對方產(chǎn)生共鳴等具體行動都是之后再考慮的問題（進一步促進共鳴，從而影響行動的“說服”將在第3章中解說）。如果在對方還未正確理解自身想法的基礎(chǔ)上先采取行動，反而容易產(chǎn)生負面效果。

本章首先將全面地說明在傳達中如何構(gòu)筑合適的交流組合。此外，本章后半部分還將對近年來在傳達中顯得越來越重要的演講報告重點介紹。

雖然正確的傳達被認為是交流的首要階段，但回顧我們的日常生活和商業(yè)場合會發(fā)現(xiàn)，要讓對方充分理解自己的想法不是一件易事。“自己想要傳達的東西與對方所理解的完全不同”“努力解釋了，對方卻根本不明白”“明明在說重要的事，對方卻根本不想聽”等情況屢見不鮮。

出現(xiàn)這種情況大多是由于自己沒能充分掌握讓對方理解的必需要素，因此我們先來看要讓對方“理解”應該注意的要點。

以下所述的“說明”場景只限于一般商務人士向相關(guān)人員傳達內(nèi)容的場景，即只限于利用文書和電子郵件的傳達以及演講報告，不包括大眾傳媒這類公共性較高且面向不特定多數(shù)受眾傳達的場景。