良好交流的條件

至此我們已經介紹了交流的構成要素，但良好交流的基本條件究竟是什么呢？這里介紹最重要的兩點。

一、達成目的

首先，交流的最低條件是能達成一開始的目的，這也是批判性思維的基礎。

如果是以說服為目的的話，只要讓對方接受并按傳達者所期待的那樣去行動就算是達成目的了。如果目的是給予對方安心感，那么傾聽對方的話，讓他對你敞開心扉就是目的。

所以需要注意的是最初的設定必須非常妥當。比如設定目的為“讓對方不快”，可以通過譏諷或嫌惡來實現，但這是否是值得稱贊的行為呢？

答案當然是否定的。“讓對方不快”這個目的不利于創造積極且充滿干勁的職場和構筑與外部人員健全的關系。雖然也有人具有擅長在網絡匿名論壇傷害接受者感情的能力，但這種能力毫無用處。

企業經營的基本目的是在為社會做出貢獻的同時實現企業價值在中長期內的最大化，商業交流的最終目的也在于此。以下將介紹達成該目的之前的典型例子。

對社內——

·鼓舞和激勵人。

·提高人的技能。

·為創造高業績做出正確的決策，并讓人充分了解，積極行動。

·為了達成業績堅韌不拔地努力。

·得出與公司未來息息相關的新創意。

·迅速且有效地解決問題。

對社外——

·（以期望的價格）購入產品和服務。

·（以期望的條件）提供必要的資源。

·通過擴散與本公司相關的良好評價來提高銷售額和快速獲得經營資源。

這些目的又可以分解為更具體的目的。例如“鼓舞和激勵人”可以分解為展現正確的理想，給予人勇氣，或者在該斥責的時候毫不留情地斥責等。

這些分解目的是否與上述的輔助目的以及企業終極目的“在為社會做貢獻的同時實現企業價值在中長期內的最大化”相關聯，則是我們需要確認的問題。

二、性價比良好

另一個要素是性價比是否良好。雖然不同類型有若干差距，但基本而言，交流大致分為準備、實施和跟進這3個階段（圖表1-9）。如果能在短時間內花較少的精力完成各階段的話，將大幅提高商業生產性。

此外，這些流程不僅可以用于交流中，還能通用于所有商業活動，是泛用性極高的“流程型”框架。各位要時刻注意自己正處于流程的哪個階段。

圖表1-9 交流的流程

以準備階段為例，如果對本來應該做的事偷懶的話，就無法達成交流的目的。比如雖然與交涉對象達成了一致，但該對象其實并不是實際決策者，因此只能從頭再來。這種由于準備不足導致的失敗并不罕見。縮小分母固然不錯，但如果又縮小分子的話就本末倒置了。

取得平衡不是一件易事，尤其是成為管理者之后，往往要處理多個交流項目。面對多個項目，需要在考慮自身時間限制的基礎上，通過平衡性良好的交流來提高總性價比。從金融角度來說的話，就是必須具備綜合性思維。

雖然對此沒有真正的解決方案，但各位可以通過實踐以下提示來試著提高性價比。

（一）考慮到波及效果，要挑選合適的人作為第一張多米諾骨牌來交流

比如最初的接受者是A，而A善于交流且人脈豐富，能有效地將交流內容傳達給組織，那么將A這樣的人作為“第一張多米諾骨牌”就能有效提高交流效率。相反，如果這一部分出錯的話，則可能會無數次重復同樣的交流。

（二）選擇使人印象深刻的方法

近年來的信息洪流讓人很難記住聽到的東西。轉頭就忘是人類的特性，因此要提高交流的效率就要選擇能讓對方記憶深刻的方法。

具體要注意以下幾點。

·突出讓接受者印象深刻的“新東西”和“驚喜”。

·盡可能地附帶視覺性圖表（人類容易忘記文本信息，但同時給予視覺信息的話能大大加深印象）。

·以便于回憶的故事線來傳達。

·伴隨令人印象深刻的比喻和事例。

可以的話，建議將以上方式組合使用，能得到加倍的效果。

（三）對重要事件注入精力

如果時間是無限的話，我們當然有可能對所有交流都竭盡全力，但這是不現實的。因此只能對重要程度較高的事件花費更多時間，合理分配精力。請注意人們往往會對所花時間較多的說明內容更感興趣，也更容易留下印象。

最應該避免的情況是讓不那么重要的事件占用過多時間，導致削減了重要事件的時間。比如制作演講報告的資料時，由于在并不重要的動畫設定上投入大量時間，導致忽視了其他流程制作。

（四）花時間做準備

降低交流效率的典型情況就是由于準備不足導致難以將內容很好地傳達給對方，或者讓對方感到不快。當然我們不可能所有事都做好萬全的準備，但對重要事件悉心準備，就能提高總體性價比。

尤其是如果不能準確掌握對方的感情，往往會讓接受者感到不快，從而難以進行順暢的交流。

圖表1-10中展示了實現有效交流所需的確認清單。重要的交流尤其需要對每個項目仔細確認準備程度如何。準備越是充分，交流的成功率越高。

不過最終決定交流效果的還是接受者，所以如果有時間的話，盡量在事后向對方確認與之前的評價是否有沖突的地方。

最初你可能會覺得麻煩，但培養這種習慣從長遠來看是能夠提高交流效率的。

圖表1-10 交流的確認清單