第六節 忙而不亂的反復確認法

很多人的工作狀態都異常繁忙，有的人處理得井井有條，而有的人卻拖泥帶水不得要領。誠然，這受很多因素影響。但溝通不順暢、不明朗、不到位是相當重要的影響因素。

前不久，總經理交代我把目前OA（辦公自動化系統）里面涉及的流程都打印出來拿給他。我沒多想，就叫信息員小王把OA里的流程給我。過了一會兒，小王過來問我：“表單也一起打印嗎？”我想了一下說：“打印吧！”過了一個小時，小王拿著一沓打印出來的表格和流程圖給我。我一看頭就大了，怎么會有這么多？心里雖然有疑慮，但我還是整理一下拿給了總經理。總經理一看：“這么多流程？”“對，這里面包含了表單和流程圖。”“打印表單做什么呢？我只要流程圖就好了！拿回去把表單分出來，把流程圖給我！”

我立即意識到，是我這邊出了問題。我沒有確認總經理要什么，就直接把任務交代給下屬去辦，即使后來對下屬拿來的資料心存疑慮也沒有再次確認，而是直接交給了總經理，最后導致工作重做。如果我能事先確認領導的意思，在過程中發現不對勁再確認，那么結果就是另一種情況了。

這只是個小事例，工作中經常會遇到比這更復雜的溝通事項，需要反復確認才能避免因溝通不到位產生返工、無用功現象。那么，要在什么時候反復確認呢？

反復確認最好在事前，即執行前，想一想再去做，把所有疑問和可能產生的問題做事先溝通。過程中如果遇到疑問或事先未預料的情況，就及時再次確認，以便做出調整。事后也要核對執行結果再報送上級。

這是對上確認，對下確認亦是如此，下屬執行前要確認其是否真正領會任務的內容。事中要檢查下屬執行是否符合要求，事后要檢查執行結果。

不管是事前、事中，還是事后，我們在確認時都要講究方法。除了傳統的口頭確認，更值得借鑒的是把確認過程落實到紙面上，或利用其他文字載體，如郵件等。這樣做一來可以讓發起方更清晰、明了地表達溝通事項，尤其是在溝通事項較多的情況下，更容易做到條理清晰、層次分明；接收方也不會搞混。二來，因為有據可循，還可以避免推諉、否認、搪塞等狀況發生。

這里多提一句，有的公司氛圍不好，因為害怕承擔責任，相互推諉，成了一種風氣。比如，領導交代一件事，這件事需要行政部與營銷部配合完成，結果中間出現問題，行政部說是營銷部沒交代清楚，營銷部說已經講得很清楚，是行政部理解有誤。這樣一來領導不好追責，更重要的是不知道從哪里下手解決類似的問題。這個時候，文字資料就可以顯示出它的積極作用。我們公司的常規做法是發工作聯系單，發起方填寫，接收方確認。表格如下：

工作聯系單

當然，這只是內部溝通文件的一種，有些是多個部門同時溝通，要求形成一致的意見，這個時候可以制作會簽單，擴展到各部門簽字。在網絡上搜索會有相關參考，這里不多加贅述。

除此之外，也可以通過發送郵件，請對方以郵件回復的形式進行確認。還可以通過會議記錄、會議筆記等，就一致意見要求簽字進行確認。

以上是部門間、部門內溝通，如果是上下級間的確認，對于復雜事項可以采用審批或記筆記的方式進行確認。如果是簡單的工作事項，可采用反復詢問的方式確認。