導讀　規范化管理的基礎——流程·制度·表格·文本

規范化管理就是從企業生產經營系統的整體出發，對各環節輸入的各項生產要素、轉換過程、產出等制定制度、流程、指標等標準（規范），并嚴格地實施這些規范，以使企業協調統一地運轉。企業要引入現代管理制度，必須建立管理的標準體系。建立這些標準體系的一系列活動就是管理的規范化。

企業要提高管理水平，一定要從基礎工作做起，把流程、制度、表格和文本建設好，并且一定要執行到位。

一、用流程來規范

工作流程是指企業內部發生的某項業務從起始到完成，由多個部門、多個崗位，經多個環節協調及順序工作共同完成的完整過程。

（一）流程內容

從具體業務管理來看，流程必須包括以下內容。

（1）流程輸入。

（2）流程輸出。

（3）開始、結束。

（4）權責。

（5）流程動態內容。

（6）裁決方向。

（7）動態流向。

（二）流程樣式

為便于識別，繪制流程圖時，一般按照以下習慣做法進行。

（1）通常用橢圓表示“開始”與“結束”，但在大多數情況下，都省略了。

（2）行動方案的普通工作環節用矩形表示。

（3）問題判斷或判定（審核、審批、評審）環節用菱形表示。

（4）箭頭代表工作流方向。

（5）輸入輸出為平行四邊形。

以下列舉某企業預算表審核流程設計作為參考，如下圖（兩種格式均可）所示。

《財務管理實用流程·制度·表格·文本》一書為企業的財務管理提供了一些實用的流程范本供參考，具體包括以下10個方面，見下表。

二、用制度來約束

“一切按制度辦事”是企業制度化管理的根本宗旨。企業通過制度規范員工的行為，員工依據制度處理各種事務，而不是以往的察言觀色和見風使舵，使企業的運行逐步規范化和標準化。一個具體的、專業性的企業管理制度一般是由一些與此專業或職能相關的規范性的標準、流程或程序，規范性的控制、檢查、獎懲等因素組合而成。在很多場合或環境里，制度即規范或工作程序。

（一）制度內容

從一個具體的企業管理制度的內涵及其表現形式來看，企業管理制度主要由以下內容組成。

（1）編制目的。

（2）適用范圍。

（3）權責。

（4）定義。

（5）作業內容。包括作業流程圖，及用5WlH對作業流程圖的要項逐一說明。

（6）相關文件。

（7）使用表單。

一般來說，編寫管理制度的內容時，應按照以下要領進行，具體見下表。

（二）制度樣式

嚴格來說，在制造企業行業內部，還沒有規定出一個具體的制度樣式。大多數工廠都采用目前比較流行的、便于企業進行質量審核的文件樣式，具體示例如下。

《財務管理實用流程·制度·表格·文本》一書為企業的財務管理提供了一些實用的制度范本供參考，具體包括以下8個方面，見下表。

三、用表格來追溯

企業管理中的各類表格主要用于記載過程狀態和過程結果，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾正和預防措施提供依據，有利于業務標識和可追溯性。

（一）表格登記過程中常見的問題

表格在登記過程中常見以下問題。

（1）盲：表格的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查（比如，我們在填寫質量報表時，本來該真實記錄的，為了應付檢查而更改）。

（2）亂：表格的設置、設計隨意性強，缺乏體系考慮，表格的填寫、保管、收集混亂，責任不清。

（3）散：保存、管理分散，未作統一規定。

（4）松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和涂改現象嚴重。

（5）空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性、法定性。

（6）錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。

（二）表格的設計和編制要求

（1）表格并非越多越好，正確的做法是只選擇必要的原始數據作為記錄。

（2）在確定表格的格式和內容的同時，應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現有條件下準確地獲取所需的信息。

（3）應盡量采用國際、國內或行業標準，對表格應廢除多余的，修改不適用的，沿用有價值的，增補必需的，應使用適當的表格或圖表格式加以規定，按要求統一編號。

（三）表格的管理和控制

表格的管理和控制要滿足以下要求才能更好地被追溯，見下表。

《財務管理實用流程·制度·表格·文本》一書為企業的財務管理提供了一些實用的表格范本供參考，具體包括以下8個方面，見下表。

四、用文本來支持

文本指的是企業在管理過程中用來記錄信息、交流信息和發布信息的一種工具，通常包括公文、書信、契約、方案等。它是企業經營運作的信息載體，是貫徹企業執行力的重要保障性因素。規范嚴謹的商務文書，已經成為現代企業管理的基礎而又不可或缺的內容。

企業文本的要求如下。

（1）明確文本的意圖：從主觀目標看客觀目標。

（2）需要結構分明：有效劃分層次和段落，巧設過渡和照應。

（3）組織材料要注意多、細、精、嚴。

（4）語言要確定。文本中不允許含糊不清、模棱兩可的現象存在。比如，利潤是企業經營的財務成果，但就“利潤”一個單詞，就有產品銷售利潤、營業利潤、利潤總額、凈利潤四個概念，每個概念都帶有一個確定的含義、確定的計算公式，不能望文生義，自行推斷解釋。再如，在簽訂某機械產品購銷合同時，對產品規格、質量標準、數量與金額、交貨時間與地點、付款方式都必須寫得明確具體，以利于履行。而不能像寫電影劇本那樣：“表面光潔度—像玻璃一樣光；硬度—像鋼一樣硬；交貨時間—早春二月；交貨地點—長江沿岸”等。

（5）內容要真實。文本的真實性則是所寫的內容，包括人物、事件、時間、地點、數據等，都必須是實實在在的，完全是真實的，不容許虛構和捏造，來不得半點差錯。

《財務管理實用流程·制度·表格·文本》一書為企業的財務管理提供了一些實用的文本范本供參考，具體包括以下4個方面，見下表。