第五節 讓人聽得懂的極簡說話術

很多人在說話時都容易延伸開來說，把本可以長話短說的事變成了嘮家常；也有人繞來繞去就是講不到重點，聽了半天找不到有效信息；還有人聲音太小、吐字不清，導致聽者聽不見……這些狀況一旦產生，輕者浪費時間，重者產生誤解、阻礙執行。

在職場溝通中最需要的是簡明扼要，這樣既尊重自己的時間也尊重別人的時間。不管是上級下達命令，還是下屬報告工作進度，或是部門溝通，都需要用簡練的話語來表達。我就曾經遇到過這樣一個同事，她要領用一盒簽字筆，本來只需要填寫領用人、領用物品、領用時間、領用數量、簽名就可以了。因為上報物品申購單時已經注明原因。這位同事開始解釋：“馬上搞活動了，不夠用，以前領用過的就剩兩支了，這兩盒也不知道夠不夠用，我還能多領一些嗎？要放在簽到處、登記禮品處、后勤處……”但是誰需要知道這么多呢？你們申請，領導審批，通過我們采購，你們領用，這樣就可以了，你說了這么多別人也抓不住重點，解決不了問題。

你想表達什么？

類似的狀況在職場上經常發生，要減少這些無效表達，提高溝通效率，我們就要抓住核心，讓表達更簡潔。簡明扼要地要求溝通指向行動、執行決策。如要向領導提建議，就要將問題、解決問題的方法闡述清楚，請領導決策。而不是把涉及的所有細節全部說出，這樣無助于做決策。如果要指示下屬做某事，若非特殊需要，盡量不要委婉，直接要求或指導下屬執行。

我們所說的簡明扼要就是要避免廢話，并非單指篇幅長短。如果領導交辦任務，你的回答是“好的”，那么“好的”就是廢話。領導交辦任務希望得到的答案是你會在什么時間完成什么事，你需要得到哪方面的支持等有效信息。“好的，馬上辦，十分鐘內完成。”“好的，但我需要一些時間，您這個事情是否緊急，要求什么時間做完？”這才是老板需要知道的信息。

總之，簡明扼要的重點就是把語言指向行動，讓溝通利于決策或執行。

還有一種常見的情況是外在客觀因素造成的，這就要求說的人盡量多訓練自己，或者利用一些輔助工具幫助完成溝通。比如，普通話不過關，說起話來其他地域的人聽不懂；抑或語速太快，聲音太小，聽者聽不清。這種情況需要較長時間的矯正和訓練，簡單點的方法是利用郵件等載體比較清楚地表達自己的想法。

我們講話的目的是讓人聽得懂，因而要將目的重點說、提前說，如果有時間再將過程講明，以尋求理解和支持。如果時間緊急，任務重要就先把過程放下，把目的、要求等講清楚。這要求說話者把控事物的要素，將目的、時間、地點、人物、環節、資源配置等說明白。

還有一種情況是，說話者盡量不要用含糊其詞的表達方式，以免混淆視聽，對溝通、執行產生干擾。

總結起來如下圖所示：