3.3 操作字段

在Access中，除了對字段的一些屬性進行簡單操作之外，還可以對字段進行創(chuàng)建計算字段、查找、排序、篩選等更深入的操作。

3.3.1 創(chuàng)建計算字段

在Access中，用戶可以直接創(chuàng)建計算字段，而無需另外使用查詢來執(zhí)行計算。

在【數(shù)據(jù)表】視圖中，單擊【單擊以添加】字段，在級聯(lián)菜單中執(zhí)行【計算字段】|【數(shù)字】命令。

然后，在彈出的【表達式生成器】對話框中，輸入計算公式，并單擊【確定】按鈕。

此時，在數(shù)據(jù)表中將自動顯示新字段列，并在該列中顯示計算結(jié)果。用戶只需在字段名中輸入新的名稱，重命名字段即可。

3.3.2 排序與凍結(jié)字段

排序字段是按照一定的排列方式對字段進行升序或降序排列，而凍結(jié)字段則是固定指定的字段，以方便查看其他字段。

1．凍結(jié)字段

凍結(jié)字段類似于Excel中的凍結(jié)窗格，右擊需要凍結(jié)的字段，執(zhí)行【凍結(jié)字段】命令，即可凍結(jié)該字段。此時，拖動滾動條，即可查看字段凍結(jié)后的效果。

2．排序字段

在Access中，默認情況下所有的記錄是以主鍵為依據(jù)，按照升序的排序方式對數(shù)據(jù)進行排序。在【數(shù)據(jù)表】視圖中，右擊需要改變排序方式的字段，執(zhí)行【降序】或【升序】命令，即可更改排序方式。

3.3.3 查找與替換數(shù)據(jù)

當數(shù)據(jù)表中存儲的數(shù)據(jù)非常龐大時，單純地通過垂直滾動，將非常不易查找和替換某個字段中的數(shù)據(jù)。此時，用戶可以使用“查找和替換”功能，輕松地查找并替換相應的數(shù)據(jù)。

1．查找數(shù)據(jù)

在數(shù)據(jù)表中，右擊需要查找數(shù)據(jù)的字段，執(zhí)行【查找】命令。

然后，在彈出的【查找和替換】對話框中，將在【查找內(nèi)容】文本框中顯示第一條記錄。此時，更改查找內(nèi)容文本，單擊【查找下一個】按鈕即可。

在【查找和替換】對話框中，各設置參數(shù)的具體含義，如表所示。

2．替換數(shù)據(jù)

當用戶需要替換所查找的數(shù)據(jù)時，則需要激活【替換】選項卡，在【查找和替換】文本框中，分別輸入所需查找和替換的內(nèi)容，單擊【替換】或【全部替換】按鈕即可。

3.3.4 添加驗證規(guī)則

在Access中，用戶可以向表字段或記錄中添加驗證規(guī)則，以幫助用戶對輸入的數(shù)據(jù)進行驗證。

其中，字段驗證規(guī)則可以防止用戶在單個字段中輸入無效數(shù)據(jù)；而記錄驗證規(guī)則可防止創(chuàng)建不滿足所輸入條件的記錄。不管是字段驗證規(guī)則還是記錄驗證規(guī)則，都是通過表達式進行添加。

例如，在“庫存信息”表中，包含了一個【期初庫存】的字段。通常情況下，庫存數(shù)量是不允許出現(xiàn)負數(shù)的，也就是說庫存數(shù)量必須保證大于或等于零。此時，用戶可以使用表達式作為字段驗證規(guī)則，來限制用戶輸入大于或等于零的數(shù)值。

首先，打開“庫存信息”表，選擇【期初庫存】字段。執(zhí)行【表格工具】|【字段驗證】|【驗證】命令，在其級聯(lián)菜單中選擇【字段驗證規(guī)則】選項。

然后，在彈出的【表達式生成器】對話框中，輸入所限制的驗證條件，單擊【確定】按鈕即可。

3.3.5 使用字段篩選

篩選可以將數(shù)據(jù)局限于特定記錄，不需要更改查詢、窗體或報表設計。應用篩選時，只有包含滿足條件的記錄才會顯示在視圖中，而那些無法滿足條件的記錄則會被隱藏起來。

1．公用篩選器

數(shù)據(jù)表中的每個字段名稱右側(cè)，會顯示一個下拉按鈕。單擊該下拉按鈕，在打開的【篩選器】中選擇需要篩選的條件，單擊【確定】按鈕即可。

另外，單擊【系列ID】字段下拉按鈕，在彈出的【篩選器】中，執(zhí)行【文本篩選】|【包含】命令。在彈出的【自定義篩選】對話框中，輸入篩選條件，單擊【確定】按鈕即可。

2．基于范圍篩選

在字段列中選擇包含篩選值的單元格，例如選擇包含“硬盤”的單元格。執(zhí)行【開始】|【排序和篩選】|【選擇】|【包含“硬盤”】命令，即可篩選出所有包含“硬盤”文本的記錄。

3．按窗體篩選

在Access中，用戶可通過窗體篩選對數(shù)據(jù)表中的若干個字段進行篩選，或查找特定的記錄。

執(zhí)行【開始】|【排序和篩選】|【高級】|【按窗體篩選】命令，在彈出的【庫存信息：按窗體篩選】對話框中的【查找】選項卡中，選擇【系列ID】字段下的單元格，并單擊其下拉按鈕，在其下拉列表中選擇【主板】選項。

然后，激活【或】選項卡，選擇【單價】字段下的單元格，單擊其下拉按鈕，在其下拉列表中選擇相應的選項。最后，執(zhí)行【開始】|【排序和篩選】|【切換篩選】命令即可。

4．高級篩選

執(zhí)行【開始】|【排序和篩選】|【高級】|【高級篩選/排序】命令，在彈出的【庫存信息篩選1】窗口中，將【字段】設置為“單價”，將【條件】設置為“>1500”。

執(zhí)行【開始】|【排序和篩選】|【切換篩選】命令，即可在數(shù)據(jù)表中顯示篩選結(jié)果。

5．移除或清除篩選

移除篩選是將視圖還原到未篩選之前的狀態(tài)，但篩選狀態(tài)仍然保存在數(shù)據(jù)表中。

若要移除篩選，只需單擊【記錄導航】欄中的【已篩選】按鈕，或執(zhí)行【開始】|【排序和篩選】|【切換篩選】命令，即可移除篩選。

而清除篩選是從數(shù)據(jù)表中徹底地刪除篩選狀態(tài)，執(zhí)行【開始】|【排序和篩選】|【高級】|【清除所有篩選器】命令，即可刪除數(shù)據(jù)表中所有的篩選器。

另外，用戶也可以單擊某個字段中的篩選狀態(tài)按鈕，來清除篩選器。例如，單擊【單價】字段中的篩選按鈕，在其【篩選器】中執(zhí)行【從“單價”清除篩選器】命令，即可只清除該字段內(nèi)的篩選器。