1.7 人事管理工作的9件事

大多數人事專員60%的時間都在處理基礎人事操作問題，而通過數字化工具，可以幫助人事專員把處理這些問題的時間壓縮到5%，比如架構管理、算考勤、算假期、員工異動統計、收集材料、合同管理等工作都能通過數字化工具完成，這樣人事專員就有更多時間可用在員工關系、文化建設、招聘和培訓上。

以下列出的人事管理9件事，可幫助人事專員找到更高效的工作方式：

1.7.1 組織結構搭建

1．組織結構的類型

組織結構基本可以分為以下8個類：

（1）簡單型：常見于初創團隊，只有簡單的分工，一個人身兼數職；

（2）職能型：常見于傳統的企業，按照職能或業務特征劃分多個部門，如市場部、技術部、采購部、設計部等，部門與部門之間的業務差距比較明顯；

（3）多部門：企業有了一定的規模，部門劃分更復雜，有分公司、事業部；

（4）弱矩陣：項目經理的地位和權力都沒有職能部門的經理大；

（5）平衡矩陣：項目經理和職能經理權力比較對等，可以平起平坐，所以在管理中也存在更多難點；

（6）強矩陣：項目經理的級別高于職能經理，對資源的掌握、考核激勵的權力更大；

（7）項目型：項目型公司，通常由總經理直接管理各個項目，項目經理直接向總經理匯報；

（8）虛擬組織：成員間沒有辦法一起辦公，只能通過網絡、線上的方式來分工和協作。常見的組織結構如圖1-33所示。

2．三種常見組織結構及數字化搭建方法

（1）職能型

職能型組織以業務的特點來劃分部門，總經理管理的就是各個職能部門的經理，每個職能部門都有自己的團隊、自己的專業。如：市場部的成員都在做市場推廣、市場營銷；財務部都是出納、會計；技術部都是開發人員和工程師，他們都在各自的領域有自己的特長。

優點：分工明確；

缺點：溝通協作難，容易產生事不關己，高高掛起的局面。

典型的職能型組織形態（公司中不只有這三個部門，但為了清晰便于理解，我們以三個部門為例），如圖1-34所示。

如圖1-35，是根據圖1-34列舉出的最常見的搭建方式。當架構中的人員需要調整所在部門時，點擊人員信息旁邊的“編輯”→“部門”，即可進行調整。

（2）項目型

以項目為單位，一個項目里面有做預算的人、做技術的人、做市場開發的人，一個團隊，麻雀雖小，但是五臟俱全。

優點：很多事情，在項目部門內部就可以解決，溝通高效；

缺點：第一，項目團隊中的角色須要整齊；第二，團隊內員工不同階段的工作量容易不均勻，會造成員工心理不平衡，增加管理成本。

典型的項目型組織形態如圖1-36所示。

如圖1-37（根據圖1-36）列舉了2種方式，第一種方式是將總經理和項目經理先單獨列出來；第二種方式是將項目經理分別放到各自所管理的部門里。其實數字化的搭建方式可以是多樣的，核心是組織內各成員之間的關系明確，方便查找和溝通。

（3）矩陣型

最突出的優點和缺點如下：

優點：同時具備事業部制與職能制組織結構的優點；

缺點：員工受雙重領導，有時不易分清責任，需要花費很多時間用于協調，會降低員工的積極性，如圖1-38所示。

架構的搭建是比較靈活的，關鍵是了解人員間的關系，如圖1-38中一個部門受雙重領導，能掌握這個點，架構就能搭建出來，如圖1-39也是一種搭建方法。

1.7.2 制度和通知

1．制定制度的注意事項

（1）成立制度管理部門或組織，以明確制度的目的、類型、內容、編制、審核等；

（2）初定制度后，結合企業的發展及員工的工作實際再次優化，使制度具備可實施性；

（3）試行制度的過程中可能會發現一些問題，隨著企業的發展變化，制度要進行相應的調整和完善；

（4）定期對制度進行修訂，不斷精細，使管理不斷完善和規范。

2．發布通知

（1）常見的通知類型和對應的工具推薦，如表1-1所示。

（2）工具運用

1）釘釘公告。

①發布。

電腦端管理員后臺操作路徑：“工作臺”→“公告”→“發公告”；

電腦客戶端操作路徑：左側快捷欄“工作臺”→“公告”→“發公告”；

手機端操作路徑：“工作”→“公告”→“發公告”，操作如圖1-40所示。

②公告的不同發送方式。

釘釘公告有迎新公告、置頂公告、DING公告、保密公告和普通公告，如圖1-41所示。

2）DING的方式。

①電腦客戶端操作路徑：左側工具欄→“DING”/聊天窗口→工具條→“DING”，如圖1-42所示；

② 手機端操作路徑：工具欄→“DING”/聊天窗口-消息發送位置右下角“+”→“DING”。

注：定時發送可用來預約提醒。如：下個月要進行一次團建，可提前準備一個定時DING，到了時間系統會自動發送。

悄悄話：一鍵群發多人，接收人互不可見。可用于商業詢價報價，也可用于簡單問題的調研。

1.7.3 人事檔案管理

人事檔案，常因人員流動、員工檔案信息變更等原因，須及時更新，但由于文件、證件、執照等信息量不斷增多，紙質及傳統OA已經不能滿足其需求。利用數字化的工具，一個員工從入職到離職，均可在平臺上套用標準化的文件模板，歸檔在人事檔案中。

1．人事檔案管理的三個方面

做好人事檔案管理不可缺少的三個方面：一是新入職員工的資料準備和檔案建立；二是在職員工的職業成長記錄；三是離職人員的檔案管理。如圖1-43所示。

（1）第一方面：入職環節

1）新員工的檔案管理主要有：

①基本信息和證件復印件、體檢表等資料歸入檔案；

②協議或確認材料入檔：包括勞動合同、保密或競業協議、崗位說明確認書等；

③入職的培訓記錄、試用期考核表、薪資確認表等。

2）工具運用：

在釘釘智能人事中可以輕松管理，進入電腦端“企業管理員后臺”→“工作臺”→“職能人事”，如圖1-44所示。

（2）第二方面：成長環節

1）已經在職的員工的職業成長記錄，主要包括：

①崗位調整的記錄，包括崗位調整時的薪資調整記錄；

②員工參加公司提供的培訓記錄，以及員工寫的培訓心得等；

③員工自己參加培訓，取得各種證書的復印件資料；

④公司內部給予員工的獎懲記錄。

以上是員工未來職位提升、崗位調整、薪資調整等的依據。

2）工具運用：

除了智能人事上可以直接看到崗位調整等記錄外，還可通過學習平臺上的員工成長地圖了解員工的學習進度，通過工作日志/項目管理工具等了解員工工作進度和思考，通過多維度的分析來了解員工的成長情況，以便在員工需要職位提升、崗位調整、薪資調整時做出合理正確的判斷。

（注：崗位調整在本章2.1節有詳細說明，員工成長地圖、工作日志和項目進度分別在知識管理和項目管理中有具體說明）

（3）第三方面：離職環節

1）離職員工的檔案除包括上述第一部分和第二部分的檔案外，還包括離職申請單、工作交接記錄、解除勞動合同協議等資料。

2）若企業已開通智能人事，想離職的員工可在釘釘手機端操作：“工作”→“審批”→“離職申請”，根據提示填寫提交即可。審批通過后該員工會處于待離職狀態，到了離職日期，管理員在智能人事的“離職管理”里點擊“確認離職”，該員工即自動退出企業。

1.7.4 人事異動數據查看

1．人事異動的內容

人事異動主要指員工轉正（新進、晉升的轉正）、調動（平調、借調、晉升和降職）等。

（1）轉正：新進人員試用合格后聘用為正式員工，或公司在職員工調動、升職經試用合格后定崗。

（2）調動：將員工從某一職務調任至另一職務、從某一職位調任至另一職位或從某一職級調任至另一職級等，具體分為事業部內部調動和跨事業部調動。主要包括以下幾類：①平調：員工從某一職位調任至另一職位，保持職級不變，屬平調；②借調：短期的調動，不辦理人事異動手續，借調到期須回原部門工作，借調期間薪資不變；③晉升：在職員工因能力提高，業績出色或工作需要，從原職級往高職級的異動；④降職：對不適合所從事工作的人員做出從高職級向低職級的調整。

2．人事異動數據查看和導出

人事異動的數據就如企業的“人事晴雨表”。當公司人員開始變化時，就要格外用心觀察。人事的流動數據能反映出當前企業的發展狀況，一旦發現問題需要積極分析原因、尋找根源，及時解決問題。

查看和下載路徑：企業管理員登錄后臺→“智能人事”→“人事異動”，選擇需要導出的內容（“入職記錄”“轉正記錄”“調崗記錄”“離職記錄”）→“導出”，如圖1-45所示。

1.7.5 考勤管理

在傳統的考勤方式中，員工必須到達考勤機前才能打卡。當遇到堵車、等電梯、打不上卡等情況時，“被遲到”現象比比皆是。而人事工作者面對公司不同部門、不同人員、不同排班的問題，每個月要耗費大量時間來統計考勤，還容易出錯。

釘釘考勤從關懷出發，為人事提供實時的數據統計以提升工作效率，同時系統可自動沉淀數據，方便核實與查找；在員工方面，系統提供多樣化的考勤范圍，解決因為等電梯、排隊等候等問題帶來的“被遲到”現象。

1．考勤管理中幾個值得關注的點

（1）考勤規則制定前人群和需求分析

1）企業發展階段：一般來說不同的發展階段，企業應該有不同的考勤管理方式。企業成立之初，人員規模很小，可以不用考勤；為了生存，加班加點可能是家常便飯。通常到了20人及以上，企業各部門開始有了一定的雛形，職能有了分工，這個時候就需要考勤，制度和流程也開始在發展的過程中不斷細化和固化。

2）行業特性：

①固定班制：每天考勤時間一樣，如每天上午9點上班，下午6點下班；

②排班制：通常用于輪班、三班倒等情況；

③ 自由工時：不設班次，隨時打卡。適用于班次沒有規律的情況，如家政服務工作。

3）人群特性：

①手指受磨損的工作：如制造業車間工人，農作業水產養殖工人等，因工作導致手指磨損、腫脹等影響機器識別，不適合用指紋識別機，一般適合人臉識別；

②室內電腦前辦公人員：比較適合移動端考勤；

③不使用智能移動設備的人員：比較適合人臉識別或指紋識別。

（2）考勤管理中常見誤區

考勤與打卡制度應該是輔助約束員工的手段，而不是作為量刑手段去懲罰員工。企業管理者在制定相應制度時，也應該視具體情況而定，高壓的制度只會逼走員工，團隊的凝聚才是企業真正應該考慮的。考勤只是企業制度，絕對不能作為評判人才的標準。

（3）找準制度化與人性化之間的平衡點

考勤需要人性化，同樣是考勤，有溫度的管理和嚴苛的管理給員工帶來的感受完全是不一樣的。

制度化是列出明確的制度，對踩紅線的人予以處罰。人性化是對上班方式的變化、彈性工作時間等，設置公司班車或給予道路補貼等，或通過工具設置允許遲到的次數和時間范圍，員工也就不會無限制地找理由遲到。

釘釘考勤打卡功能提供了多方面的人性化關懷，盡可能讓考勤變得更加柔性。

1）考勤范圍：開啟適當的考勤范圍，如100～300米，讓員工可以進入公司園區，或在等候電梯時就能打卡，人性化的同時也是高效進入工作狀態的好方法，如圖1-46所示（Wi-Fi打卡，一般用于住的離公司太近的員工，可以單獨設置一個考勤組并開啟Wi-Fi打卡）。

2）允許外勤打卡：一般用于常在外面跑的工作人員，在來不及趕回來的情況下可以允許外勤打卡。

3）彈性時間和晚走晚到，設置路徑：

電腦端操作路徑：企業管理員登錄后臺→“工作臺”→“考勤打卡”→“考勤設置”→“班次管理”，在班次編輯中即可設置，如圖1-47所示。

手機端操作路徑：“工作”→“考勤打卡”→“設置”（已有設置考勤組時，可從考勤組修改中進入；還沒有設置考勤組時，先新增考勤組）→“班次設置”（進入“上下班時間”的位置）→“編輯”→“更多設置”。

4）晚走關懷手機端設置路徑：“工作”→“考勤打卡”→“設置”→“個性化”→“晚走關懷設置”，直接點擊文字部分即可修改，如圖1-48所示。

2．考勤的設置

（1）考勤組設置

1）手機端操作路徑：“工作”→“考勤打卡”→“設置”→“新增考勤組”；

2）電腦端操作路徑：管理員登錄后臺→“工作臺”→“考勤打卡”后臺→左側“考勤組管理”→“新增考勤組”，如圖1-49所示。

（2）班次設置

1）手機端操作路徑：“工作”→“考勤打卡”→“設置”（已有設置考勤組時，可從考勤組修改中進入；還沒有設置考勤組時，先新增考勤組）→“班次設置”；

2）電腦端操作路徑：管理員登錄后臺→“工作臺”→“考勤打卡”→“考勤設置”→“班次管理”，如圖1-50所示。

（3）考勤報表

1）手機端操作路徑：“工作”→“考勤打卡”→“統計”→“考勤報表”→“導出報表”；

2）電腦端操作路徑：管理員登錄后臺→“工作臺”→“考勤打卡”→“考勤統計”→選擇需要查看的報表。

1.7.6 內訓和評估

培訓中四個關鍵的節點：培訓需求分析、培訓計劃制定、培訓實施、培訓考核評估，如圖1-51所示。

1．需求分析

培訓需求分析是企業培訓的出發點，也是最重要的一步工作。可從三個方面著手：組織的分析、任務分析和人員分析，如表1-2所示。

（1）需求調研的三個維度

1）組織分析：判斷企業中哪些員工和哪些部門需要培訓；

2）任務分析：定義各項任務的重要性、頻次和掌握的困難程度；

3）人員分析：分析現有情況與完成任務的要求之間的差距，確定誰需要培訓。

（2）需求分析方式對比

（3）工具運用

這里介紹問卷調研的工具運用，比較簡單好用的有“番茄表單”。

1）創建表單

①手機端操作路徑：“工作”→“番茄表單”→“創建表單”；

②電腦客戶端操作路徑：“工作臺”→“番茄表單”→“新建表單”，如圖1-52所示。

2）設置和數據查看，如圖1-53所示。

2．計劃制訂

（1）長期計劃

長期計劃一般適合處于成熟期的企業，主要是從企業戰略發展的角度出發，立足于對人才的長期培養，一般這種培訓計劃都與個人的職業生涯發展和公司的晉升機制緊密相關。

（2）短期計劃

短期計劃一般是指年度培訓計劃或某個特殊的培訓項目計劃。

（注：由于本書主要面向中小型企業，這里僅對短期計劃做詳細的介紹。）

短期計劃的基本內容和流程如下：

1）確立培訓目標；

2）設計培訓計劃的內容及期限；

3）草擬訓練課程表；

4）設計學習形式；

5）制定管理措施。

3．培訓實施

培訓實施的三個階段：培訓前、培訓中、培訓后。

具體到培訓課程的實施，培訓師在準備一堂課程時，需要對以下問題有清晰的回答：為什么培訓？培訓什么內容？培訓對象是誰？在哪里執行？在什么時候執行？需要哪些資源？怎么樣執行？總的來說，進入培訓階段，要準備的工作就是“人的要素”和“事的要素”，如圖1-54所示。（數字化培訓方式請詳見知識管理模塊）

4．效果評估

培訓效果評估是培訓實施的最后一個環節，是提升培訓體系有效性的基礎工作。

（1）培訓評估的4個層面

1）反應性評估：主要了解學員對培訓項目的主觀感受程度或滿意程度；

2）學習性評估：通過筆試等測試，比如做PPT培訓的前后效果對比；

3）行為性評估：改變員工的行為，比如經歷過禮儀培訓后，穿著變得體了；

4）結果性評估：經過培訓會引起業務結果的變化，如銷售額。

（2）最常用評估模型：柯式評估，如表1-3所示。

（3）數字化評估工具

1）問卷：可用番茄表單，具體操詳見1.7.6中關于“需求分析”的內容；

2）考試：可用酷學院設置考試卷；

3）行為：日志、簽到、項目管理軟件等能當作工作沉淀的工具。

1.7.7 數字化薪酬管理

1．數字化薪酬管理的目標

每個企業對于數字化薪酬管理的期望值不同，目標也具有差異性，但大多集中于改善員工用戶體驗、降低人力資源管理成本、減少人力資源對IT的依賴、持續優化以及提升員工敬業度等。

2．人力資源管理的整體數字化趨勢

人力資源管理正在發生重大變革，許多企業顯然已經認識到了數字化的發展將為企業帶來競爭優勢，當下的人力資源管理呈現三大趨勢：

（1）簡單重復性崗位需求衰退的現象加劇。數字化技術的突飛猛進已經在替代部分崗位，特別是那些高度程序化、重復性強、工作內容較為簡單的崗位。

（2）組織扁平化傾向。技術變革、靈活用工、人才流動、勞動力代際更替等不可抗力日益增加，直接或間接推動了傳統金字塔形組織的崩塌，倒逼其主動改變自上而下的溝通與決策方式，尋求信息充分共享。

（3）人力資源管理技術逐步走向成熟，SaaS（軟件服務化）是大趨勢。未來的人力資源管理SaaS技術需要卓越的中心治理、完整的SaaS功能以及完全自動化和優化的流程。

具體的數字化運用詳見本章1.5節和1.6節內容。

1.7.8 數據統計

釘釘智能人事為企業提供了數據統計分析的功能，包括人員加入/移出組織時做實時記錄和統計、考勤數據的統一查看和導出，以及用工安全數據，幫助企業隨時了解存在風險行為的員工和重要資料不完整的員工。

1．人員加入/移出組織的時間

實時記錄員工異動情況，隨時查看員工的基本信息分布，如圖1-55所示。

2．考勤數據

考勤數據主要是全員的完整考勤數據，除了基本的考勤數據外，還可顯示遲到/早退等次數和時長，顯示加班時長、按加班規則計算等詳細的數據。

3．用工風險

顯示出員工基本行為檢測數據和重要資料完整度檢測數據，企業用工中存在的風險隨時掌握，如圖1-56所示（以曠工數據為例）。

1.7.9 文化建設

企業在努力做團隊建設、文化建設，但為什么人與人之間還是冷冰冰的？為什么人才的流失率還是很大？我們在為企業做咨詢的過程中發現，底層文化的建設是員工最關心的，比如平等。如果底層的建設沒做好，上面的努力都是白費。

那如何才能打造人性化的氛圍？這是個難題。這里要介紹的是巧妙運用數字化工具來提升管理的辦法。

1．建立平等團隊關系

釘釘的設計充分考慮了“平等”，比如已讀、未讀和DING。不管是誰，不管是什么職位，只要在釘釘里發送信息后，一定能看到閱讀及回復情況，類似這樣的理念幾乎貫穿了釘釘所有的應用。如審批中因為每個審批節點的透明，不僅提升了審批的效率，也能看到審批卡在哪個節點。我們曾為一個大型的制造業企業服務，原來企業的審批流程很慢，公司的風氣很不好，員工為了審批流程能順利進行竟然要向審批人送禮。當這家企業把審批流程搬到釘釘上后，每個節點變得清晰可見，從此這股不良的風氣也消失了。

只有當上下級之間、員工橫向之間的關系相對平等、公平時，文化才會被接受。

2．打造溫暖的辦公環境

一款企業級管理的軟件，必然會考慮企業中的每一個成員，“打造有溫度的組織”也一直是釘釘努力的方向。

我們曾去一個門窗制造企業做咨詢，聽總經理的意思是企業目前有幾個項目在各地開展，照理是該很忙的，他卻發現辦公室里的員工非常悠閑。經了解才發現公司的報銷遲遲不下來，每次都要員工墊錢，員工為此很不滿，缺乏安全感。在數字化的時代里，靈活度更高了，比如“阿里商旅”“天貓企業購”都是無須員工墊付的高效辦公方式。在給員工帶來便利、放心的同時，辦事效率自然就高了，員工的積極性也會提高。