03　確定時間、地點
定出五天連續(xù)工作日，找到合適的會議室

普通人的正常工作日是這樣子的：

這樣的一天漫長而又繁忙，卻不見得有效率。一次次會議、一封封郵件、一個個電話分散了注意力，導(dǎo)致真正應(yīng)該完成的工作完不成。這些干擾因素加在一起，就像馬蜂窩一樣，掉進了工作的野餐會，令工作效率大打折扣。

關(guān)于干擾造成的代價有很多研究成果。喬治梅森大學(xué)（George Mason University）的研究者們發(fā)現(xiàn)，在寫作中受到干擾的人寫出的論文篇幅更短，質(zhì)量更差。加利福尼亞大學(xué)歐文分校（University of California, Irvine）的研究者們發(fā)現(xiàn)，在工作中受到干擾的人平均需要23分鐘才能恢復(fù)受干擾前的工作狀態(tài)。（在看完剛收到的短信之后，我們打算再看更多的研究成果。）

毫無疑問，注意力碎片化對工作效率有負面影響。當(dāng)然了，沒有人愿意這樣。我們都想把重要的工作做好。而且我們知道有意義的工作，尤其是這種需要解決重大問題的創(chuàng)造性勞動，需要一大段不受干擾的時間。

這是設(shè)計沖刺最好的一個方面：它給你提供了借口，讓你可以按照你希望的方式來工作，有一個清晰的日程表和一個重要的目標(biāo)要實現(xiàn)。不需要在不同項目之間轉(zhuǎn)換背景，也沒有隨意的干擾。設(shè)計沖刺的一天是這樣的：

早上10點上班，下午5點下班，中間有一個小時的午飯時間。沒錯，設(shè)計沖刺的一個工作日只有六個小時的工作時間。延長工作時間并不等于優(yōu)化工作成果。我們發(fā)現(xiàn)，通過召集合適的團隊成員，合理安排活動，并且減少干擾，在合理的時間內(nèi)快速取得進展是完全可能實現(xiàn)的。

設(shè)計沖刺要求團隊成員精力充沛、注意力高度集中，但是如果成員壓力很大或者身體疲憊，就達不到這些要求。開始時間定在早上10點，這樣每個人都有時間查郵件，并且在開始一天的工作之前跟上進度。在大家感到疲憊之前結(jié)束，這樣可以確保大家連續(xù)一周都有充足的精力。

在日程表上空出一整個星期

這個步驟顯而易見，但又非常重要。團隊必須確保星期一到星期四每天早上10點到下午5點都在一起。星期五的測試開始時間稍微早一些，定在9點。

為什么定成五天？我們試過更短的時間，但是那樣搞得大家都精疲力竭，而且沒有時間來制作原型、進行測試。我們也試過六周沖刺、一個月沖刺，還有十天沖刺。最終成果都沒有超過一周沖刺的成果。周末會影響工作的連續(xù)性，干擾和拖延會悄悄出現(xiàn)。工作時間的延長也讓我們更堅持自己的意見，于是就更不愿意接受我們的同事或者用戶的想法和建議。

五天時間帶來的緊迫性讓人們更容易集中注意力、打斷不必要的爭論，同時又有喘息的空間來制作原型、進行測試，不至于忙到吐血。而且由于大部分公司都實行五天工作制，把設(shè)計沖刺安排到現(xiàn)有的日程規(guī)劃中切實可行。

你的團隊上午可以休息一次（11:30左右），一個小時的午飯時間（13:00左右），下午可以休息一次（15:30左右）。這些休息時段類似于“減壓閥”，給大家放松大腦、處理其他工作的時間。

在沖刺室內(nèi)，整個團隊要100%專注于設(shè)計沖刺確定的挑戰(zhàn)。所有人都要關(guān)掉電腦，收起手機。

無電子設(shè)備原則

在設(shè)計沖刺期間，時間非常寶貴，我們不容許沖刺室內(nèi)有任何干擾。所以我們有一個簡單的原則：不允許使用電腦、手機或i Pad；也不允許使用智能手表；如果你是在未來看到這本書，不允許使用全息投影；如果你是從過去穿越過來看到這本書，不允許使用任天堂游戲機。

電子設(shè)備會吸走沖刺的動力。如果你在盯著屏幕，你就不會注意沖刺室內(nèi)正在發(fā)生的事情，那樣你就不能為你的團隊提供協(xié)助。更糟的是，你會在潛意識里想：“這個工作沒意思。”

剛開始沒有電子設(shè)備會有點兒不自在，但是也會令人感到自由。別擔(dān)心，你不是完全與世界隔絕。為了避免任何人錯過重要事務(wù)，這條無電子設(shè)備原則有兩種例外情況：

（1）可以在休息時間使用電子設(shè)備。中間會有多次休息的機會。

（2）可以離開房間使用電子設(shè)備。任何時候都可以。不會有人評價你。打個電話，發(fā)封郵件，發(fā)條推特，隨便——只要離開房間。

我們也會使用電子設(shè)備來完成一些特別任務(wù)：需要向團隊全體成員展示東西的時候，還有星期四制作原型的時候。看，我們也沒那么苛刻。

提前通知大家設(shè)計沖刺期間不允許使用電子設(shè)備，同時也告訴他們隨時可以離開房間。這個短暫離開的機會讓事務(wù)繁忙的人既可以參加設(shè)計沖刺，又不會耽誤正常工作。清晰的日程安排和禁止使用電子設(shè)備將會給你的團隊提供大量的注意力。為了最大化利用這段時間和這些注意力，你需要一個好的活動場所。這個地方不需要很華麗，但是需要一些白板。

白板讓你更聰明

Badger公司（這個也不是公司真名）的辦公室是我們在舊金山見過的最漂亮的辦公室之一。位于南市場（So Ma）區(qū)的優(yōu)越地理位置，改造過的樓房，木頭房梁外露，光滑的水泥墻面，還有非常多的玻璃。但是有一個問題：缺白板。

作為一家初創(chuàng)公司，他們的白板太小了。頂多三英尺寬，還不到一米。因為寫寫擦擦太多次，板面是灰粉色的，而且無論我們怎么擦洗，都擦不掉那些灰蒙蒙的痕跡。Badger公司還有一般公司常見的弊病：白板筆太舊了。結(jié)果就是灰色背景上寫出灰粉色的字……一點兒都不清楚醒目。

狹小的白板阻礙了我們的進度。我們在板子上能寫字的地方畫了一張圖，展示用戶如何發(fā)現(xiàn)Badger公司的新手機應(yīng)用程序。然后公司的工程主管開始講解他們的預(yù)定計劃如何發(fā)揮作用。這個計劃的結(jié)構(gòu)很重要，因此布拉登竭盡所能在白板剩下的地方做著記錄。

但是地方實在不夠用。最開始的幾分鐘，布拉登還試著因陋就簡，緊挨白板的邊緣草草書寫，甚至還扯下筆記本內(nèi)頁貼到墻上。最終，我們暫停討論，走到辦公用品店買了一些海報大小的巨型便利貼回來。做這些事情花了我們一個半小時的時間，同時我們也學(xué)到了重要一課：設(shè)計沖刺開始之前，一定要檢查白板是否到位。

為什么我們在Badger公司耗上90分鐘時間，只為了準(zhǔn)備寫字的地方？我們發(fā)現(xiàn)，用白板來解決問題會有不可思議的事情出現(xiàn)。作為人類，我們的短時記憶并不是很好，但是我們很擅長空間記憶。一個貼滿各種紙條、圖表、打印資料的沖刺室，正好利用了空間記憶。這個房間本身就像整個團隊的共享大腦。就像我們的朋友，設(shè)計公司IDEO的首席執(zhí)行官蒂姆·布朗（Tim Brown）在其著作《IDEO，設(shè)計改變一切》中說的那樣：“這些項目相關(guān)材料同時呈現(xiàn)，能夠幫助我們進行模式識別，并促進更多創(chuàng)新結(jié)合體的出現(xiàn)，這些是當(dāng)資源隱藏分散在各種文件夾、筆記本和幻燈片里時難以實現(xiàn)的。”

準(zhǔn)備兩塊大白板

你至少需要準(zhǔn)備兩塊大白板。這樣才有足夠的空間來進行大部分活動（隨著過程進展，你還會需要拍照、擦除部分內(nèi)容，或者重新組織內(nèi)容分布位置），并且保持重要的信息一整個星期都可見。如果你們的沖刺室沒有兩塊現(xiàn)成掛在墻上的白板，以下是一些簡便易行的替代方法：

旋轉(zhuǎn)白板

有大小兩種型號備選。小號的離地面較近的白板在很多空間里不方便使用，而且當(dāng)你在上面寫字時，板子可能會晃動。大號的要貴一些，但是更實用。

Idea Paint涂料

這種涂料能將普通的墻面轉(zhuǎn)化成可以寫字的白板。它在平滑的墻面上效果最佳，在坑洼的墻面上效果次之。有個建議：如果你選擇用這種涂料，一定要確保房間的四面墻都用涂料刷過。如果不這樣做，遲早會有人失手在沒用涂料的墻上寫寫畫畫。

白紙

如果你實在找不到白板，白紙也比什么都沒有強。海報大小的便利貼有些貴，但是安裝便利，而且寫錯了容易更換。又厚又防水的包肉紙雖然適合寫字畫畫，但是要把它貼上墻實在是太需要心靈手巧了。

理想情況下，你將在同一個房間內(nèi)完成一整個星期的設(shè)計沖刺過程。然而，現(xiàn)實可能不盡如人意。我們很意外地發(fā)現(xiàn)，很多科技公司有專門的桌上足球室、電子游戲室，甚至是音樂室——聽起來很有意思卻很少使用，卻不能給他們最重要的項目安排一個專用房間。如果你需要跟其他項目共用一個房間，最好準(zhǔn)備旋轉(zhuǎn)白板，方便帶走。別讓團隊“共享大腦”的智慧結(jié)晶一夜之間就被別人擦得一干二凈。

就算沒有會議室，你總能用旋轉(zhuǎn)白板隔出一個臨時空間用于設(shè)計沖刺。就像再次回到童年，用椅子和毯子搭建城堡一樣。如果你現(xiàn)有的工作空間不夠理想，不要將就湊合；做出改變來適應(yīng)你的需求。把東西捆起來收到墻邊，換換辦公設(shè)施的位置，盡你所能來創(chuàng)造一個合適的工作空間。

儲備合適的物資

開始設(shè)計沖刺之前，你需要采購一些基本的辦公用品，包括便利貼、馬克筆、筆、時間計算器，還有普通打印用紙。你還需要準(zhǔn)備健康的零食，好讓團隊成員保持充足的精力。我們已經(jīng)嘗試并且驗證了最優(yōu)秀的幾家供應(yīng)商，在書的最后列出了購物清單供你參考。

Sprint引導(dǎo)者筆記

魔力鐘表

“還要多久？”1983年秋天，簡·羅杰斯（Jan Rogers）在辛辛那提的家里，已經(jīng)聽到這個問題十幾次了。她四歲的女兒洛娜（Loran）對時間有著非同尋常的好奇。簡嘗試了她能想到的所有回答：

“等那個小手移到這兒的時候。”

“等鬧鈴響的時候。”

“兩集《芝麻街》那么長。”

無論簡怎么解釋，小洛娜就是不能理解。于是簡就出門想去買一個更好的鐘表。她試了電子鐘和石英鐘，也試了煮蛋定時器和鬧鐘。她找遍了辛辛那提的各大商場，想買一個能讓四歲孩子理解時間這種抽象概念的鐘表。但是沒有一個成功。“我不會放棄的，”簡心里想，“實在不行，我就自己做一個。”她真的做了。

那天晚上，簡坐在廚房，桌上擺著剪刀、一堆紙和卡片，她開始試驗。“第一個原型非常簡單，”簡回憶說，“剪出來的紅色圓形紙片轉(zhuǎn)到白色圓形紙片里面。全部都是手動的，我得用手轉(zhuǎn)動紙片來表示時間的變化。”

這回洛娜明白了。簡這時意識到她做了件大事。她把她發(fā)明的這個東西叫作“時間計算器”。一開始，簡在家里的地下室制作時間計算器，用雙面膠把各個部分粘在一起。經(jīng)過緩慢而又扎實的發(fā)展，簡·羅杰斯開起了公司。如今，簡是一家市值幾百萬美元的公司的首席執(zhí)行官，而且時間計算器已經(jīng)廣泛應(yīng)用于世界各地的課堂，從阿姆斯特丹的幼兒園到斯坦福大學(xué)。

時間計算器本身只是個有著簡約美的物品。紅色的圓盤隨著時間變化而移動，保留了簡最初的設(shè)計。它把抽象的時間變得具體形象。杰克在他兒子的教室第一次看到時間計算器時，就愛上了這個東西。他跟兒子的老師說：“拜托你，一定要告訴我這個東西是在哪兒買的。”畢竟，要是幼兒園小朋友都能看懂這個時間計算器，企業(yè)高管們就更能看懂了。事實的確如此。

我們在設(shè)計沖刺中用時間計算器來標(biāo)記小的時間段，從幾分鐘到一個小時不等。這些小的截止時間讓每個人增加了專注意識和緊迫感。現(xiàn)在有很多種不需要專門設(shè)備就能計時的方法，但是買時間計算器的錢花得非常值。因為它是一個大的機械裝置，房間里的每個人都能看到它，這是任何手機或電腦應(yīng)用程序都無法實現(xiàn)的。而且不同于傳統(tǒng)鐘表，不需要任何計算或記憶，就能知道還剩下多少時間。當(dāng)時間變得有形，理解和討論它就變得更容易，這一點對簡四歲的女兒洛娜來說很重要，對一個專家團隊來說同樣重要。

如果你是引導(dǎo)者，使用時間計算器會帶來兩個好處。首先，它會讓你顯得很專業(yè)，知道自己在做什么。拿來那么奇特的表，看起來挺像回事兒！其次，盡管很多人絕不會承認，大家都喜歡有一個緊張的日程安排。它能夠給沖刺進程帶來信心，也給你這個引導(dǎo)者帶來自信。

杰克在介紹時間計算器時喜歡做一些講解，因為在社交場合中給別人說話計時還是挺奇怪的。他會說：

“我會用這個計時器來推動進度。如果它響起來，就是提醒我們該考慮進行下一個議題了。如果在你說話的時候計時器開始嗶嗶嗶，沒關(guān)系，繼續(xù)往下說，我會給你加一點兒時間。這是個參考，并不是警報。”

第一次給它定時間的時候，人們會瞪大眼睛，可能血壓也會升高一點兒。不過試一下就好了。到了下午，他們就會習(xí)慣了，而且很有可能在結(jié)束設(shè)計沖刺時，他們會想要把它帶走。