第1節　確定目標，選擇商務文本的展示形式

學習目標：速成法1—4

借鑒失敗案例

當被問到在制作商務文本的過程中首先要做什么時，很多人會回答“思考內容”。當然這種想法并沒有錯，但是如果進一步詢問具體做法步驟，他們會回答“打開PowerPoint，開始制作目錄”或者“打開Excel，開始制作表格”，等等。像這樣列舉出具體利用軟件制作商務文本的操作步驟的人并不在少數。但事實上，他們犯了一個大錯。

讓我們來一起看一個失敗的案例。

課長指示S制作針對X公司的開發營業系統的提案書，準備一下公司內部討論用的資料。

因為已經從課長那里得到了制作商務文本所需的全部素材，于是S立刻打開平時經常使用的PowerPoint，準備開始制作提案書的草稿。首先插入圖形等制作提案概要，接下來就著手制作提案書。

過了幾個小時以后，課長詢問S提案書的制作情況。

S說：“概要已經做好了，現在馬上就要用PowerPoint做完開發系統進程的幻燈片了。”報告完情況后，課長臉上稍顯不悅，有些為難地說：“因為日程表會修改很多次，所以希望你能用Excel重新制作日程表”。

更讓S無法招架的是，課長又接著補充道：“剛剛和部長溝通了一下，這次因為X公司希望看到Word形式的提案書，所以希望你把已經做好的提案概要也做成Word文檔”。

S苦惱道：“重新做，之前的工作都白費了”。

在這個案例中，S用幾個小時就能夠重新制作提案書，但是如果課長是第二天對S說這些話，不知道會浪費多少工作時間。

這次失誤可以把原因歸結于課長沒有充分地了解客戶公司的需求。但是，要是把責任推脫給外界因素，那么是否能夠成功做出提案書，就完全取決于他人，尤其是像這樣今后很有可能再次發生的失誤。如果可以憑借個人的努力做好提案書，就應該憑一己之力完成制作。

這樣想的話，S敗的原因可以說是一開始就馬上著手制作提案書內容。S之所以那樣做，可能是因為下面的這種想法。

? 因為經常使用PowerPoint制作提案書，這次也沒有多加考慮，就像之前一樣用PowerPoint開始制作。

? 既然課長讓我制作用于內部討論的資料，那就做一份看起來比較美觀的資料。

在S的想法中，正如【圖1-1-A】所示，犯了兩個錯誤。第一個是“理所當然地認為應該用經常使用的軟件”，第二個是“S制作的提案書超出了課長要求的質量”。

圖1-1-A　“想當然”導致的商務文本制作失敗

依靠自己的主觀判斷開始制作商務文本，結果需要重新創作。

失敗一：因主觀判斷導致重做

像S這樣，只是憑借自己的主觀判斷，沒有按照指示者所期望的形式制作商務文本的情況，在開始著手制作商務文本階段頻繁發生。

為了避免這樣的意外，在接受制作商務文本的指示時，就有必要向對方事先確認該使用何種軟件制作。

在外資企業中有“no guess”這樣一個詞，意思就是自己不能隨意猜測沒有向對方確認的事情。如果由于自己隨意猜測，使得結果與對方所希望看到的結果背道而馳，就只能重新制作。

失敗二：“多余修飾”是無用功

很多時候出于“想把事情做得更好”的心理，結果卻適得其反，這只是做了無用功，屬于“品質過剩”。這種現象有些是因為自己的主觀猜測而導致的，但比起這個原因，更多時候是因為制作者出于自我滿足的心理而對商務文本進行過分的修飾。

S雖然知道內部討論的資料需要準備到什么程度，但是因為懷著“反正都要做，就做得美觀一點”的想法，添加了本不需要的效果，造成時間的浪費。

“過分修飾”經常是基于“質量越高越好”的一種想法，但是過高的質量在很多時候就成了一種浪費。如果將在提高質量上所投入的精力用在其他地方，就可以完成更多的事情。

令人眼前一亮的商務文本固然會得到高度評價，但是在商務場合，除非是面向公司高層的演講，否則過多的修飾對于內容基本上是不會帶來任何好處的。

速成法1　明確Who、What、Why

事先決定希望對方采取怎樣的行動

在制作商務文本時，首先該做的事情就是決定Who、What、Why，如【圖1-1-B】所示。通過明確這三個要素，在制作商務文本的過程中就能夠有效避免“主觀判斷”和“過分修飾”。

Who就是指商務文本的“讀者”。比如說，在引進用于提高工作效率的信息技術系統時，判斷是否要進行投資的人想要知道該系統的費用及使用效果等信息，而實際操作的人則更關注該系統的使用方法，以及工作負擔的減輕程度和提高效率的程度。因此，明確商務文本的讀者，這一點是很有必要的。

What指的是商務文本使用的“目的”。提交這份商務文本的目的是單純的信息共享，還是想讓對方做出決定？目的不同，商務文本的制作方法也有所不同。

如果是信息共享，要在商務文本的正文前寫上報告提要，只要閱讀提要就能夠大致把握這份商務文本的主要內容，這種結構比較好。在展示銷售額的報告中，如果希望對方“以店鋪為單位而不是以地區為單位”掌握信息，就要使用Excel制作一份明細表。

另一方面，如果是想要征求對方的意見和決定，為讓對方能夠更加深入地了解問題，有時候可以把結論放在資料的最后，這樣的結構也很常見。

就像這樣，首先決定通過這份商務文本希望對方采取的行動，那么也就自然而然地決定了商務文本的形式和內容結構。

Why是指對于讀者來說，商務文本的內容是否具有針對性。制作商務文本時，應該以最具決定性的人物為讀者來說明內容。

比如說，我們要制作一份以引進營業支持系統為目的企劃書。為了使關鍵人物—銷售部長對此產生興趣，在制作商務文本時就要重點強調該系統的優點等。但是，如果沒有信息系統部長對其保養維護的容易程度做出評價的話，就無法決定是否要投資。這種情況下，就要同時考慮銷售部長和信息系統部長兩個人的想法。

因此在制作商務文本的過程中，在確定有新的關鍵人物存在的情況下，就有必要在Who中考慮該人物，并對商務文本的內容加以補充改正。

圖1-1-B　Who+What+Why 決定商務文本的方向性

目標：針對閱讀商務文本的關鍵人物，優化內容構成。

速成法2　通過分析，有效傳遞信息

事先了解對方的期待

速成法1教大家分析讀者的特征，思考傳達商務文本內容最具效果的方法。為達到這個目的，必須事先把握對方希望從這份資料中得到什么信息。

比如說，如果對方重視工作現場的意見，就要從負責人那里收集意見，以此為基礎展示結論；如果對方重視數據等證據，就需要附加能夠佐證結論的數據。

另外，還要了解對方對商務文本能理解到何種程度。如果是對方已經知道的內容，那么再怎么用心準備這部分的內容，也只會被草草帶過，并沒有任何作用。

在不必要的地方做過多解釋的資料，常常會引起讀者的不滿，“盡做無用功，真是浪費”，或者“這種程度的東西我很了解，這里還要刻意解釋，是看不起我嗎？”

同樣地，如果讀者并沒有對資料內容有詳細的了解，那只靠一次說明也難以使其徹底理解。

因此，如【圖1-1-C】所示，在梳理好Who、What和Why以后，有必要站在讀者的立場上，思考讀者對商務文本的期待內容和理解程度，然后考慮能夠說服讀者的展示方式。

如果能夠直接詢問對方那最好不過，但如果不能，就和制作商務文本的指示者商量后再確定商務文本的內容。

這樣一來，就可以將會議分為事前說明和全體討論兩部分，或者僅提交資料。

首先分析閱讀者對商務文本的期望，然后按部就班地說明，這樣的做法比起先完成資料再做調整修改，能夠更有效地達到目的。

圖1-1-C　考慮讀者能夠理解的信息表現方式

確認閱讀者對商務文本的期待和理解程度后，考慮商務文本的展示形式。

速成法3　根據目的選擇商務文本的展示形式

使對方理解的商務文本展示形式

考慮過讀者容易理解的信息表現形式后，就是選擇商務文本展示形式的階段。如【圖1-1-D】所示，我們按照流程圖的順序，逐步決定該使用何種形式。如公司有規定的形式，那么最好使用規定的形式。因為制作商務文本的最終目的并不是“美觀”，而是“說服對方”，因此選擇讀者熟悉的形式是最有效的做法。

圖1-1-D　選擇商務文本展示形式的順序流程圖

如果沒有指定展示形式的商務文本就可以進入第2階段。如果要使用該商務文本做公開演講，就用專門用于演講的PowerPoint制作商務文本。如果只向少數人傳達信息，就選擇使用Excel或者Word。

如果其中有較多項目統計和數值計算的內容，就用表格計算軟件Excel來制作商務文本。除此之外的商務文本，推薦使用Word制作。

使用Excel制作商務文本的注意事項

如果你平時都在用PowerPoint制作商務文本，那么用PowerPoint制作可能會比用Word更快，也能在資料需要更新時迅速修改。但對于平時經常使用PowerPoint的人來說，不使用Word也是沒有問題的。

但是，需要使用PowerPoint和Word制作商務文本時要避免使用Excel。

因為Excel能夠自由改變單元格的大小，可以制作任何形式的報告書。把工作表上所有的單元格調整為小的正方形，做成“Excel方格紙”，再根據需要合并單元格，使之成為輸入欄。但是這樣的商務文本在更新時，很容易導致排版錯亂，就額外增加了修復的成本。

也許有人會想“如果是只用一次的資料應該沒關系吧”，但是在制作該資料的時候，我們無法預知是否還會使用第二次。即便更新并再次使用該資料的可能性再小，也要避免使用Excel方格紙。

制作商務文本的速成法就是用最低的成本達到最好的效果。

速成法4　用“框架→草稿→定稿”制作商務文本

用“三段式”接受評價

因為隨意猜測讀者的意圖，導致與讀者的想法背道而馳，這只會讓我們在修改上耗費更多的時間和精力。為了避免做無用功，就有必要按照下面三個階段來接受評價和建議。

框架，就是將商務文本的內容按照“目錄層級+概要說明”整理的結構。該階段的評價重點是商務文本的方向性，因為只是列舉商務文本的主要內容，因此在修改時也不會花費太多時間。

草稿，就是按照框架填充內容。該階段的評價重點是閱讀這份商務文本的人是否能夠在一定程度上理解商務文本內容。圖表處于未完成的狀態也沒有關系，最后階段會完成整個商務文本。

定稿，就是修改草稿，修飾加工后成為能夠直接向第三方展示的最終版本。該階段的評價重點是文章內容和圖表的構成及顏色的使用是否易于閱讀和理解。此時根據所有意見做出修改之后，一份商務文本就完成了。

如【圖1-1-E】所示，在“框架→草稿→定稿”的流程中，每個階段一定要征求制作商務文本指示者的意見。通過“三段式”得到的評價和提出的意見，能夠最大限度地消除與指示者之間認知偏差，避免反復修改。

隨著商務文本的難度增大，指示者和實際制作者之間認知上的偏差也會隨之擴大，因此就要相應地增加評價核對的次數。

通過以下的公式來確定商務文本的難度。

將A和B分為“低等難度”“中等難度”“高等難度”。以“低等難度”為基礎每上升一個難度，就增加“框架”“草稿”“定稿”的評價次數。

圖1-1-E　從商務文本制作完成到“三段式”評價的流程圖

Ⅰ-1 總結

速成法1　明確Who、What、Why

為了使對方理解，然后采取進一步的行動，需要明確Who、What、Why。

Who：商務文本的“讀者”。

What：使用這份商務文本的“目的”。

Why：說服關鍵人物的“理由”。

速成法2　通過分析，有效傳達信息

分析把握讀者的特征，了解讀者對于商務文本的“期待”和“理解程度”，找到傳達信息最有效果的方法。

速成法3　根據目的選擇商務文本的展示形式

希望對方理解什么？期待對方做什么？選擇最容易說明這些內容的商務文本形式。

【確認1】是否已經指定了商務文本的形式嗎？

【確認2】需要口頭的說明解釋嗎？

【確認3】包含很多項目統計和數值計算的內容嗎？

速成法4　用“框架→草稿→定稿”制作商務文本

制作商務文本遵循“①框架→②草稿→③定稿”這三個階段。

①框架：把商務文本的內容按照“目錄層級+概要說明”整理的一種結構。

②草稿：根據框架填充內容。

③定稿：修改草稿，經過修飾加工后成為能夠直接向第三方展示的最終版本。