- 企業集團財務管控(第四版)(管理者終身學習)
- 張瑞君
- 3285字
- 2019-09-29 12:05:16
3.3 管理軟件——財務管理的應用載體
3.3.1 管理軟件的概念
管理軟件是建立在網絡和數據庫之上,對經濟活動中的物流、資金流和信息流進行管理的應用載體。
1.從IT角度看
管理軟件是獲取企業經營活動全過程的數據,通過加工、存儲、檢索、整理,將數據轉換為信息,并將這些信息及時、準確、高效地提供給信息使用者,以支持管理、提高效率。
2.從管理角度看
管理軟件是將企業管理思想、管理模型與信息技術有機融合的軟件,它能夠將滿足企業管理需求的規則、制度、標準、流程管理基礎信息進行存儲和固化;通過網絡獲取企業經營活動全過程的數據,并根據規則、制度、標準等進行有效控制;按照管理者的要求生成管理信息,通過網絡動態報告信息。
管理軟件與網絡和數據庫不同,它在設計時要充分考慮不同企業的類型、管理模式、管理思想對管理軟件應用的影響。因此,這種應用軟件是伴隨著網絡和數據庫技術的發展,特別是企業管理模式、管理思想、管理方法的發展而不斷發展和完善的。管理軟件是將管理思想、管理方法和信息技術有機融合的產物。
3.3.2 管理軟件的核心功能
在信息時代,隨著管理的進步和需求的不斷增加,管理軟件成為一種商品,其核心功能模塊也隨之不斷增加和豐富。管理軟件總體架構示意圖如圖3—2所示。

圖3—2 管理軟件整體架構示意圖
目前,軟件公司提供了各種商品化的管理軟件,其功能不盡相同,為國內外企業管理信息化的不斷推進和深化提供了支持。如SAP、甲骨文、微軟、用友軟件、金蝶軟件、浪潮軟件等公司,將當前最新的信息技術與管理理論有機融合,為企業提供管理軟件,支持企業利用信息技術進行管理創新。
從橫向看,企業管理的各個方面都有相應的管理軟件或子系統的支持,這些子系統可以相對獨立地運行,解決企業管理某一方面(如生產制造、財務管理)的問題;同時又可以集成起來,相互聯系、相互作用,共同為企業管理提供支持。
1.生產制造管理
在21世紀競爭多變的市場環境中,制造業面臨巨大的挑戰,生產制造管理系統正是為了應對這種挑戰,按準時制/敏捷制造的管理思路構建的,使系統可對家電、裝配等制造類型的企業提供良好支持。生產制造管理主要包括主生產計劃、重復生產排程、物料需求計劃、生產訂單管理等功能。
2.財務管理
為了支持CFO扮演好“管家”和“戰略家”的雙重角色,目前很多管理軟件財務系統提供三個層次的功能模塊:財務業務層、財務管理層、財務戰略與決策層,并和ERP生產制造管理、客戶關系管理、供應鏈管理、人力資源管理等模塊一起動態傳遞信息,協同管理。
3.人力資源管理
企業間競爭的關鍵因素之一是人才的競爭,因此,人力資源管理的內容也被納入管理軟件,與財務會計、管理會計以及其他系統有機融合在一起。人力資源管理主要包括:薪酬管理、福利管理、人事信息管理、考勤管理等。
4.供應鏈管理
為了滿足競爭的需要,供應鏈管理的內容也被納入管理軟件,主要包括:采購管理,即采購合同管理、采購價格管理、供應商評估、采購管理、采購訂單管理、發票校驗、質量管理;渠道管理,即銷售合同、銷售價格及渠道的管理;庫存管理與存貨管理;分銷資源計劃,即委外加工、配送/運輸管理等。
5.客戶關系管理
為了滿足競爭的需要,客戶關系管理的內容也被納入管理軟件,主要包括:服務管理、客戶檔案管理、機會管理、客戶關懷管理、銷售管理等,實現實時挖掘潛在客戶、實時跟蹤現實客戶、實時維護重點客戶。
6.商業智能
為了滿足企業管理層評價和管理的需要,將企業不斷創新的模型(如EVA、平衡計分卡、風險管理模型、經營決策分析模型等)與最新的數據挖掘、數據清洗等信息技術有機融合,從戰略和決策層為管理者提供支持。
目前,管理軟件的功能正隨著信息技術和管理需求的發展不斷增加,很多企業根據管理需要選擇相應的功能模塊或系統,搭建管理信息化應用平臺,并形成相應的解決方案,使企業置身于集成化的信息環境,實現信息的實時獲取、處理、傳遞和共享,并實時、動態地控制經營活動,從而提高企業的競爭力。
3.3.3 管理軟件的層次特征和作用
從縱向看,管理軟件可以分為三個層次:業務執行層、管理控制層、決策支持層,如圖3—3所示。

圖3—3 管理軟件的三層功能結構圖
1.業務執行層的主要作用
業務執行層的主要作用包括對企業經營全過程的反映,即供應鏈(采購、庫存、銷售)、生產、薪酬福利、財務會計、客戶資源管理等環節的信息獲取、加工、輸出等,實時、動態地反映經營活動的實際情況,實現物流、資金流、信息流的有效集成。
2.管理控制層的主要作用
管理控制層的主要作用包括對企業經營全過程的管理和控制,通過管理模型或模式,利用業務執行層的信息對資金、資源、成本等進行有效管理或控制。例如,在供應鏈管理過程中應用分銷資源計劃(distribute resources planning,DRP)模型,通過實時獲取每個分銷網絡及分銷節點的現存量、要貨申請及預測量,測算出每個分銷節點要貨申請的合理性,自動給出合理的補貨建議或調撥建議,完成對分銷網絡存貨水平的自動平衡和控制,從而支持大范圍內的物流控制,降低渠道存貨成本。又如,在財務管理過程中,基于管理會計思想建立資金集中管理模式、成本控制模式等,應用預算控制等方法對資金和成本進行有效管理和控制,達到提高資金的使用效率和效益、降低成本的目的。
3.決策支持層的主要作用
決策支持層主要通過數據挖掘,及時、準確地獲取可供決策的信息(企業內部當前數據和歷史數據以及企業外部的合作伙伴、互聯網上的信息等),利用決策模型(籌資決策模型、投資決策模型、企業經濟價值評估模型(EVA)等)實時得出各種方案,快速總結業務運作的實際情況以及市場或客戶的趨向,從而作出正確、及時的決策。
從圖3—3中我們可以看出,財務軟件也可分為三個層次:第一層,財務會計層,主要用管理軟件解決會計核算問題;第二層,管理控制層,主要是引進管理思想,結合控制方法(如預算控制、標準控制等)實現預算管控、資金管控等,提高財務管理水平;第三層,決策支持層,利用財務信息或非財務信息支持企業的績效評價與決策活動。
3.3.4 管理軟件具備的個性化應用特征
不同企業的組織結構、業務流程、管理制度、管控模式等都不盡相同;即使是同一企業,在不同的時期也會隨經濟環境的變化而變化。因此,先進的管理軟件應該具備以下應用特征:
1.組織結構的個性化應用
組織結構的個性化問題是管理軟件必須解決的問題之一,因為組織結構反映企業的業務、人員、核算和管理之間的關系,而且組織控制是實現管理控制的重要方法之一。因此,先進管理軟件應該支持企業組織結構的個性化設置和變革,從而支持有效的組織控制。
2.業務流程再造與個性化配置
業務流程合理與否直接影響企業運作的效率和實時控制的質量,無論是國內企業還是國外企業,在激烈的市場競爭中都會面臨這一問題。先進的管理軟件應該支持業務流程再造,對工作流、單據、界面等進行有效配置,從而保證物流、資金流、信息流在企業內部和企業之間順暢流動,并為實時控制提供信息。
3.管理制度的個性化設置
當今,企業管理制度的有效執行已經受到越來越多企業管理人員的關注,并希望根據企業環境、業務流程、管理模式的變化,利用管理軟件滿足不同企業管理制度個性化的需要,將管理制度設置在IT環境中,讓各個部門、企業集團的成員單位在IT的制約下有效執行。因此,先進的管理軟件應該提供管理制度、控制點和控制指標的個性化設置機制,使不同業務流程的管理者能夠在不同的控制點應用相應的控制指標,從而對流程進行有效的控制。
4.管控模式創新與構建的個性化需要
企業的管控模式并不是一成不變的,它隨著信息技術的應用和對管理認識的提高不斷發展和創新,如手工資金控制模式、電算化資金控制模式,與網絡化集中管理環境下的動態資金控制模式截然不同,其控制思想有質的變化。因此,先進的管理軟件應該支持管控模式的創新和構建,以適應不同企業在不同時期的需要。
目前,商品化財務軟件層出不窮,不同軟件公司提供的財務軟件中包含的功能模塊不盡相同,如應收應付模塊、費用報銷模塊、總賬模型等;從系統觀來看,人們稱之為子系統,如應收子系統、應付子系統、總賬子系統等。而且,同一軟件公司在不同時期提供的功能模型也不盡相同。可以說,財務軟件功能模塊的種類隨著企業經濟業務的發展和擴張在不斷增加和完善。