3.2 操作數(shù)據(jù)表

創(chuàng)建數(shù)據(jù)表并設(shè)置其字段之后，用戶便可以在數(shù)據(jù)表中進(jìn)行輸入數(shù)據(jù)、設(shè)置數(shù)據(jù)表格式、設(shè)置行與列等一系列的操作。

3.2.1 輸入數(shù)據(jù)

在Access中，用戶可通過以下4種方法，來(lái)輸入各種類型的數(shù)據(jù)。

1．直接輸入

打開所需輸入數(shù)據(jù)的表，選擇字段下面的單元格，直接輸入需要的數(shù)據(jù)即可。

輸入完數(shù)據(jù)之后，用戶可以通過按Tab鍵和Enter鍵，或使用←鍵（左方向）、→鍵（右方向）、↑鍵（上方向）和↓鍵（下方向）來(lái)移動(dòng)單元格。

2．窗體輸入

使用Access中的窗體，可以更加便捷和準(zhǔn)確地輸入數(shù)據(jù)。

窗體的設(shè)計(jì)決定了輸入或編輯數(shù)據(jù)的方法。當(dāng)用戶創(chuàng)建窗體之后，需要執(zhí)行【開始】|【視圖】|【視圖】|【窗體視圖】命令，切換到該視圖中，以方便數(shù)據(jù)的輸入。

窗體具有列表、文本框和按鈕等控件，每個(gè)控件與不同表中的字段、查詢、宏或其他打開的窗體上的控件相關(guān)聯(lián)，主要用于從表中讀取數(shù)據(jù)或?qū)?shù)據(jù)寫入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表中。

3．輸入空值

當(dāng)表中的數(shù)據(jù)不存在時(shí)，則可以使用空值進(jìn)行替代。Access中具有Null值和零長(zhǎng)度字符2種空值類型，其中Null值是指未知的值，而零長(zhǎng)度字符指包含空值的字段。

例如，在具有傳真號(hào)碼字段的列表中，如果用戶沒有傳真號(hào)碼，則可以將該字段保留為空，Access將自動(dòng)輸入一個(gè)Null值（如果數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)為接收Null值）。

而當(dāng)用戶需要輸入一個(gè)零長(zhǎng)度字符時(shí)，則需要在【數(shù)據(jù)表】視圖中打開所需輸入的數(shù)據(jù)表，在相應(yīng)字段下的單元格中直接輸入一個(gè)中間不存在空格的雙引號(hào)（""）即可。

4．快速輸入技巧

Access提供了下列4種快速輸入數(shù)據(jù)的方法，以協(xié)助用戶設(shè)置默認(rèn)值、指定不同的值或重復(fù)使用值。

?為字段或控件設(shè)置默認(rèn)值 當(dāng)存在多個(gè)記錄的給定字段使用相同的值，則可以為綁定到該字段的控件，設(shè)置一個(gè)默認(rèn)值，從而節(jié)省錄入時(shí)間。當(dāng)用戶設(shè)置默認(rèn)值后，在打開窗體或創(chuàng)建新記錄時(shí)，其默認(rèn)值將顯示在該控件中。

?為控件設(shè)置默認(rèn)值 在【設(shè)計(jì)】視圖中打開窗體，右擊控制，執(zhí)行【屬性】命令，在【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡中設(shè)置【默認(rèn)值】屬性值即可。

?指定不同的值 對(duì)于文本框中的值，可以通過輸入新的數(shù)值來(lái)覆蓋默認(rèn)值；而對(duì)于列表中的值，則可以通過選擇新的數(shù)值來(lái)覆蓋默認(rèn)值。

?排序時(shí)重復(fù)使用值 當(dāng)必須使用相同的值對(duì)每條記錄進(jìn)行排序時(shí)，可以使用組合鍵來(lái)重復(fù)排序值，以節(jié)省操作時(shí)間。例如，在第一條記錄中輸入排序值，移動(dòng)到下一條記錄時(shí)可以復(fù)制并使用該排序值。

3.2.2 設(shè)置數(shù)據(jù)表格式

用戶創(chuàng)建數(shù)據(jù)表后，可以設(shè)置數(shù)據(jù)表的格式，來(lái)美化數(shù)據(jù)表。

1．設(shè)置行高和列寬

在錄入記錄時(shí)，有時(shí)會(huì)遇到無(wú)法將該單元格內(nèi)容全部顯示的情況。此時(shí)，用戶可以通過調(diào)整行高或者列寬，來(lái)顯示字符內(nèi)容。

當(dāng)需要調(diào)整行高時(shí)，需要將光標(biāo)置于兩行標(biāo)識(shí)之間，當(dāng)鼠標(biāo)變成“雙向”箭頭時(shí)，上下拖動(dòng)鼠標(biāo)即可調(diào)整行高。

當(dāng)需要調(diào)整列寬時(shí)，則需要將鼠標(biāo)置于兩列標(biāo)識(shí)之間，當(dāng)鼠標(biāo)變成“雙向”箭頭時(shí)，左右拖動(dòng)鼠標(biāo)即可調(diào)整列寬。

當(dāng)用戶需要精確地調(diào)整行高時(shí)，可以右擊行標(biāo)識(shí)處，執(zhí)行【行高】命令，在彈出的【行高】對(duì)話框中，設(shè)置精確值。

當(dāng)用戶需要精確地調(diào)整列寬時(shí)，可以右擊字段列，執(zhí)行【字段寬度】命令，在彈出的【列寬】對(duì)話框中，設(shè)置精確值。

另外，執(zhí)行【文件】|【選項(xiàng)】命令，在彈出的【Access選項(xiàng)】對(duì)話框中，激活【數(shù)據(jù)表】選項(xiàng)卡，更改【默認(rèn)寬度】選項(xiàng)中的默認(rèn)值，單擊【確定】按鈕，即可更改默認(rèn)寬度值。

2．調(diào)整字段順序

對(duì)部分?jǐn)?shù)據(jù)表，有時(shí)需要將字段調(diào)整到其他字段之前，或者其他字段之后。這樣更能突出顯示該數(shù)據(jù)表中重要的信息內(nèi)容。

在數(shù)據(jù)表中，選擇需要調(diào)整順序的字段列，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)該字段列。此時(shí)，系統(tǒng)將顯示一條較粗的豎線。然后，移動(dòng)黑線至合適的位置，松開鼠標(biāo)即可。

3．隱藏和顯示字段

在數(shù)據(jù)表中，對(duì)一些重要的字段，用戶可以將其隱藏起來(lái)，以免被其他用戶看到。需要時(shí)，再將其顯示出來(lái)。

在【數(shù)據(jù)表】視圖中，右擊需要隱藏的字段列，執(zhí)行【隱藏字段】命令，即可隱藏該字段。

當(dāng)用戶需要取消隱藏字段時(shí)，則需要右擊任何字段，執(zhí)行【取消隱藏字段】命令，在彈出的【取消隱藏列】對(duì)話框中，啟用需要顯示的字段，單擊【確定】按鈕，即可顯示被隱藏的字段。

3.2.3 使用查詢列

查閱列（或字段）是表中的字段，其中的值是從另一個(gè)表或值列表中檢索而來(lái)的。

1．查詢列概述

用戶可以使用查閱列顯示組合框或列表框中的選項(xiàng)列表。選項(xiàng)可以來(lái)自表或查詢，也可以是自己輸入的列值。

查閱字段呈現(xiàn)一個(gè)數(shù)據(jù)列表，用戶可使用該列表選擇一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目。一般情況下，用戶可以創(chuàng)建下列兩種類型的“查閱”列表。

?值列表 包含手動(dòng)輸入的硬編碼值集。值位于查閱字段的“行來(lái)源”屬性中。

?查閱列表 使用查詢從其他表中檢索值。字段的“行來(lái)源”屬性中包含查詢而不是值的硬編碼列表。

2．創(chuàng)建查閱列字段

在數(shù)據(jù)表中，將視圖切換到【數(shù)據(jù)表】視圖中，單擊表中的【單擊以添加】字段中的下拉按鈕，在其下拉列表中選擇【查詢和關(guān)系】選項(xiàng)。

然后，在彈出的【查詢向?qū)А繉?duì)話框中，選擇【自行鍵入所需的值】選項(xiàng)，并單擊【下一步】按鈕。

在彈出的對(duì)話框中，將【列】設(shè)置為“1”，在列表框中輸入列內(nèi)容，并單擊【下一步】按鈕。

在彈出的對(duì)話框中，將【請(qǐng)為查詢字段指定標(biāo)簽】設(shè)置為“性別”，并單擊【完成】按鈕。

最后，在數(shù)據(jù)表中，將顯示新添加的字段。在該字段中，用戶可選擇所需要查閱的內(nèi)容。