第一節　集中采購降低采購成本

采購成本控制最常用的方法是集中采購，以最大化地利用采購規模優勢，降低采購成本，尤其針對經營控制型集團企業。

一、何謂集中采購

集中采購是指集團或組織在采購商品時，進行統一集中的供應商管理與評估、采購價格管理、采購招投標管理，負責匯集分、子公司采購申請并進行調整匯總，形成集團采購計劃，并進行貨物的集中訂購業務和集中結算業務。分、子公司根據需求向總部提出采購申請，進行收貨入庫，反饋收貨狀況給總部。集中采購是集團采購管理的必然趨勢。

（一）一般意義上的集中采購

在一些集團公司或者政府部門，為了降低分散采購的選擇風險和時間成本，除了一般性材料由分公司采購外，對于某些大型機電設備等由公司本部負責集中采購，也就是一般意義上的集中采購。

（二）實際操作中的集中采購

但在實際的操作中，總公司為了壓縮分公司的采購主動權，防止分公司與供應商串通，將所有的物料統一將由總公司集中采購，被稱為集中采購，如圖3-1所示。

圖3-1　集中采購

二、集中采購的優點

集中采購可以發揮規模效應，提高與賣方的談判力度，獲得低價進貨的優勢和更良好的服務；可以強化物資采購的集中管理，較容易統一實施采購方針，可統籌安排采購物料；可以精簡人力，減少采購次數，提高工作的專業化程度；可以規范、協同、優化企業采購業務處理流程，提高采購工作效率，有利于提高績效；可以加強供應商管理，以實時采集供應商的歷史交易記錄，建立實用、先進的模型，對供應商從質量、價格、交貨期、服務、可持續的改進等多個方面進行科學的評估；可綜合利用各種信息，形成信息優勢，掌握市場價格、企業庫存等信息，以利加強采購價格管理和壓縮庫存。具體而言，集中采購有如下好處。

（一）降低采購費用

共同利用搬運工具及倉庫等而減少費用。

（二）采購單價便宜

集中購買，供應商會提供價格優惠，使得物料的價格便宜。同時，采購準備的時間和費用減少，工作效率提高。

（三）間接費用減少

物料采購所負擔的間接費用包括定金、運輸費、搬運費、質檢費等，采購的數量越多，平攤到每一件物品的采購費就大大減少。

（四）大量采購

材料價格可以隨著采購批量的不同有很大的變化，根據聯合采購企業的不同情況，匯集成大量采購；在不同的企業間，把部分同類零件標準化，轉換成大量采購。

（五）降低采購價

共同利用人力工資低的地區，或開工率不足的機器來制造產品，以進一步降低采購價。

（六）采購成本

對于采購成本而言，集中采購有利于：

（1）降低采購價格；

（2）減少采購行政支出；

（3）防止集團內部為了采購而相互提價。

三、集中采購的實施模式

實現集團采購業務集中管控的業務需求，集中采購包括以下幾種典型模式的應用：集中定價、分開采購；集中訂貨、分開收貨付款；集中訂貨、分開收貨、集中付款；集中采購后調撥等運作模式。采用哪種模式，取決于集團對下屬公司的股權控制、稅收、物料特性、進出口業績統計等因素，一個集團內可能同時存在幾種集中采購模式。

（一）集收集結模式

集收集結模式（集中采購、集中收貨、集中結算、內部調撥）如圖3-2所示。

圖3-2　集收集結模式（集中采購、集中收貨、集中結算、內部調撥）

1.主要特點

（1）總部負責收集下級公司采購申請，統一向供應商下達訂單。

（2）供應商統一送貨到總部，總部收貨質檢，與供應商的物流在總部完成。

（3）總部收貨后，根據各公司物資需求申請以及實際采購到貨情況，向各公司調撥物資。

（4）總部與供應商統一結算。

（5）總部和下級公司進行內部結算。

2.運作流程

集收集結模式運作流程如圖3-3所示。

圖3-3　集收集結模式運作流程

集收集結模式運作流程說明如下。

（1）各工廠提出物資需求申請。

（2）公司計劃員匯總各工廠物資需求申請后，在本公司范圍內平衡庫存，將庫存缺口向集團總部提出采購申請。

（3）總部計劃員匯總各公司需求申請后，在總部平衡庫存，根據庫存缺口生成采購計劃。

（4）采購計劃審批后，生成采購訂單，下達采購訂單給采購員。

（5）采購員向供應商發出詢價，供應商報價后，確定集采價格；如果與供應商簽訂有采購合同，則執行合同價格。

（6）采購員執行采購，下達采購訂單給供應商，要求送貨到總部。

（7）采購到貨需要質檢時，在總部進行質檢收貨，不需要到貨環節時，總部直接收貨入庫。

（8）總部錄入采購發票。

（9）總部依據供應商發票與入庫單匹配校驗后與供應商結算、付款。

（10）總部根據下級公司物資需求申請及實際采購情況生成調撥訂單，執行調撥。

（11）下級公司調撥收貨入庫。

（12）定期進行總部和下級公司的內部調撥結算。

（二）分收集結模式

分收集結模式（集中采購、分散收貨、集中結算、內部收付）如圖3-4所示。

圖3-4　分收集結模式（集中采購、分散收貨、集中結算、內部收付）

1.主要特點

（1）總部負責統一向供應商下達采購訂單。

（2）下級公司分別進行收貨質檢與入庫業務。

（3）集團總部與供應商統一結算。

（4）總部與下級公司內部結算。

2.運作流程

分收集結模式運作流程如圖3-5所示。

圖3-5　分收集結模式運作流程

分收集結模式運作流程說明如下。

（1）各工廠提出物資需求申請。

（2）公司計劃匯總各工廠物資需求申請后，在本公司范圍內平衡庫存，將庫存缺口向總部提出請購。

（3）總部計劃員匯總下級公司需求申請后，在總部平衡庫存，根據庫存缺口生成采購計劃。

（4）采購計劃審批后，生成采購訂單，下達采購訂單給采購員。

（5）采購員向供應商發出詢價，供應商報價后，確定集采價格；如果與供應商簽訂有采購合同，則執行合同價格。

（6）采購員執行采購，下達采購訂單給供應商，指定供應商送貨到各個下級公司。

（7）采購到貨需要質檢時，下級公司分別進行質檢收貨，不需要到貨環節時，下級公司直接收貨入庫。

（8）總部錄入采購發票。

（9）總部依據供應商發票與入庫單匹配校驗后與供應商結算、付款。

（10）總部與下級公司進行內部結算。

（三）分收分結模式

分收分結模式（集中采購、分散收貨、分別結算、各自使用）如圖3-6所示。

圖3-6　分收分結模式（集中采購、分散收貨、分別結算、各自使用）

1.主要特點

（1）總部負責統一向供應商下達訂單任務。

（2）下級公司各自進行收貨質檢與入庫業務。

（3）下級公司分別與供應商結算。

2.運作流程

分收分結模式運作流程如圖3-7所示。

圖3-7　分收分結模式運作流程

分收分結模式運作流程說明如下。

（1）各工廠提出物資需求申請。

（2）下級公司計劃員匯總下級單位物資需求申請，在本公司范圍內平衡庫存，將庫存缺口向總部提出請購。

（3）總部計劃員匯總各公司需求申請后，在總部平衡庫存，根據庫存缺口生成采購計劃。

（4）采購計劃審批后，生成采購訂單，下達采購訂單給采購員。

（5）采購員向供應商發出詢價，供應商報價后，確定集采價格；如果與供應商簽訂有采購合同，則執行合同價格。

（6）總部采購員執行采購，下達采購訂單給供應商，指定供應商送貨到各個下級公司。

（7）采購到貨需要質檢時，下級公司分別進行質檢收貨，不需要到貨環節時，下級公司直接收貨入庫。

（8）下級公司錄入采購發票。

（9）下級公司依據供應商發票與入庫單匹配校驗后與供應商結算、付款。

（四）統簽合同集采模式

統簽合同集采模式是指總部與供應商統簽采購合同，并控制下級公司采購業務的模式。

1.主要特點

（1）總部統一與供應商簽訂采購合同。

（2）下級公司只能根據總部簽訂的合同向供應商下達采購訂單。

2.運作流程

統簽合同集采模式運作流程如圖3-8所示。

圖3-8　統簽合同集采模式運作流程

統簽合同集采模式運作流程說明如下。

（1）總部統一與供應商簽訂采購合同。

（2）下級公司錄入采購訂單，并受總部采購合同的控制。

（3）下級公司執行采購訂單后，進入后續的采購業務流程。

四、集中采購的控制

集中采購，就是將分散的采購工作集中起來進行，從而形成規模優勢，在購買中通過折扣、讓利等方式實現降低采購成本的目的。

集中采購是降低采購成本的基本方法之一。許多企業建立集中采購部門，對生產性原料或非生產性物品進行集中采購的規劃和管理，一定程度上減少了采購物品的差異性，提高采購服務的標準化，減少了后期管理的工作量。

大家都有這種經驗，在買東西的時候，隨著批量的增加，采購的價格也會不斷降低。集中采購就是采用這種方法，通過大批量采購，爭取到最優惠的價格。例如，某廠家規定以100件/日的銷售量為底線，每增加10件返利2%，增加50件以上返利3%。大批量采購促使采購成本下降，因此判斷好市場銷售前景的情況下，用提高采購量來得到供應方的低價優惠和返利政策，比小批量頻繁采購要節省許多采購成本。而且采購量越大，采購成本越低。

應用集中采購法必須做到以下幾點。

（一）集中采購要實施集中管理

也就是說，商品采購計劃、采購工作、供應工作都集中于物資管理部門，使其便于發揮大規模成批量采購的優勢。如不實行集中管理，造成多頭采購，必然形成管理混亂、成本失控的局面。

例如，電纜是海爾集團眾多產品都要使用的部件，為了做到集中采購，采購部門和產品設計部門通力合作，對空調、洗衣機、電冰箱等產品所用到的電纜進行了統一重新設計，能夠標準化的標準化，能通用的盡量使用通用部件。通過這些措施海爾集團采購的電纜由原來的幾百種減少到十幾種。采購產品種類減少，才能順理成章地實現集中采購。據調查，僅這一項改進，使海爾集團在電纜采購上節約了大約20%的成本。

（二）集中采購要制訂采購計劃

制訂采購計劃是集中采購的前提條件。計劃的制訂，是根據市場的調查情況和收集的信息，再根據企業自身的特點制訂一份適合本企業經營狀況的計劃書。

一份好的采購計劃書可以達到以下目的：

（1）預計材料需用的時間和數量，防止供應中斷，影響生產銷售活動；

（2）避免材料儲存過多，積壓資金，以及占用堆積的空間；

（3）配合企業生產與資金調查；

（4）使采購部門事先準備選擇有利時機購入材料；

（5）確定材料耗用標準，以便管制材料采購數量及成本。

集中采購計劃表見表3-1。

表3-1　集中采購計劃表

（三）集中采購要制定合理采購方案

材料采購是企業與市場聯系的紐帶，制定合理的采購方案是降低采購成本的有效措施。對需采購的材料，采購員要根據企業審定的渠道，根據到站情況、運輸方式逐一測算采購總成本，以到達使用地的“到達價”作為比價依據，用比較法確定最佳方案。如一項工程需用6000噸，經測算初步確定使用A集團和B廠的水泥，兩家企業到達價的測算如表3-2所示。

表3-2　兩家企業到達價的測算表

經過測算，使用A集團的水泥，較B廠節省了15萬元。

（四）集中采購要減少分散采購途徑

集中采購就是要與具備大批量供貨能力的供貨方建立長期的供需關系，并簽訂合同。既然供需關系已經確定，只要此供貨方有本企業所需要的物料就不能再到別家去進貨，除非質量和價格都優于此家供應商。要實行貨比三家、就地就近的原則。還要經常核實供貨方是否具備供貨及時、質量優良、價格合理、服務周到的能力，據此確定是否繼續維持供需關系。與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證供貨的質量、及時的交貨期，還可以得到價格優惠。

五、集中采購的“雷區”

在公司整合、經濟一體化的形式下，分散采購無法體現規模效益和滿足全球化的要求。但是，規劃、運用不當，集中采購往往會弊大于利。其弊端如下。

（一）集中采購會引發集團部門利益矛盾

在集中采購的各個環節中，各部門會維護自己的利益而引發諸多矛盾。

（1）子公司、分部認為分散采購有供應商選擇權，靈活度高，利于快速應變；集中采購雖可帶來價格優惠，但靈活性低，損失可能更大。

（2）設計部門為更快開發新產品，需要反應速度快，傾向于用小供應商。

（3）生產部門希望質量、交貨穩定，更傾向于用大公司。

（4）采購部門更看重價格，而價格最低的供應商往往難以滿足設計部門的要求。

（二）集中采購必須把握度

1.集中采購的度

集中采購的度，即一類物料，到底是全部歸總部集中采購，還是適當授權，靈活處理。如何才能做到集中與靈活，總部與分部需要一段時間的磨合和總結，不能期望一蹴而就。即使是模式定下來之后，隨著采購額、供應商、合作方式、公司戰略的變化等，也要及時調整集中與靈活的比例。

2.集中采購的組織架構

集中采購的組織架構取決于要實現的目標、任務、公司文化和整體組織結構。例如有的公司采用委員會的方式，由采購、設計、生產等關鍵部門組成委員會，就具體的采購對象決定集中采購的方式；有的公司則由采購額最大的那個子公司或分部牽頭，協調別的分部；有的公司則成立公司層面的集權采購部，把供應商選擇、合同權全部收歸公司層面，分公司只能有執行權。

【實例3-01】集團集中采購管理制度

集團集中采購管理制度

1.目的

進一步規范集中采購管理工作，打造統一的集中采購平臺，維護集團的合法權益，控制經營管理成本，保證集中采購工作的有效性和工作效率。

2.適用范圍

本制度適用于集團總部和全資、控股子公司（以下統稱“子公司”）所有物資及服務類采購行為。

3.職責

3.1采購領導小組是集團采購管理領導部門，綜合辦是集團采購領導小組的辦事部門，負責設計集中采購管理模式，建立采購制度。

3.2采購領導小組由采購項目業務主管部室（工程技術部、綜合辦、風險控制部、分管財務部和風險控制部的集團主管領導、集團總經理）組成。

3.3集中采購工作職責劃分。

3.3.1申請部門職責：提出采購需求；起草采購技術指標；提出商務條件和評價標準；配合采購經辦部門完成供應商選擇；負責集中采購合同的履約和驗收工作；配合集團采購經辦部門對合同供應商評價等。

3.3.2采購經辦部門：審核申請單位采購計劃、采購項目技術指標；提出集中采購項目的商務條件和評價標準；組織起草和簽訂集中采購合同；監督子公司采購合同履約和驗收；提出集團本部和分公司的集中采購款項的支付申請，并辦理結算事宜等。

3.3.3采購結算部門：明確采購項目的預算資金；辦理集中采購過程中的財務事宜；配合采購部對供應商進行財務審查；依據貨物出入庫情況和項目執行進度，負責集中采購合同款的支付，并進行賬務處理等。

3.3.4采購監查部門：監督集中采購工作操作程序的規范性、管理環節的完善性和工作人員履職盡責的廉潔性；處理采購法律事務；對采購文件進行合法性、合規性審核；依據集團合同管理相關規定牽頭組織采購合同審核；審定集中采購合同范本；配合采購部對供應商進行資格審查等。

3.3.5采購執行小組：負責非招標采購方式的市場調查、尋找供應商、供應商選擇、競爭性采購談判，最終確定采購方式和選擇供應商。

3.3.6采購監督指導小組：由國資委、集團監事會、集團紀檢部門分別指定專人組成采購監督指導小組，履行監督、指導的職責。

（1）定期聽取集團集中采購工作匯報，對存疑事項有一票否決權。

（2）選擇重大項目進行全程監督。

（3）對集團所有集中采購項目進行抽查，對發現的問題提出整改意見，限期整改。

4.集中采購解決方案

4.1實物類采購。

4.2固定資產采購，具體見固定資產管理制度。

4.3服務類采購。

4.4單次采購額不足×元小額零星物資或勞務等的采購。

5.采購方式選擇

5.1按照“應招必招、能招盡招”的原則，優先選用招標采購方式，達到如下條件，必須實行招標采購。

5.1.1非工程類單項物資設備或服務一次性采購額超過50萬元。

5.1.2施工單項合同估算價在200萬元以上的。

5.1.3重要設備、材料等貨物的采購，單項合同估算價在100萬元以上的。

5.1.4勘察、設計、監理等服務的采購，單項合同估算價在50萬元以上的。

5.1.5單項合同估算價低于上述規定的標準，但項目總投資額在3000萬元以上的。

5.2集中采購方式選擇。

5.2.1集團集中采購方式主要分為公開招標、邀請招標、內部招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購。

5.2.2集中采購方式選擇。

6.集中采購計劃

6.1集團集中采購工作實行嚴格的計劃管理，原則上下月啟動的集中采購項目必須列入月度計劃，以便公司整體安排。

6.1.1總務辦公用品、固定資產、服務類采購。

6.1.2工程采購計劃。

6.2分子公司集中采購需求的提報流程為：分子公司需求部門→需求部門負責人→分子公司總經理→采購經辦部門（具體見本制度3.2條規定）。對于集團計劃，財務部只對接各分子公司，各分子公司根據集團情況指定部門進行采購需求的匯總
整理。

6.3集團總部職能部門集中采購需求的提報流程為：總部需求部門→需求部門負責人→需求部門的分管副總經理→采購經辦部門。

6.4采購經辦部門匯總采購需求，形成集中采購計劃。集中采購計劃的審批流程為：經辦部門部負責人審核→主管副總經理審核→采購領導小組審批。

6.5集中采購計劃需知會項目管理部、風險控制部等相關部門。

7.集中采購管理程序

采購計劃經審批通過后，進入采購管理程序，招標采購管理程序參見招標采購管理辦法，非招標采購遵循如下程序：采購方式選擇→市場調查→資格審查→供應商選擇→結果確認→簽訂合同→履約管理→資金支付。

7.1采購方式選擇。

由采購經辦部門牽頭組成采購執行小組，按照本制度第5條規定，選擇相應采購方式，并經主管領導審批。

7.2市場調查。

進行市場調研、詢價、確定供應商范圍，收集產品和供應商的資料及信息，針對計劃采購的材料設備建立專項數據庫，對意向供應商，要求供應商遞交報價表，以及各類證明文件（包括企業介紹、企業資質證明資料、產品質量證明資料、物資的相關證明、獲獎證書等），并對其資格進行評審。

7.3供應商選擇。

技術復雜或市場化程度不高或供應市場了解少或重要的集中采購項目，為保證采購質量，在實施進度允許的情況下，一般應當組織資格預審，必要時組織現場考察，在確定合格供應商的基礎上實施采購。

7.4結果確認。

7.4.1采購執行小組初步確定供應商，提交相關交領導審批，在×萬元以下的，由子公司總經理審批；采購金額在×萬元以下的，由主管領導審批；采購金額在×萬元以上的，由主管領導提出選擇建議，上報招標采購領導小組審批確定。

7.4.2采取單一來源方式采購的，由協商小組所有成員在協商記錄上簽字后，報總經理辦公會審批。

7.4.3小額零星物資或勞務等的采購可以采用統簽合同集采方式，由需求部門直接向供應商下單采購。10000元以下采購均視為小額零星采購。

7.4.4在不違背本制度其他條款的情況下，為了規避年度多次進行小批量的同類物資采購造成的人力物力浪費，集團實行確定年度合格供應商，在合同框架下分批次購買的方式，詳見《××集團供應商管理制度》。

7.5簽訂供貨合同。

采購經辦部負責將選擇結果通知各供應商，同時要求中選的供應商前來辦理有關合同事宜。

7.6履約管理。

采購經辦部門負責按合同約定的條件實施采購合同，并負責采購需求部門履約過程的管理和監督。

7.7資金支付。

集中采購項目的資金，原則上由集團財務部統一支付。資金支付申請由集團采購經辦部門按合同約定發起，履行集中對外采購支付流程；財務部根據子公司采購申請及驗收單，做好內部資金的內部劃撥和內部。

8.監督及罰則

8.1各分子公司、各部門自覺接受采購監督指導小組的監督。

8.2集團風控部門對集中采購工作全過程進行監督。

8.3未按本管理辦法對集中采購工作進行組織、管理、監督，給集團造成損失的，在集團范圍內通報批評，并給予相應的經濟處罰和行政處罰，涉嫌構成犯罪的，還將依法追究刑事責任。

9.支持文件

9.1總務用品需求單。

9.2總務用品管理流程。

9.3工程材料需求單。

9.4集中采購審批權限表。