五、出納資料歸檔

出納檔案是會計檔案的重要組成部分，是記錄出納業務內容、明確相關經濟責任的書面證明，一旦遺失或因保管不善而毀壞，將給出納員本人和單位帶來嚴重影響。因此，出納員必須按相關規定對會計資料進行妥善保管，保證會計檔案記錄的真實、完整、連續和準確。

（一）出納歸檔資料的范圍

出納檔案指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，同時包括相關的重要憑證等，具體包括以下5類，如圖1-6所示。

（二）出納歸檔資料的整理與保管

《會計法》規定，對會計檔案管理不善造成毀損、滅失的，應承擔法律責任。出納應對憑證、賬簿及其他資料進行整理和保管，其整理程序分為整理、裝訂、成冊3個步驟。

1．保管出納憑證

出納憑證包括出納記賬依據的原始憑證及記賬憑證。一般來說，出納在記賬后，要將這些憑證傳遞給記賬會計，在年終歸檔前由記賬會計進行整理和保存。出納人員的任務，主要是做好原始憑證及業務處理階段的全部會計憑證的整理，并保證這些資料的真實有效。

2．保管出納賬簿

當企業單位更換新賬后，應將舊賬歸入會計檔案。在移交歸檔前應對舊賬進行整理，如編碼、扉頁內容、目錄等項目應根據有關要求填寫齊全。若使用活頁式或卡片式輔助賬應在歸檔時裝訂，編齊頁碼，并與訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、共計頁數，記賬人員應簽章，并加蓋公章保存。

3．保管其他出納資料

除了賬簿憑證以外，其他出納資料包括各項經費開支計劃表、決算表、出納報告、銀行對賬單、資金分析報告、作為收付款依據的各種經濟合同文件等；其他財務管理的重要憑據包括支票申請單與支票領用登記簿等。出納對這些資料應分類整理并妥善保管，到年終集中歸入會計檔案。

（三）會計檔案的管理

企業單位對于每年形成的會計檔案，應由財務部門按照歸檔要求，整理立卷，裝訂成冊。各會計人員對本崗位產生的會計核算資料應定期收集、審查核對，按照檔案管理要求整理立卷、編制目錄、裝訂成冊并由立卷人簽章，然后交財務部妥善保管。會計檔案管理注意事項，如圖1-7所示。

會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。永久保管會計檔案一般包括年度財務報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀檔案等，其他為定期保管會計檔案，如圖1-8所示。

注意：會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天開始算起。

企業和其他組織會計檔案保管期限，如表1-1所示。

財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限，如表1-2所示。

由表1-1和表1-2可以看出，會計檔案保存的時間都較長甚至需要永久保存，因此企業單位對于會計檔案的整理和保存必須做到妥善保管、存放有序、便于查找。同時，要進行科學管理，嚴格執行安全和保密制度，嚴防損毀、散失和泄密。

（四）出納歸檔資料的移交與調閱

出納歸檔資料移交分為在年度終了時移交和在會計檔案管理人員發生更換時移交兩種情況。

年度終了時，財務部門保管的會計檔案（出納檔案）應移交給檔案管理部門，并編制移交清冊或清單。

會計檔案管理人員發生更換時，也應該按一定手續編制會計檔案移交清冊。

移交會計歸檔資料時一般按照下面的方法辦理：

在會計年度終了后，會計檔案可暫由本單位財務會計部門保管一年，在這一年內歸檔資料通常仍由出納負責保管。一年期滿后，應由財務會計部門將檔案編造成冊移交本單位的檔案部門保管，并填寫會計檔案移交清冊表，如表1-3所示。

會計檔案是企業單位經濟業務活動的歷史記錄，它用來提醒企業單位“以史為鑒”，通過會計檔案總結經驗教訓，進行決策分析，避免各種財務責任事故發生。

調閱會計檔案的注意事項，如圖1-9所示。