2.10 做好行政管理工作的要點(diǎn)

做好行政工作的基本流程如圖2-13所示，先明確目的，再設(shè)計(jì)/優(yōu)化流程，將流程線上化，規(guī)范執(zhí)行制度，最后發(fā)布通知，確保相關(guān)人員知曉該事項(xiàng)。

2.10.1 明確目的

通過(guò)各種規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)流程使部門之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)公司在運(yùn)作過(guò)程中成為一個(gè)高速、流暢并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體。

企業(yè)在制定行政管理的目標(biāo)時(shí)，需要遵循以下原則，如圖2-14所示：

1．目標(biāo)必須明確

具體來(lái)說(shuō)，目標(biāo)應(yīng)明確規(guī)定要做什么、怎么做、做到什么程度，以及完成目標(biāo)的具體時(shí)間、具體成果或標(biāo)準(zhǔn)等，從而使執(zhí)行者看得清，操作起來(lái)不走樣。

2．目標(biāo)必須完備

行政管理目標(biāo)必須完備，不僅要明確目標(biāo)是什么，還要規(guī)定達(dá)到目標(biāo)的方法和步驟以及對(duì)進(jìn)程的合理控制。當(dāng)行政目標(biāo)確定后，相對(duì)應(yīng)的操作流程、考核標(biāo)準(zhǔn)、跟進(jìn)反饋等工作也都需要確認(rèn)并執(zhí)行。

3．要配合公司戰(zhàn)略目標(biāo)

一般來(lái)說(shuō)，行政管理部門的目標(biāo)都要與公司戰(zhàn)略目標(biāo)一致。在處理部門與部門間的協(xié)調(diào)發(fā)展問(wèn)題時(shí)要考慮全局，否則會(huì)影響企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.10.2 設(shè)計(jì)流程

行政工作涉及企業(yè)內(nèi)部、外部的溝通和協(xié)調(diào)。它的工作廣度，可擴(kuò)展到業(yè)務(wù)的全運(yùn)作過(guò)程；它的管理深度，可擴(kuò)展到局外人所未知的細(xì)枝末節(jié)。行政管理是聯(lián)絡(luò)上下層級(jí)間、部門間、員工間的橋梁。所以有清晰、規(guī)范的流程可以讓工作井井有條，事半功倍。以下是常見(jiàn)的一個(gè)流程：

設(shè)備維修管理：行政部門根據(jù)要求協(xié)調(diào)或外請(qǐng)技術(shù)人員維修，對(duì)維修全過(guò)程進(jìn)行控制，對(duì)所有維修過(guò)程做好記錄，跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成情況做記錄，對(duì)未按要求完成的維修事項(xiàng)，及時(shí)了解情況并報(bào)告負(fù)責(zé)人。

具體流程如下：維修申請(qǐng)→安排維修→維修結(jié)果→檢查驗(yàn)收→記錄備案。

2.10.3 流程線上化

流程的關(guān)鍵步驟提到線上操作會(huì)規(guī)范、高效很多。如本來(lái)需要填寫(xiě)紙質(zhì)資料的步驟改為線上登記，不僅可以隨時(shí)隨地發(fā)起申請(qǐng)，應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況，也能看到流程的進(jìn)展，對(duì)沒(méi)有及時(shí)批復(fù)的做好提醒工作。

2.10.4 規(guī)范制度

為了流程的健康運(yùn)行，還要制定相關(guān)的制度。

2.10.5 通知確認(rèn)

做好通知工作，確保相關(guān)人員知曉流程、制度等信息，以減少工作中不必要的溝通。在數(shù)字化時(shí)代里，行政通知的方式可以是多樣化的，通常緊急的臨時(shí)性的通知用DING；比較重要的，需要全員知曉的事項(xiàng)用公告通知；一些長(zhǎng)期性的制度，可以放在釘盤(pán)。