三、要遵循文書寫作的步驟

1.領會意圖

領受擬制文書的任務后，首先要正確領會領導的意圖，這是擬制文書的前提。領會意圖的要領如圖1所示。

2.收集材料

材料是構成文書的基本要素之一。材料是從實際工作中收集、攝取的一系列事實或論據。大量地收集材料，對擬制文書有著十分重要的意義。

材料是擬制文書的基礎。無論哪一種文書，它總要反映一種思想或認識，無思想、無認識的文書是不存在的。但是無論任何一種思想或認識，都源于實際工作，離開了實際工作，就沒有“原料”，就擬不出任何辦法、意見等，當然也就無所謂文書了。毛澤東同志在《改造我們的學習》一文中告誡我們：“學習和研究問題，應當說不憑主觀想象，不憑一時的熱情，不憑死的書本，而憑客觀存在的事實，詳細地占有材料，從這些材料中引出正確的結論。”擬制文書也一樣，正確的觀點是從大量的、詳細的材料中總結和引申出來的。所以說，廣泛地收集材料是擬制文書的必要一環。

材料是闡述觀點的支柱。沒有材料，觀點根本無法樹立;沒有適當的、足夠的材料來支撐，觀點即使是立起來了也不能立牢。因此，動筆之前，觀點要靠材料形成；動筆之際，觀點又須材料支撐。我們常講要“擺事實、講道理”，這里講的事實就是材料，道理就是觀點。不擺事實，不論證材料，道理就說不清，觀點就道不明。如果沒有充實的材料做內容，空空洞洞，那肯定是一份“白開水”式的文書，毫無價值。

3.運用材料

具體地說，運用材料要做到圖2所示的四個結合。

（1）對材料的鑒別要“精”，即對材料進行精確鑒別，分析材料性質，判斷材料的真偽，估計材料的價值，明確材料的作用等。這是一項非常細致的工作，只有把這項工作做好了，材料的表象和實質、輕和重、大和小、主和次、典型與一般等特征才會格外明晰。因此，我們必須勤于分析，善于思索，真正做到“吃透材料”。

（2）對材料的選擇要“嚴”。收集材料時，我們提倡以十當一，以多為佳；選擇材料時，我們則主張大家以一當十，以嚴為上。選擇材料的要點如圖3所示。

4.安排結構

為了使文書成為一個統一和諧、嚴密緊湊、首尾通順、行止自如的有機整體，我們必須做到以下幾點。

（1）要樹立“整體在胸”的觀念。

安排結構，就是研究文書的整體構成，即組“局部”為“整體”的過程，不能整體在胸，就不能順然于手。有的人對此認識不足，往往是拿起筆來還不知從何處寫，于是只好想一點寫一點，每寫一段，都要從頭看起，十步九回頭，這樣寫出來的文書的觀點往往不明確。

（2）要重視思維邏輯性和條理性。

要分清先后次序，有條不紊地表達思想內容。例如，由開端說到結局，由原因說到結果，由正面說到反面，由一方面說到另一方面，由主體內容說到從屬內容等。

（3）要花心思擬寫提綱。

擬寫提綱一般按圖4所示的步驟進行。

5.起草初稿

起草初稿時要一絲不茍，認真擬制，力求為終稿提供合格的“正品”，把“次品率”降到最低。

6.審核修改??

我們一般會按規定的程序，對文稿進行反復審核修改。