第二節 別讓下屬猜，傳達指令要明確

前面章節中曾提到表達和接收的差異，也曾提到上級下達命令、下屬沒有確認明白所產生的執行失誤。實際上，很多初級管理者在下達命令時經常會出現語意含糊、交代不清的情況。如果下屬未認真負責地詢問上級的真實意圖，如果下屬出于面子、膽怯、不負責等原因不確認，按照自己的想法執行，那么就很可能出現執行差異，導致無法完成任務或返工，給公司造成損失。

我初做人事主管的時候就曾犯過這樣的錯誤，一次開部門溝通會議，我在做匯報前發現自己有份需要展示的重要資料忘記帶到會議室了，因為會議室在四樓，我的辦公室在二樓，于是發微信給下屬：“小譚，幫我把我辦公桌上的文件送到四樓來，速度！”結果等了十多分鐘，小譚抱著一推文件氣喘吁吁地站在會議室門口。幸好會議室是玻璃幕墻，我一見到他就立馬走出去，翻了半天才把文件找到。

會后我對小譚表示感謝：“謝謝你啊小譚，今天辛苦了！”小譚好像怕我怪他，解釋說：“我也不知道您具體要哪個文件，您在開會我又不敢打擾，只好把桌子上的文件全搬來了，四樓又有兩個會議室，一個在最東邊，一個是您所在的會議室，我猜您是在東邊會議室，所以跑錯了地方，有點晚……”我這才意識到，我的指令是含混不清的，我既沒有告訴小譚文件的具體位置、文件名稱，也沒告訴他送到哪邊的會議室。這件事以后，我開始注意下達指令要明確一些。

后來也有因指令不明確導致下屬執行失誤的情況，都根據情況逐一加以修正。我總結了幾個情況來進行說明：

第一種，像我上述的情況，概括性語言，不具體。

第二種，使用抽象用語“好好檢查一下”。下屬也知道要好好檢查，但不知道重點檢查什么，有可能嚴格檢查了非重點信息，而忽略了重點信息。必須指出重點檢查什么。

第三種，信息不完整。讓誰、到哪里、做什么、什么時間完成、希望達到什么結果都要闡述清楚，缺一點都會造成下屬反復咨詢或返工。

第四種，長篇大論，涵蓋廣，說來說去把重要指令模糊化了。有人喜歡把事情從頭說到尾，中間又加入個人論點和他人看法，結果導致下屬找不到重點。

第五種，不自信，聲音小，會導致對方認為任務不重要。

結合這幾個原因給大家提幾點建議，以明確指令，順暢執行。

第一，盡最大力量具體化指令，完整化信息，目的、時間、地點、人物、事件盡量完整、具體。

第二，下達指令時杜絕“可能、也許、大概、應該”之類的模糊字眼；這樣會讓下屬覺得上級也不確定這個指令是否正確、是否有成效有作用，因而懈怠指令。

第三，指令單一，一次只發一個指令。如果開會或需要集中交代幾件事，那么在闡述時，要在一項任務下達之后再提示下一項任務，請下屬筆記記錄。如果時間較寬裕還可以要求下屬復述指令，確保接收正確。

第四，簡化語言，說目的，說重點。

第五，發布命令時聲音洪亮，引起重視。