每天有許許多多的事情等著我們去做，如果我們不分主次地進行工作，那么到頭來我們不僅“丟了西瓜”，很有可能我們連“芝麻”也沒有撿到。使一些本來可以“生出效益的時間”白白地浪費掉。聰明的人，知道如何分清輕重緩急，如何提高自己辦事的效率。要想掌控你的工作，就要分清輕重緩急，這樣工作才能舉輕若重。

做要事而不是做急事

做要事而不是做急事的觀念非常重要，但它常常容易被我們忽略。

一般而言，我們每天都必須處理許多事務，但是大多數人的習慣都是，可以先通過處理好最次要的事情來實現自我激勵，然后用飽滿的熱情再去解決最重要的工作。遺憾的是，事實并非如此，我們經過一天大量的工作，大都已經筋疲力盡、疲憊不堪，幾乎沒有更多的精力來考慮最重要的事務，并且所剩的時間也不會很多，因此，想要把它做好，真的很難。如果從我們自己的內心開始分析，這樣做的根本原因，是因為人都有嚴重的畏難情緒，會無意識地回避最重要的工作。

一家成功企業在舉行管理人才招聘會時，他們給應聘者出了一道題：在一個暴風雨的晚上，你開著一輛車，經過一個車站。有三個人正在等公共汽車。一個是快要死的老人，十分的可憐；一個是曾救過你命的醫生，是大恩人，你做夢都想報答他；還有一個女人/男人，她/他是那種你做夢都想娶/嫁的人，也許錯過，今生就沒有了。但你的車只能坐一個人，你會如何選擇？并用最充分的理由，將主考官說服。

參加應聘的人們提出了各不相同的答案，因為每一個回答都有他自己的道理。

有人說：老人快要死了，應該先救他。然而，主考官會反駁每個老人最后都只能把死作為他們的終點站。

有人說：先讓那個醫生上車，因為他救過你，這是個好機會報答他。同樣，主考官反駁道：你可以在將來某個時候去報答他。

也有人說：我要把握機會，接近我心愛的人，因為一旦錯過，可能永遠不會再遇到一個讓我這么心動的人了。主考官更加激烈地反駁道：人要相信緣分，是你的永遠是你的……

大廳里，前來應聘的200人中，只有一個人被雇用了，他認為世界上沒有什么東西能比生命更重要的了。他說了以下的話：“給醫生車鑰匙，讓他帶著老人去醫院，而我則留下來陪我的夢中情人一起等公車！”

這道有點智力測驗風味的考題，把大多數應聘者推向了一個進退兩難的絕境。其實，我們的工作環境何嘗不是這樣的呢？在一系列以實現目標為依據的待辦事項之中，有幾個管理者能清楚地知道到底哪些事項應先著手處理，哪些事項應延后處理，甚至不處理呢？

會做事的人在處理這些問題時，往往會一針見血地指出：應按事情的“重要程度”安排行事，判斷事情的輕重緩急應該根據“現在做的，是否有利于更接近目標”這一原則來進行。這里所說的“重要程度”，是指一件事情對實現組織目標的貢獻大小。也就是說一件事情，如果它對實現組織目標的貢獻越大，那么這件事情就越是重要，它越是應該擁有優先處理的特權；如果一件事情，對實現組織目標毫無意義時，那么它就是一件極不重要的事情，理智的人只會將它推遲延后處理。

在分清楚什么是“重要的事”之后，如何“把第一位的事放在第一位”就是最重要的事情了。

要想成為一名高效的做事者，就必須克服自己以往的心理習慣，在開始每一項工作時，都必須首先讓自己明白哪件事情是最重要的，哪件事情是最應該也是最值得花費最大精力去重點完成的，培養自己每天首先處理最重要工作的良好習慣。

伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普曾會見效率專家艾維·利。見面時，艾維·利說自己完全有能力幫助舒瓦普把他的鋼鐵公司管理得更好。

艾維·利說他可以在10分鐘內，將一樣能使對方鋼鐵公司業績提高至少50%的東西交給舒瓦普。接著他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“在這張紙上依次按重要性寫下你明天要做的六件大事。”大約5分鐘后，艾維·利說：“現在你需要做的只是把這張紙放進口袋直到明天早上，明天你做的第一件事情就是把這張紙條拿出來，不要看其他的，只做第一項，然后用同樣的方法做第二件事、第三件事……直到你下班為止。即使你可能用一天的時間只做完了第一件事情，那么也不要緊。因為你已經完成了最重要的事情。”

幾個星期之后，舒瓦普給艾維·利寄去一封信，同時寄來了一張25萬美元的支票。他在信中說，和艾維·利的會談是他一生中最有價值的一課。

5年之后，這個當年鮮為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨立鋼鐵廠，在艾維·利的提示下，舒瓦普賺得了整整一億美元。

我們做事的時候，很容易犯這樣的錯誤：用各種重要性依次遞減的方法，把一天的時間表安排得滿滿當當的，以至于根本不可能抽出一點“機動時間”去處理工作中可能會出現的各類突發事件。如果一旦有始料不及的意外出現，我們就不得不放棄計劃中的重要工作，來應付處理這些突發事件，那么，理所當然今日沒來得及完成的工作，就勢必加進明日的工作表中。事實上，工作不是一次性的百米沖刺，而是一場持久的馬拉松賽，給自己如此不斷地加壓，管理者一定堅持不了多久。因此，即使是沒有突發事件的發生，管理者也應當每天留些靈活的“機動時間”，因為你也可利用這些時間去很好地處理一些較次要的問題；或與下屬溝通、聯絡一下感情；也可休息一會，回想一下一天工作中的得失等。這樣，管理者不僅可以從容地完成既定的任務，而且可以從容地面對明天的挑戰。

花點心思去確定事情的重要程度，有助于我們養成良好的辦事習慣。

工作分清主次，設定優先順序

很多時候，人們總是被習慣束縛著自己的手腳，在處理問題時總是根據事情的緊迫性，而不是按事情的優先程度來安排先后順序，這樣的做法是被動而不是主動的，成功人士不可能這樣工作。

時間管理的精髓在于：有主次之分，設定優先順序。即把要做的事情分成等級和類別，先做最重要的事，再做次要的事。優先保證最重要的事情的時間，就能優先保證做好最重要的工作，從而能夠從大局上控制時間的價值。

比爾·蓋茨認為：那些高效率的人，不管做什么事情時，首先都用分清主次的辦法來統籌做事。

如何分清主次，大幅度提高自己的做事效率，比爾·蓋茨歸納了三個判斷標準：

首先應該明白我們必須做什么。

這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。非做不可，但并非一定要你親自做的事情，可以委派別人去做，自己只負責督促。

其次應該明白什么能給我最高的回報。

應該用80％的精力來做能帶來最高回報的事情，而用20％的精力做其他事情。

所謂“最高回報”的事情，即是符合“目標要求”或自己會比別人干得更高效的事情。

最高回報的地方，也就是最有生產力的地方。這要求我們必須辯證地看待“勤奮”。“業精于勤荒于嬉”。勤，在不同的時代有其不同的內容和要求。過去人們將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦視為勤奮的標準，但在快節奏高效率的信息時代，勤奮需要新的定義了。勤要勤在點子上（最有生產力的地方），這就是當今時代“勤”的特點。

前些年，日本大多數企業家還把下班后加班加點的人視為最好的員工，如今卻不一定了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，說明他很可能不具備在規定時間內完成任務的能力，工作效率低下。社會只承認有效勞動。

再次應該清楚什么能給我們帶來最大的滿足感。

最高回報的事情，并非都能給自己最大的滿足感，均衡才有和諧滿足。因此，無論你地位如何，總需要分配時間做令人滿足和快樂的事情，只有這樣，工作才是有趣的，并容易保持工作的熱情。通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急就很清楚了，然后，以重要性優先排序（注意，人們總有不按重要性順序辦事的傾向），并堅持按這個原則去做，你將會發現，再沒有其他辦法比按重要性辦事更能有效利用時間了。

在人們的日常生活中，會遇到很多這樣或那樣的事情，雖然有些都不是眼前最急迫的事情，但是對于長遠、大局來說卻有著重大的意義。比如鍛煉身體，鍛不鍛煉眼前看不出多大差別，但是對于長遠來說卻極為重要，有極深遠的效益。有些人不舍得在這類事上花費時間，實在很不明智，與長遠計算的總賬相比很不劃算。

在效率的管理上，要兼顧長遠性與急迫性，要高度重視對眼前雖不緊急但有深遠影響的事務的處理。這一法則，把效率管理上升到了戰略高度。