第2節(jié)　決定目錄構(gòu)成，摘錄論點(diǎn)

學(xué)習(xí)目標(biāo)：速成法5—9

借鑒失敗案例

制作商務(wù)文本的順序是“①框架→②草稿→③定稿”這三個(gè)步驟。在這個(gè)過程中，最開始制作的“框架”是按照“目錄層級(jí)+概要說明”整理商務(wù)文本的內(nèi)容。

但是，如果目錄層級(jí)不清晰，就無法消除商務(wù)文本制作指示者和實(shí)際制作者之間產(chǎn)生的分歧，從而導(dǎo)致后續(xù)制作草稿時(shí)需要反復(fù)修改。

我們來看一個(gè)失敗的案例。

S從課長處獲得指示，要制作一份關(guān)于開發(fā)X公司營業(yè)支持系統(tǒng)的提案書。因?yàn)橐呀?jīng)確認(rèn)了制作框架前的事項(xiàng)，接下來就該考慮提案的目錄了。首先，思考提案上所需的必要信息和事項(xiàng)，并寫在紙上：

封面，問候語，公司簡介，提案內(nèi)容，進(jìn)度日程，費(fèi)用。

按照這個(gè)順序，在PowerPoint資料中插入空白幻燈片，在每張幻燈片上簡要寫明該頁的內(nèi)容，S用郵件向課長征求結(jié)構(gòu)的評(píng)價(jià)意見，得到回復(fù)：“主要層級(jí)的目錄就這樣可以了，可以開始制作草稿了”。于是S進(jìn)入制作草稿的階段。

但是，三天后收到課長關(guān)于草稿的評(píng)價(jià)意見，修改意見指出需要變更提案的內(nèi)容。比如說，把本公司很了解X公司業(yè)務(wù)的這一態(tài)度添加到公司簡介中；根據(jù)工作類別進(jìn)一步具體說明提案內(nèi)容，再添加說明要點(diǎn)的幻燈片；在進(jìn)度日程中，要以“周”為單位說明上述工作。

這樣一來，S需要做大量的改正，心中稍有嘀咕：“需要改正這些問題怎么不在確認(rèn)框架的時(shí)候就告訴我呢……”

也許我們可以認(rèn)為失敗的原因在于課長指出的錯(cuò)誤并不全面。的確，如果課長能夠仔細(xì)確認(rèn)，S需要修改的地方應(yīng)該會(huì)少很多。

但是，如果一味地把責(zé)任歸咎于別人，那制作商務(wù)文本的成功與否也就全都取決于他人了。就像在第1節(jié)中說的那樣，對(duì)于今后還可能出現(xiàn)的失敗，應(yīng)該思考如何憑著自己的努力去解決。

這樣看，S的失敗也有一個(gè)原因是目錄的構(gòu)成不夠細(xì)致。收到課長的意見之后就開始制作草稿，S大概是出于這樣的考慮：

既然課長說了沒有問題，那么只要在這個(gè)目錄所示內(nèi)容的范圍內(nèi)，考慮結(jié)構(gòu)和具體內(nèi)容這兩個(gè)部分就足夠了。

由于S的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，我們可以知道他做成的框架犯了如【圖1-2-A】所示的錯(cuò)誤。

因?yàn)槟夸浿兴靖黜?xiàng)內(nèi)容及其說明很粗略，課長也無法確認(rèn)說明順序，所以課長在評(píng)價(jià)時(shí)自行推測(cè)的地方也有很多。導(dǎo)致即使草稿是以這個(gè)框架為基礎(chǔ)制作的，也需要修改。

為了得到準(zhǔn)確的評(píng)價(jià)和意見，就要明確PowerPoint中每張幻燈片的內(nèi)容、Word的各段落的內(nèi)容，或者是Excel的每個(gè)表格的內(nèi)容，將內(nèi)容具體到能夠解答對(duì)方所有疑問。

此外，針對(duì)不同的讀者，為增進(jìn)其理解，也有必要結(jié)合對(duì)方的思考方式有針對(duì)性地調(diào)整內(nèi)容。

在確定了目錄構(gòu)成的基礎(chǔ)上，組織內(nèi)容是非常重要的工作。因此在制作框架內(nèi)容的時(shí)候要注意這些問題。

圖1-2-A　制作目錄構(gòu)成失敗的類型

速成法5　運(yùn)用PREP列舉論點(diǎn)

使對(duì)方容易理解的說明方法

在制作框架時(shí)，要提煉出不偏離草稿內(nèi)容的項(xiàng)目，并列舉該項(xiàng)的論點(diǎn)。PowerPoint以每張幻燈片、Word以每個(gè)段落、Excel以每張工作表為最基礎(chǔ)的單位。

為了傳達(dá)商務(wù)文本的What（目的）并使對(duì)方接受，不僅要傳達(dá)該主張的Why（理由），也有必要提及Who（對(duì)方）這樣做的好處。所以，在框架制作時(shí)就要涉及相關(guān)內(nèi)容。

能夠簡明地表現(xiàn)這一邏輯結(jié)構(gòu)的就是PREP法。

PREP就是表達(dá)point（主張）、reason（理由）、example（實(shí)例）、point（總結(jié)）這四個(gè)單詞的首字母，作為使對(duì)方容易理解的說明方法而眾所周知。

比如說，下面這個(gè)邏輯結(jié)構(gòu)就是根據(jù)PREP的方法來組織的。

P：這本書是商務(wù)人士的必讀書。

R：之所以這樣說，是因?yàn)楸緯杏写罅康闹谱魃虅?wù)文本的技巧。

E：甚至連不擅長制作商務(wù)文本的S先生也能做出優(yōu)秀的商務(wù)文本了。

P：這本書對(duì)于制作商務(wù)文本的初學(xué)者來說也很有幫助。

首先用P來提出主張，接下來通過理由和具體事例，使自己的意見更具有說服力。最后作為結(jié)論再次重復(fù)自己的主張，讓對(duì)方印象更加深刻。

用PREP制作框架的實(shí)際操作如下圖所示。

圖1-2-B　用PREP制作框架的實(shí)例

PREP是根據(jù)人類的基本思考過程來展開邏輯性較強(qiáng)的敘述，這是它的優(yōu)點(diǎn)。

比如說，讓我們來思考下面這樣一段對(duì)話。

學(xué)生：我想去美國留學(xué)。

父母：為什么突然說這樣的話呢？

學(xué)生：在只能使用英語的環(huán)境中，就能夠給自己壓力，想要逼迫自己熟練運(yùn)用英語。

父母：就算不去美國留學(xué)，在日本能夠?qū)W好英語的人也很多吧？

學(xué)生：雖然這樣的人是有，但到現(xiàn)在為止我認(rèn)識(shí)的能熟練使用兩種語言的人都說“如果能去留學(xué)，就可以在短時(shí)間內(nèi)提高英語的能力”。

父母：啊，可是……

學(xué)生：我想工作的領(lǐng)域里，和外國人交流的能力很重要，為了能盡早掌握英語，你們支持我去美國留學(xué)吧。

學(xué)生提出的想法是單方面的，雖然預(yù)想到了父母會(huì)反對(duì)，但這段對(duì)話很順利地將自己的想法傳達(dá)給了對(duì)方。

如果按照PREP的方法循序漸進(jìn)地說明觀點(diǎn)，就能夠順暢地與對(duì)方溝通。如何根據(jù)對(duì)方的情況所采取不同的做法將會(huì)在后面的章節(jié)中詳細(xì)講述，這里先介紹在商務(wù)文本目錄構(gòu)成的部分要如何用PREP法傳達(dá)想要表達(dá)的內(nèi)容。

速成法6　列舉出合理的理由

讀者對(duì)內(nèi)容抱有疑問

在框架中雖然可以用PREP法來整合內(nèi)容，但是如果不仔細(xì)考慮R（理由）部分，讀者對(duì)商務(wù)文本的內(nèi)容就會(huì)產(chǎn)生疑問。如果是面對(duì)面交流，還有立刻解決對(duì)方困惑的機(jī)會(huì)，但如果是只把資料提交給對(duì)方，就無法及時(shí)消除對(duì)方的疑問。

如果出現(xiàn)的問題大到不能忽視的程度，對(duì)方就會(huì)提出需要詳細(xì)說明，但按照日程進(jìn)度，此時(shí)應(yīng)該已經(jīng)超過最初約定的提交的期限了。更糟糕的是，很可能因?yàn)橘Y料存在問題而遭到對(duì)方拒絕，一旦如此，也就無法開展后續(xù)的工作了。

因此，為了防止這樣的事情發(fā)生，從制作框架的階段開始，就要縝密檢查支撐主張的各項(xiàng)理由是否具有說服力和妥當(dāng)性。

檢查方法就是以“為什么可以這么說”為依據(jù)來思考內(nèi)容，進(jìn)而對(duì)該依據(jù)再次發(fā)問，來深入挖掘這些理由是否妥當(dāng)。

在【圖1-2-C】中，關(guān)于提出主張的“提案要旨”部分，就要用邏輯樹來梳理得出該主張的依據(jù)及依據(jù)是否妥當(dāng)，這些內(nèi)容在資料中是否不可或缺。

順便一提，在【圖1-2-B】中提案內(nèi)容部分也是用這種這一方法制作的。

商務(wù)文本制作者無法說明的部分，讀者也無法理解，在思考商務(wù)文本結(jié)構(gòu)的時(shí)候要充分理解這一點(diǎn)。

圖1-2-C　用邏輯樹梳理支撐主張的依據(jù)是否妥當(dāng)

主張基于依據(jù)，依據(jù)由妥當(dāng)性來支撐。

速成法7　異議要在最后提出

一開始就提出異議會(huì)激怒對(duì)方

我們已經(jīng)了解到如何整理商務(wù)文本的結(jié)構(gòu)—利用PREP法（主張、理由、實(shí)例、總結(jié)），但是在表達(dá)不同的想法時(shí)，需要更加小心。

對(duì)方在看資料的時(shí)候，一開始就看到與自己意見不同的主張，不會(huì)覺得“原來還有這種想法”，而是可能會(huì)認(rèn)為“居然否定我的看法！”有的人甚至?xí)^抵制這一過程直接拒絕，絲毫不給人討論的余地。

這樣的可能性也確實(shí)存在，因此我們?cè)谧铋_始的P部分（主張）中，不要明確提出自己的意見，而是要留到最后P（總結(jié)）的部分來試探對(duì)方的反應(yīng)。

比如說，在【圖1-2-B】中所提及的提案內(nèi)容部分，雖然提出了“通過分離臺(tái)賬功能和基礎(chǔ)系統(tǒng)來提高效率”這一主張，但這里假設(shè)對(duì)方一開始就堅(jiān)持認(rèn)為“分離臺(tái)賬功能和基礎(chǔ)系統(tǒng)是不可能的”。

直接用PREP提出自己的主張很可能招致對(duì)方的不滿，因此可以在表示贊同對(duì)方意見的同時(shí)，暗示其他的做法也有可取之處。

那么即便對(duì)方覺得自己的意見被否定了，但因?yàn)闆]有被直接否定，可能也會(huì)關(guān)注其他的意見。此時(shí)就可趁熱打鐵，說明其他做法的優(yōu)點(diǎn)和理由。

如果你提出的意見有充分的理由，對(duì)方依靠理性的判斷而改變想法的可能性就會(huì)大大提高。

圖1-2-D　提出異議時(shí)的PREP

想要提出不同的意見，不要在開篇就提出來

速成法8　用“2種形式×6種思路”模式展示提案

需要對(duì)方做出判斷時(shí)，要考慮兩種情況：對(duì)方希望你直接表達(dá)想法，或是對(duì)方希望你能夠提供選項(xiàng)。

兩種形式：當(dāng)事人、專家

對(duì)于不知道該如何選擇的人來說，要在主張部分提出自己推薦的方案，在理由及實(shí)例部分中提出主觀性較強(qiáng)的說明，在總結(jié)的部分獲得對(duì)方的認(rèn)可，要按照這樣的結(jié)構(gòu)來組織商務(wù)文本內(nèi)容。

在你承擔(dān)了實(shí)施具體工作的責(zé)任的情況下，作為有主觀意見的人，用這種方式整理商務(wù)文本，更容易得到周圍人的認(rèn)可。

另一方面，對(duì)于在某種程度上已經(jīng)做出了決定的人來說，只要在主張部分多提出幾個(gè)方案，在理由和實(shí)例部分列舉幾個(gè)客觀的事實(shí)并比較優(yōu)劣，最后在總結(jié)部分根據(jù)關(guān)注的重點(diǎn)分別選出評(píng)價(jià)最高的方案。要按照這樣的結(jié)構(gòu)來組織內(nèi)容。

雖說實(shí)施具體工作的責(zé)任在于讀者，但對(duì)方為了做出準(zhǔn)確的判斷會(huì)向你尋求幫助，在這種情況下，要作為能夠提出客觀看法的專家，用上述方式整理商務(wù)文本也許更容易獲得對(duì)方的信賴。

圖1-2-E　提案時(shí)當(dāng)事人和專家的差異

如【圖1-2-F】所示，我們用PREP的兩種形式分別整理同一主張。我們會(huì)看到兩種商務(wù)文本的內(nèi)容說明中存在截然不同的做法。

圖1-2-F　舉例：兩種形式下的PREP結(jié)構(gòu)

6種構(gòu)思類型

在向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的主張時(shí)，無論站在當(dāng)事人還是專家的角度看待問題，都要遵循基本方向。

所謂“基本方向”，一般稱為6種構(gòu)思類型。在PREP法中加入這些構(gòu)思方法，也能夠運(yùn)用到商務(wù)文本說明中。

按照【圖1-2-G】所示基準(zhǔn)來區(qū)別使用不同的構(gòu)思方法，能夠達(dá)到事半功倍的效果。

圖1-2-G　區(qū)別使用6種構(gòu)思類型的標(biāo)準(zhǔn)

接下來列舉說明各種構(gòu)思類型。

6種構(gòu)思類型：①循序漸進(jìn)確認(rèn)型

這是一種將普遍情況與具體事例相結(jié)合并運(yùn)用到商務(wù)文本當(dāng)中，從而預(yù)測(cè)結(jié)果的方法。一般來說就是眾所周知的“三段論”。下面這個(gè)例子就是按照這種方法構(gòu)思的。

① R：本公司的系統(tǒng)會(huì)將銷售的一部分工作轉(zhuǎn)為由機(jī)器自動(dòng)處理。

② E：因?yàn)閄公司的銷售人員經(jīng)常加班，希望減少人工操作。

③ P：因此，X公司的銷售人員會(huì)更容易接受本公司的系統(tǒng)。

和PREP組合使用時(shí)，將“預(yù)測(cè)到的結(jié)論”放在主張（③）的地方，用“具體事例”來充當(dāng)理由（①），把“普遍情況”用作舉例，這樣可以做出更加合理的說明。

通過列舉多個(gè)具體事例能夠增強(qiáng)說服力，用沒有邏輯錯(cuò)誤的普遍情況加強(qiáng)對(duì)方的理解，“循序漸進(jìn)確認(rèn)型”就是這樣的一種方法。

圖1-2-H “循序漸進(jìn)確認(rèn)型”的構(gòu)思方法

這種類型的構(gòu)思方法雖然簡單，但是如果對(duì)方無法認(rèn)同主干部分的內(nèi)容，就會(huì)得到對(duì)方消極的回應(yīng)。

比如說下面這個(gè)例子。

① R：本公司的系統(tǒng)會(huì)將銷售人員的一部分工作轉(zhuǎn)為由機(jī)器自動(dòng)處理。

② E：X公司的銷售人員不善于處理、適應(yīng)新工作。

③ P：因此這個(gè)系統(tǒng)很容易被銷售人員接受。

這個(gè)邏輯是錯(cuò)誤的。因?yàn)椴⒉皇荴公司所有的銷售人員都存在②中的問題，如果作為普遍存在的情況舉出的例子說服力不強(qiáng)，就很難讓對(duì)方接受你的主張。

因此在使用這一類型的構(gòu)思方法組建邏輯結(jié)構(gòu)的時(shí)候要注意這個(gè)問題。

圖1-2-I　“循序漸進(jìn)確認(rèn)型”的注意事項(xiàng)

6種構(gòu)思類型：②列舉事實(shí)論據(jù)型

這種構(gòu)思方法是收集所有證據(jù)來預(yù)測(cè)結(jié)論。下面這個(gè)例子就是按照這種方法構(gòu)思的。

① R&E：O公司引進(jìn)了本公司的系統(tǒng)之后，業(yè)務(wù)得到了很大改善。

② R&E：P公司也引進(jìn)該系統(tǒng)后，也取得了一定的效果。

③ R&E：Q公司在前幾日決定引進(jìn)本公司的系統(tǒng)。

④ P：因此相信X公司引進(jìn)本公司系統(tǒng)之后可以獲得很顯著的成果。

在與PREP相結(jié)合時(shí)，將“預(yù)測(cè)到的結(jié)論”放在主張（④）的地方，用“個(gè)別事實(shí)”來充當(dāng)（①②③）理由，同時(shí)列舉事例和理由，可以成為更加合理的說明。

如果一開始就陳述結(jié)論，隨著腦中浮現(xiàn)出商務(wù)文本的結(jié)構(gòu)，就更加容易說明。無論是講解的人還是聽的人，都要注意商務(wù)文本的整體構(gòu)成然后再討論，這樣會(huì)更容易地表達(dá)自己的想法。

圖1-2-J　“列舉事實(shí)論據(jù)型”的構(gòu)思方法

這種類型由多個(gè)事例支持，所以結(jié)論的說服性更強(qiáng)，但是如果在具體事例中包含推測(cè)和主觀判斷，就容易被人指出錯(cuò)誤。

比如下面這個(gè)例子。

① R&E：零售業(yè)的O公司引進(jìn)了本公司的系統(tǒng)之后，處理業(yè)務(wù)的效率有了很大改善

② R&E：同樣是零售業(yè)的P公司也引進(jìn)了本公司的系統(tǒng)，取得了一定成果

③ R&E：零售業(yè)的Q公司在前幾天決定引進(jìn)本公司的系統(tǒng)

④ P：因此相信制造業(yè)的X公司引進(jìn)本公司系統(tǒng)之后也可以得到很顯著的成果。

這種邏輯不一定就成立了。這是因?yàn)樵诹闶蹣I(yè)的公司活用的系統(tǒng)，極有可能對(duì)制造業(yè)來說毫無作用。

但是，如果能夠說明所列舉的事實(shí)不是普遍存在的情況，這個(gè)邏輯還有可能成立。在上面的例子當(dāng)中，若說明“該系統(tǒng)各行各業(yè)均可使用”，那么對(duì)方有可能會(huì)贊同這個(gè)結(jié)論。

因此，能夠說明對(duì)方指出的問題屬于特殊情況的話，即使不改變結(jié)論，也能得到對(duì)方的贊同。

圖1-2-K “列舉事實(shí)論據(jù)型”的注意事項(xiàng)

6種構(gòu)思類型：③靈光一閃創(chuàng)意型

關(guān)注內(nèi)容和性質(zhì)上相似之處的類推，以及關(guān)注外在特征相似之處的類比，通過這樣的方法來分析，就是“靈光一閃創(chuàng)意型”的構(gòu)思方法。下面這個(gè)例子就是按照這種方法構(gòu)思的。

① E：引進(jìn)了本公司系統(tǒng)的零售業(yè)公司在銷售業(yè)務(wù)上都得到了改善。

② P：X公司所在的制造業(yè)和零售業(yè)在銷售事務(wù)辦理流程上存在相似之處。

③ R：因此通過引進(jìn)本公司的系統(tǒng)X公司的銷售業(yè)務(wù)也能夠得到改善。

在與PREP相結(jié)合時(shí)，將“推測(cè)”放在主張（③）的地方，用“相同點(diǎn)”來當(dāng)作理由（②），把“比較對(duì)象”當(dāng)作事例（①）舉出，這樣說明會(huì)更加合理。

找出已知事物的特征，以此來推測(cè)相似但不了解的事物的性質(zhì)，這樣的過程叫作“類推”。此外，比較外在特征的過程叫作“類比”。

在實(shí)際應(yīng)用時(shí)并不刻意區(qū)分這兩者，而是共同使用的就是“靈光一閃創(chuàng)意型”。

圖1-2-L “靈光一閃創(chuàng)意型”的構(gòu)思方法

這種構(gòu)思類型可以靈活運(yùn)用其他領(lǐng)域的知識(shí)，但是如果弄錯(cuò)比較的要素，就容易導(dǎo)致推測(cè)與正確結(jié)論相去甚遠(yuǎn)。

比如說下面這個(gè)例子。

① E：引進(jìn)了本公司系統(tǒng)的食品零售業(yè)公司在銷售業(yè)務(wù)上都得到了改善。

② P：X公司所在的制造業(yè)和零售業(yè)在銷售業(yè)務(wù)流程上存在相似之處。

③ R：因此通過引進(jìn)本公司的系統(tǒng)，銷售建設(shè)器械的X公司的銷售業(yè)務(wù)也能夠得到改善。

制造業(yè)和零售業(yè)兩者都從事銷售物品的工作，共同點(diǎn)有很多。但是，X公司所經(jīng)營的建設(shè)機(jī)械，需要管理每一件器械，并且一臺(tái)機(jī)器就價(jià)值數(shù)百萬日元以上，而食品零售業(yè)所經(jīng)營的商品是能夠分類并批量管理的物品，根據(jù)負(fù)責(zé)管理的部門不同，有些商品的價(jià)錢不過幾十日元以上。如果說X公司也是管理螺絲、廉價(jià)器械零件的話，這個(gè)主張是可行的，但是截然不同的管理方法不能混為一談。

因此，就要從多個(gè)角度來看待特征，考慮是否與目的吻合，對(duì)于不同點(diǎn)多于共同點(diǎn)的對(duì)象事物要謹(jǐn)慎地推測(cè)結(jié)論。

圖1-2-M “靈光一閃創(chuàng)意型”的注意事項(xiàng)

6種構(gòu)思類型：④不斷試錯(cuò)型

首先提出一個(gè)假設(shè)，并在此基礎(chǔ)上論證，如果中途遇到問題，立刻提出新的假設(shè)，不斷嘗試并修正錯(cuò)誤，最終得到正確答案的構(gòu)思方法就是“不斷試錯(cuò)型”。下面這個(gè)例子就是這種構(gòu)思類型。

① R&E：因?yàn)镺公司是分類批量管理，所以在引進(jìn)本公司的系統(tǒng)后銷售業(yè)務(wù)得到改善。

② 一次P：也有公司采取管理單個(gè)商品的做法。在引進(jìn)本公司的系統(tǒng)后，銷售業(yè)務(wù)有了顯著改善。

③ 新R&E：正在準(zhǔn)備引進(jìn)本公司系統(tǒng)的Q公司就是管理單個(gè)商品的方式。

④ 二次P：即使是管理單個(gè)商品的方法，使用本公司的系統(tǒng)也能夠改善銷售業(yè)務(wù)。

在與PREP一起使用時(shí)，“一次假設(shè)”相當(dāng)于第一個(gè)主張（②），“具體事例”即為理由和事例（①）。這樣說明會(huì)變得更加合理。

并且，作為“假設(shè)的結(jié)果”而在最初就被提出的主張（②）也有可能是錯(cuò)誤的，為了防止這種情況發(fā)生，就把理由（③）的“二次假設(shè)”作為一個(gè)新的主張（④）提出，將下一步要實(shí)施的事項(xiàng)寫在商務(wù)文本中。

不要害怕會(huì)選擇失誤，通過總結(jié)錯(cuò)誤，做出正確的判斷，這樣的商務(wù)文本才更容易獲得對(duì)方的認(rèn)可。

圖1-2-N “不斷試錯(cuò)型”的構(gòu)思方法

該構(gòu)思類型很有彈性，但是如果不是對(duì)商務(wù)文本的主題非常熟悉的人，在整合內(nèi)容的過程中，很可能會(huì)偏離目的。

比如下面這個(gè)例子。

① R&E：因?yàn)镺公司使用分類批量管理方法，所以引進(jìn)本公司的系統(tǒng)后銷售業(yè)務(wù)得到了改善。

② 一次P：也有公司采取管理單個(gè)商品的方法在引進(jìn)本公司的系統(tǒng)后，銷售業(yè)務(wù)取得了顯著改善。

③ 新R&E：正在準(zhǔn)備引進(jìn)本公司系統(tǒng)的Q公司就是采取管理單個(gè)商品的方法。

④ 二次P：即使是管理單個(gè)商品這種管理方式，使用本公司的系統(tǒng)也能夠改善銷售業(yè)務(wù)。

（后續(xù)多次重復(fù)假設(shè)驗(yàn)證的過程）

⑤ 最終P：因?yàn)閄公司的銷售業(yè)務(wù)的情況比較特殊，所以使用系統(tǒng)后的效果不太樂觀。

這雖然是必然會(huì)得到的結(jié)論，但是如果從一開始就有熟知X公司銷售業(yè)務(wù)的人參與討論，在最后可能就不會(huì)出現(xiàn)“收效甚微”這樣的結(jié)論了。

在一開始討論內(nèi)容的時(shí)候就要多聽取行家的意見，依靠他們豐富的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，可以避免多余的假設(shè)驗(yàn)證過程，從而提高討論決策的效率。

圖1-2-O “不斷試錯(cuò)型”的注意事項(xiàng)

6種構(gòu)思類型：⑤1+1=3型

之所以稱之為“1+1=3型”，是因?yàn)檫@種方法需要深入挖掘問題所處的情況和前提并做出分析，然后通過讓各種方案不斷碰撞，從而得出新的可行方案。下面的例子就是運(yùn)用了這一構(gòu)思方法。

① E：對(duì)于X公司特殊的銷售業(yè)務(wù)情況，應(yīng)區(qū)別對(duì)待，即需要單獨(dú)開發(fā)。

② E：“單獨(dú)開發(fā)”的方案費(fèi)用很高，不采用這個(gè)方案也能夠取得效果。

③ R：雖然X公司的業(yè)務(wù)需要很重要，但是“投入—產(chǎn)出”是否平衡也很重要。

④ P：建議使用較低價(jià)位的簡易工具來代替需要單獨(dú)開發(fā)的部分。

在與PREP一起使用時(shí)，主張（④）即為“折中方案”，“確認(rèn)方案是否妥當(dāng)”為理由（②），原始方案和替代方案分別作為事例（①②）使用，這樣的說明會(huì)更加合理。

通過確定各方案的本質(zhì)內(nèi)容，就能夠得出雙方一致同意的“折中方案”。

圖1-2-P “1+1=3型”的構(gòu)思方法

這種構(gòu)思類型注重協(xié)調(diào)性，但是想要相關(guān)人員的意見達(dá)到完全一致。這時(shí)就會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間，就像下面這個(gè)例子。

① P：對(duì)于X公司特殊的銷售業(yè)務(wù)情況，應(yīng)特殊對(duì)待，即需要單獨(dú)開發(fā)。

② E：“單獨(dú)開發(fā)”的方案費(fèi)用很高，不采用這個(gè)方案也能夠取得效果。

③ E：提出其他已完成的適合X公司的銷售業(yè)務(wù)的系統(tǒng)。（列舉出更多的建議）

④ R：舉出各個(gè)建議的優(yōu)點(diǎn)及可能達(dá)成意見統(tǒng)一的地方。（讓提出方案的所有人員磨合意見）

⑤ P：因?yàn)闊o法統(tǒng)一意見，本次無法得出最終方案。

在很多時(shí)候，幾經(jīng)周折也無法達(dá)到全員一致通過。

但是在爭論的環(huán)境中，有時(shí)不得不決定一個(gè)最終的方案，所以存在異議也在所難免，因此只要意見大致統(tǒng)一，忽略一些不同意見也可以。

圖1-2-Q “1+1=3型”的注意事項(xiàng)

6種構(gòu)思類型：⑥引導(dǎo)新思路型

找出當(dāng)前的方案中存在的問題、缺點(diǎn)和矛盾之處并加以否定，用“排除法”排除不妥的方案，從而突顯出其他方案的妥當(dāng)性，通過這樣的方法得出結(jié)論就是“引導(dǎo)新思路型”的構(gòu)思方法。比如說下面這個(gè)例子，就運(yùn)用了這個(gè)方法。

① R&E：建議使用較低價(jià)位的簡易軟件來代替需要單獨(dú)開發(fā)的部分。

② R&E：提出其他已完成的適合X公司銷售業(yè)務(wù)的系統(tǒng)。

③ 第一次P：假設(shè)②可行，以此為前提實(shí)施方案。

④ 新R&E：就算采用②方案也不能避免，最終還是需要單獨(dú)開發(fā)。

⑤ 新P：那就向X公司提交一開始討論的①方案。

在和PREP一起使用的過程中，“假設(shè)”是最初的主張（③），原始方案和替代方案分別作為該主張的理由和事例（①②），會(huì)讓說明更加合理。然后，隨著工作進(jìn)一步推進(jìn)而發(fā)現(xiàn)的“矛盾”，就會(huì)成為新的理由和事例（④），將“結(jié)論”作為新的主張（⑤）提出來。這樣就構(gòu)成了一份說服力較高的商務(wù)文本。

如果提出替代方案的人能認(rèn)同確實(shí)存在不妥，那么就能欣然接受最開始自己提出的方案了吧。

圖1-2-R “引導(dǎo)新思路型”的構(gòu)思方法

這種類型能使對(duì)方主動(dòng)撤回自己提出的方案，但是就算是對(duì)方認(rèn)為自己的方案存在不妥，也并不一定表示對(duì)方接受了我們的方案。

比如下面這一例子。

① R&E：建議使用價(jià)位較低的簡易工具來代替需要單獨(dú)開發(fā)的部分。

② R&E：提出其他已完成的適合X公司銷售業(yè)務(wù)的系統(tǒng)。

③ 一次P：假設(shè)②方案可行，以此為前提實(shí)施方案。

④ 新R&E：就算采用②方案也不能避免，最終還是需要單獨(dú)開發(fā)。

⑤ 新P：放棄②方案，也有其他的方案可以討論。（偏向原始方案的引導(dǎo)失敗了，要采取其他方案）

如果可以替換的方案有很多時(shí)，并不能保證自己的方案會(huì)被采用，如果還剩下很多其他替代方案，推薦再一次使用這種方法引導(dǎo)或者提出原方案和其余的替代方案的折中方案。

圖1-2-S “引導(dǎo)新思路型”的注意事項(xiàng)

6種構(gòu)思類型：總結(jié)

以上所述6種構(gòu)思類型實(shí)際上是基于邏輯思考、橫向思考、批判性思考的構(gòu)思方法。

“邏輯思考”也被稱為“垂直思考”，是通過從邏輯上分解關(guān)鍵要素來整理思路的方法；“橫向思考”就是“水平思考”，是從內(nèi)部和外部兩個(gè)方面做比較來整理思考的方法；“批判性思考”被稱為“探究思考”，是一種深入探究本質(zhì)來整理思路的方法。

以這些思維方式為基礎(chǔ)的各種構(gòu)思方法在本書中不再做進(jìn)一步的講解。但是想要能使對(duì)方更好地理解，請(qǐng)參照【圖1-2-T】的內(nèi)容，掌握理論知識(shí)，這樣在實(shí)際行動(dòng)中也很有效果。

圖1-2-T 6種構(gòu)思類型（構(gòu)思方法）的定義

※如欲詳知有關(guān)3種思考方法和6種構(gòu)思方法，請(qǐng)參照《活用商務(wù)思考方法手冊(cè)》（即將由后浪推出）［通過否定當(dāng)前方案不合理的地方來排除該方案，進(jìn)而突顯其他方案的合理性?！g者注］

速成法9　書面整理框架

首先整理目錄構(gòu)成

制作框架從落實(shí)到筆頭開始，這樣能夠使思維更加靈活，從而更加順暢地整理自己的想法。這里不建議使用PowerPoint、Word、Excel整理框架。

首先準(zhǔn)備多張A4大小的紙（筆記、方格紙、復(fù)印紙等），然后把目錄寫在在一張紙上。

像【圖1-2-U】，在一個(gè)目錄標(biāo)題下，PowerPoint、Word、Excel分別用幻燈片、段落、工作表為單位來組織框架。一個(gè)標(biāo)題用一張紙，寫出要這一頁的內(nèi)容。通過指示者的評(píng)價(jià)，指示者和制作者對(duì)于內(nèi)容就能大致達(dá)成意見統(tǒng)一。

如果需要修改的地方少，就進(jìn)入制作草稿的階段，否則要重新修改框架，再次征求指示者的意見。

圖1-2-U 書面整理框架的方法

在【圖1-2-V】中，列出了一些有代表性的目錄結(jié)構(gòu)的模板。不知如何制作目錄時(shí)可以此為基礎(chǔ)添加或刪減一些內(nèi)容，調(diào)整各項(xiàng)目順序。

圖1-2-V 目錄構(gòu)成的典型模板

PowerPoint幻燈片的內(nèi)容構(gòu)成

PowerPoint和其他的資料形式不同，要求每張幻燈片傳達(dá)一個(gè)一定程度上確切的結(jié)論。

因?yàn)镻owerPoint資料大多時(shí)候使用投影儀放映，用投影畫面進(jìn)行解說，一般一次只能放映一張幻燈片，如果想要使用兩張以上的幻燈片來說明問題，就要多次切換投影畫面，無法慢慢地考慮結(jié)論。

因此，即使用投影儀放映的可能性很小，也要牢記下面的規(guī)則。

來看一下【圖1-2-V】“目錄模板”中的報(bào)告書的目錄構(gòu)成。

在工作流程這一標(biāo)題下，舉出了“報(bào)告背景/目的”“報(bào)告對(duì)象范圍”“工作日程安排”3個(gè)事項(xiàng)。雖然可以把這些內(nèi)容都放在一張幻燈片中說明，但即便如此，也最好把它們放在不同的幻燈片中。

如果把很多事項(xiàng)放在一張幻燈片中，有時(shí)會(huì)有對(duì)于不同的事項(xiàng)發(fā)表各自意見的情況發(fā)生，這樣一來討論會(huì)變得復(fù)雜。

比如，假設(shè)我們要在同一張幻燈片中說明“報(bào)告背景/目的”“報(bào)告對(duì)象范圍”“工作日程進(jìn)度”這3個(gè)內(nèi)容時(shí)，有人針對(duì)工作日程進(jìn)度提出了異議。需要根據(jù)該意見修改工作日程，然后重新討論。這時(shí)就會(huì)又有“順便修改”的意見強(qiáng)加進(jìn)來，比如“希望順便能改一下有關(guān)報(bào)告對(duì)象范圍的內(nèi)容”。

如果能把每項(xiàng)內(nèi)容分別放到不同的幻燈片，就能夠分別討論各個(gè)話題，如此一來就可以有效避免出現(xiàn)上述問題。就可以在講解完“報(bào)告背景/目的”后補(bǔ)充一句“對(duì)于這部分內(nèi)容還有疑問嗎？”像這樣在每次講解后都詢問對(duì)方意見，能夠盡量縮小和對(duì)方討論的范圍。

因此，制作PowerPoint的框架內(nèi)容的基本出發(fā)點(diǎn)是一張幻燈片討論一個(gè)話題，如【圖1-2-W】所示。

如果是宏觀的話題，比如“徹底改革銷售業(yè)務(wù)”，就不得不使用大量的幻燈片來說明，但即便如此，也要在第一張幻燈片中列舉“改革要點(diǎn)”并說明主旨，然后從第二張開始詳細(xì)解說各個(gè)要點(diǎn)，使用這樣的框架會(huì)有更好的效果。

圖1-2-W PowerPoint：一張幻燈片傳遞一個(gè)信息

Ⅰ-2總結(jié)

速成法5　這用PREP列舉論點(diǎn)

按照目錄編排的內(nèi)容，分別列舉出相應(yīng)的論點(diǎn)。這時(shí)，用PREP（主張→理由→事例→總結(jié)）來組成目錄，能夠很快地消除對(duì)方的不滿情緒（因內(nèi)容混亂而引起的抱怨）。

速成法6　列舉出合理性的理由

為了不引起沖突，盡可能事先準(zhǔn)備好可以回應(yīng)對(duì)方的主張和理由。

速成法7　異議要在最后提出

當(dāng)與對(duì)方的意見出現(xiàn)很大分歧的時(shí)候，要說明情況后表達(dá)自己的意見，力求讓對(duì)方接受自己的主張。

速成法8　用“2種形式×6種思路”模式展示提案

如果對(duì)方有明確具體的方案，此時(shí)我們要站在“能夠提出客觀看法的專家立場(chǎng)”提出建議；反之則要站在“強(qiáng)調(diào)主觀想法的當(dāng)事人立場(chǎng)”提出自己的方案。具體的說明方法從6種構(gòu)思類型中選取合適的方法并加以運(yùn)用。

①循序漸進(jìn)確認(rèn)型（演繹法：邏輯思考）

②列舉事實(shí)論據(jù)型（歸納法：同上）

③靈光一閃創(chuàng)意型（類推思考：橫向思考）

④不斷試錯(cuò)型（假說思考：同上）

⑤1+1=3型（辯證法：批判性思考）

⑥引導(dǎo)新思路型（間接證明法：同上）

速成法9　書面整理框架

框架構(gòu)成從寫在紙上開始，而非電腦。通過邊在紙上寫邊整理想法，能夠讓思維更活躍，從而構(gòu)思出更好的結(jié)構(gòu)。