第8章 采購管理

采購工作主要為企業提供生產與管理所需的各種物料，采購管理就是對采購業務過程進行組織、實施與控制的管理過程。企業的采購工作相當重要，也非常繁雜。相當多的企業采購人員經常因采購工作中的一些瑣事而影響了采購工作的效率，對采購工作的主要控制要素（物品供應的數量、價格以及供應時間）反而只是勉強應付，幾乎沒有時間與精力去研究采購市場與開發供應商，更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鏈條。ERP的出現為采購工作注入了強大的活力，提供了管理與技術并舉的解決方案。應該說，在諸多業務部門的ERP推廣與應用中，采購部門是見效最快的部門之一。本章討論ERP的采購業務內容及實現方法，讀者可以從中揣摩采購工作的流程變化，體會效益是如何提高的。有關更深層次的業務改進，讀者可以閱讀本書的“業務流程重組”一章。

8.1 采購業務的作用

采購在企業經營管理中占據非常重要的位置。任何企業要向市場提供產品或服務都離不開原材料或消耗品的采購。對制造業來說，物料成本占整個產品成本的比重較大或非常大。例如，石油煉油企業的原材料成本占銷售額的80%；對幾乎占用最少原材料費的制藥業，其原材料成本也占了近30%。大多數制造業的原材料采購成本都占其銷售額的一半以上。由此可見采購管理在企業管理中的分量了。當然，更重要的還是企業的采購部門必須適時、適量、適質、適價地完成采購任務，為生產部門提供生產所需要的原材料（或外加工件）。

考慮到材料在產品中的費用份額，采購部門必須想方設法降低物料的采購成本，同時必須考慮物料的庫存。大量物品庫存積壓，意味著物料的庫存成本升高，資金占用增加。降低物料成本與提高采購作業的質量已成為每個企業所追求的目標。

8.2 采購業務概述

下面來分析采購業務的內容與作業程序。

1.接受物料需求或采購指示

物料需求大部分來自生產計劃產生的需求，采購部門必須按物料規格、數量、需求時間及質量要求將物料提供給生產部門。對要求外協加工的物料，由生產技術部門（或生產部門）與采購部門共同確定外加工方案，或者主要由采購部門確定外加工方案，因為采購部門對市場的加工能力、供應情況更加了解。另外，部分物料不是由生產部門（或計劃部門）提出需求，而是由庫存部門提出，因為部分物料按訂貨點控制需求。這部分物料多為固定消耗料。

2.選擇供應商

供應商處于企業供應鏈的供應端，從這種意義上說，供應商也是企業資源之一。采購部門掌握越多的供應商，企業的供應來源就越豐富。當然，多并不一定優，現代管理的思想趨向“供應商是合作伙伴”的觀點。企業在選擇供應商時一般來說要考慮3個要素：價格、質量和交貨期。傳統企業與供應商的關系是一種短期的、松散的、競爭對手的關系，這樣一來會出現價格上的波動、質量上的不穩定及供貨期的不可靠現象。

現代企業管理者意識到供應商對企業的重要影響，把建立和發展與供應商的關系作為企業整體經營戰略的重要部分，與供應商共同分析成本與質量因素，并向供應商提供技術支持。尤其是在JIT生產方式下，要求供應商在需要的時候按需要的數量提供優質產品。因此，在JIT方式下，這種合作關系會更穩定、更可靠。

ISO 9000質量管理體系要求企業對分供方（即供應商）進行評估，并向分供方提供全部的質量與技術要求，幫助分供方進行質量改善。這也體現了企業與供應商的合作關系。但企業對供應商過于依賴也會導致供應商缺乏競爭力，而且企業的風險也會增加。一般地說，企業在每種物料的供應方面至少保持兩家供應商較為合適。當然，企業要根據自身的特點與市場的環境制訂合適的策略。

3.下達訂單

根據物料需求計劃制訂采購計劃，并根據采購計劃選擇供應商和下達采購訂單。這要求采購人員必須將材料的質量要求、數量要求及交貨時間要求準確無誤地下達給供應商。因此，采購人員除了應具有采購專業知識，還要熟悉企業的材料技術要求與制造工藝知識。當然，企業的質量管理人員、技術人員、生產人員及計劃人員都要對采購工作給予充分的支持。

4.跟蹤訂單

采購員發出采購訂單后，為了保證訂單按期、按質及按量交貨，要對采購訂單進行跟蹤檢查，控制采購進度。

5.驗收貨物

采購部門要協助庫存與檢驗部門對供應商來料進行驗收，按需收貨，不能延期也不能提前，平衡庫存物流。

8.3 采購子系統的運作與帶來的效益

8.3.1 采購子系統的運作

上節對采購業務的內容做了分析，本節繼續對采購業務在ERP系統中的實現加以詳細描述。注意對照圖8.1與圖8.2。現對采購子系統的運作流程進行分析。

1.建立供應商資源

首先建立供應商檔案，同時對供應商加以首選、次選等分類，并建立供應商的供應物品明細（品種、價格、供應期、運輸方式等），資料最終必須進行確認才有效。系統在執行采購訂單的下達時，要讀取相應的供應商資料。供應商資料是采購子系統的基本資料，并且要初始化供應商的有關賬務資料。初始化完成之后才能處理采購業務。

2.生成采購計劃

根據物料需求計劃及庫存子系統生成的物料需求（或根據訂貨點控制、訂貨周期控制等生成的請購計劃）來生成采購計劃（或采購建議訂單），并綜合考慮物料的訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式以及計劃外的物料申請，進行系統自動物料合并，也可以人工干預和修改。另外，有些原材料的采購提前期很長（有的進口件要半年以上的采購周期），因此有可能超過主生產計劃制訂周期。這類采購應經過銷售、財務與計劃等部門的綜合討論與評估來確定所需的數量和時間以制訂材料的中期或長期采購計劃。

3.詢價及洽談

該過程是落實采購訂單的采購供應商。采購業務人員廣泛利用市場的采購供應資源，進行價格咨詢并商談有關交貨數量、交貨期、質量要求與技術要求，落實每種物料的供應商。對新開發的供應商資源還要進行供應商的認證，其經過相應的評審并合格后才能成為許可采購的供應商。

4.生成用款計劃

生成采購計劃后，系統自動生成用款計劃，并根據詢價結果進行維護。財務部門對用款計劃進行確認，之后反饋意見給采購部門。

5.下達訂單

根據訂貨批量、采購提前期、庫存量、運輸方式、用款計劃以及計劃外的物料申請進行物料合并，生成采購訂單并經過確認后即可進行訂單輸出，最后下達給供應商，也可以在網上發布訂單。對臨時追加的采購任務，可以通過與供應商協商直接下達采購訂單。

6.跟催訂單

采購業務人員對下達的采購訂單按計劃進行跟蹤，系統可以設置跟蹤的周期，形成訂單跟催計劃。在跟催過程中，要了解供應商的生產進度及質量情況，并及時對供應商給予支持。

7.來料驗收

采購業務員對來料按訂單與發票進行驗收，并錄入收貨單與發票。也可以根據系統集成的特點與企業的實際流程，直接由來料檢驗人員（或物料管理員）對來料按訂單驗收，并對不按計劃交貨（拖期、提前）的供應商進行管理控制。至于什么樣的流程是最合適的，可參考本書的“業務流程重組”一章。

8.結賬與費用核算

結賬付款工作應由采購部門配合財務部門來完成，并根據物料的采購結算單據和對采購各種費用的分攤，計算出物料的采購成本。

9.采購訂單結清

在按采購訂單交貨、收貨、入庫、付款和考核后，要及時結清采購訂單。有些系統有自動結清功能，并可以設置交貨、收貨、入庫、付款、考核等結清方式。一般系統按付款結清的方式處理。也可以進行強制結清。

10.系統基礎數據維護

采購子系統的基本數據有采購員資料、供應商資料、采購提前期以及業務流程設置。對這些數據應及時加以維護。

8.3.2 采購子系統運作帶來的效益

采購子系統的實施可以給企業采購部門的管理工作帶來顯著的變化，主要表現在以下幾個方面。

（1）提高采購工作效率。例如，催促已下訂單的時間可以從實施前占總時間的50%下降到12%，日常查詢庫存的時間也可以大大減少。

（2）帶來流程變革效益。例如，采購時可以直接完成發票錄入、貨物驗收等工作，而非生產的一般性物資的采購也可以由其他業務部門自己完成，這些都會帶來流程效益。有關流程變革可參閱“業務流程重組”一章。

（3）減少文件流轉，提高處理信息的效率。

（4）提高業務人員素質。有統計表明，實施ERP后，采購業務人員的工作時間分配會發生較大的變化，業務人員研究工作來尋求成本降低方法的時間從28%增加到36%，而總的采購成本可以下降5%。這就說明實施ERP系統會提高采購人員的工作效率和素質。

（5）提高基礎管理工作水平。采購業務的規范性將得到加強，采購部門管理人員將有更多的時間抓業務培訓、供應商開發等基礎管理工作。

8.4 采購管理子系統與其他業務子系統的關系

采購管理子系統與物料需求計劃（MRP）、庫存管理、應付賬管理、成本管理等子系統有密切關系。

概述如下：由MRP、庫存等的需求產生采購需求（請購）信息，采購物料收貨檢驗后直接按分配的庫位自動入庫，物料的采購成本計算和賬款結算工作由成本與應付賬子系統完成。

采購管理子系統與其他業務子系統的關系如圖8.3所示。

思考題

1. 采購作業有哪些工作內容？

2. 概述采購子系統的運作流程。

3. 你所在企業的采購存在問題嗎？ERP能否提供解決方案？

4. 畫出采購管理子系統與其他業務子系統的關系圖。

5. 你所在企業的用款計劃是如何制訂的？