3.2 數(shù)據(jù)庫(kù)——存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的黃金寶庫(kù)

3.2.1 數(shù)據(jù)庫(kù)的概念

計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的應(yīng)用領(lǐng)域中存在大量需要存儲(chǔ)、處理和調(diào)用的數(shù)據(jù)，因此在計(jì)算機(jī)應(yīng)用科學(xué)中開(kāi)展了對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的研究工作。幾十年來(lái)，伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)不斷發(fā)展和完善，推出了越來(lái)越適用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。

早在20世紀(jì)50年代后期和60年代，就出現(xiàn)了主要由文件系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，70年代出現(xiàn)了面向數(shù)據(jù)處理方式的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，如1979年甲骨文公司推出了第一個(gè)商品化的SQL關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)(RDBMS)。80年代后期，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展把關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)推向高峰，客戶/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)模式將應(yīng)用系統(tǒng)一分為二，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)管理部分，客戶機(jī)負(fù)責(zé)接口，彼此通過(guò)網(wǎng)絡(luò)交換信息，其中Sybase公司開(kāi)發(fā)出的與C/S緊密集成的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)聞名業(yè)界。進(jìn)入90年代，Internet/Intranet以及Web技術(shù)在全球流行，豐富的多媒體信息與業(yè)務(wù)信息組成了新的業(yè)務(wù)處理對(duì)象，為此，數(shù)據(jù)庫(kù)必須能夠存儲(chǔ)和處理一些新的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)類型，如圖像、圖形等。目前又出現(xiàn)了面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(object oriented database manage system，OODBMS)。

隨著數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展，人們對(duì)它的認(rèn)識(shí)不同，給出的定義也不同：數(shù)據(jù)庫(kù)是有組織的數(shù)據(jù)集合，服務(wù)于多種應(yīng)用；是相關(guān)文件的集合；是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的集成化；是相關(guān)文件的超級(jí)集合；是一個(gè)信息的集合，在這個(gè)集合中可以按照信息的邏輯結(jié)構(gòu)對(duì)其進(jìn)行組織與存儲(chǔ)。^注21

本書認(rèn)為，數(shù)據(jù)庫(kù)的概念有廣義和狹義兩種。

●從狹義上理解：數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)數(shù)據(jù)或信息的集合，這些數(shù)據(jù)按照邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)。

●從廣義上理解：數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該理解為數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，它是能夠定義數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯組織結(jié)構(gòu)，并對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存取訪問(wèn)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理的系統(tǒng)。

值得一提的是，從嚴(yán)格意義上講，數(shù)據(jù)和信息是有區(qū)別的，但在通常情況下，人們將這兩個(gè)名詞混用。

3.2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)的主要特征

1.信息集合

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，當(dāng)一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)生時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生反映經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的信息：采購(gòu)活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生采購(gòu)信息(采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量、供應(yīng)商等)；銷售活動(dòng)會(huì)產(chǎn)生銷售信息(銷售價(jià)格、銷售數(shù)量、銷售稅金等)。同理，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)生的同時(shí)會(huì)產(chǎn)生支持活動(dòng)的信息，如財(cái)務(wù)信息、人事信息、生產(chǎn)信息等。數(shù)據(jù)庫(kù)就是存放這些信息的“倉(cāng)庫(kù)”，并構(gòu)成巨大的信息集合。

2.邏輯結(jié)構(gòu)

數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息并不是隨意存放的，而是按照邏輯結(jié)構(gòu)進(jìn)行組織和存放的,即按照文件、記錄、字段進(jìn)行存放。

●數(shù)據(jù)庫(kù)由若干相關(guān)聯(lián)的文件組成。

●每個(gè)文件由若干記錄組成，它包含一個(gè)實(shí)體集合的所有記錄。

●每條記錄由若干字段組成，表示實(shí)體特定屬性，對(duì)于一個(gè)實(shí)體的每一個(gè)屬性都要用字段描述。

●字段是數(shù)據(jù)庫(kù)的最小單元，它有名稱、類型、長(zhǎng)度、格式等屬性。

圖3—1給出了某企業(yè)客戶文件的邏輯結(jié)構(gòu)。

圖3—1 數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯結(jié)構(gòu)

3.信息中的邏輯關(guān)系

從物理上看，數(shù)據(jù)庫(kù)中的文件是獨(dú)立存在的。但是從管理和控制角度看，這些獨(dú)立存在的文件之間必然存在密切的聯(lián)系，正是通過(guò)這種密切的聯(lián)系，才能為管理和控制提供所需的信息，即在獲取一個(gè)文件中信息的同時(shí)獲取與該文件相關(guān)的其他文件中的信息。因此，數(shù)據(jù)庫(kù)的另一個(gè)特征就是：在數(shù)據(jù)庫(kù)中能夠?yàn)槊總€(gè)文件指定一個(gè)特定的字段，稱為主關(guān)鍵字。正是通過(guò)兩個(gè)或多個(gè)不同文件中共同的主關(guān)鍵字，建立起文件之間的邏輯關(guān)系，從而滿足管理需求。

4.信息的組織方式

信息在存儲(chǔ)器中存儲(chǔ)的方式稱為組織方式。組織方式主要包括以下兩種：

(1)順序組織方式：是指記錄按照先來(lái)先存儲(chǔ)的先后次序依次在一個(gè)文件中存儲(chǔ)的方式。

在管理信息系統(tǒng)中，各種信息被存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)的文件中，一般來(lái)講，各種單據(jù)文件，如采購(gòu)發(fā)票文件、銷售發(fā)票文件、記賬憑證文件等，都是按照順序組織方式，即嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間的先后次序存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)文件中。表 3—1 給出了某公司的現(xiàn)金收支文件，其信息就是按時(shí)間順序組織，并形成順序文件的。

表3—1某公司的現(xiàn)金收支文件單位：元

續(xù)前表

(2)索引組織方式：是指文件中的記錄按照關(guān)鍵字從小到大或從大到小的次序安排在一個(gè)文件中存儲(chǔ)的方式。

不同的組織方式導(dǎo)致信息的存、取、增、刪、改等操作方法不同。

如果從管理的角度看，需要按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便按分類進(jìn)行資金支出的控制。這就需要將上述現(xiàn)金收支文件按索引組織方式進(jìn)行存儲(chǔ)，并形成一個(gè)新的索引文件。表3—2給出了現(xiàn)金收支文件按關(guān)鍵字“分類＋月＋日”形成的索引文件。

表3—2索引文件單位：元

3.2.3 從財(cái)務(wù)管理的視角理解數(shù)據(jù)庫(kù)的作用

目前數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)(簡(jiǎn)稱數(shù)據(jù)庫(kù))非常多，如DB2，Oracle，SQL Server等，它們不僅能夠組織和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，而且能夠定義數(shù)據(jù)、查詢數(shù)據(jù)、控制數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量、數(shù)據(jù)處理能力、數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全性、數(shù)據(jù)的自動(dòng)復(fù)制和數(shù)據(jù)權(quán)限管理等方面具有強(qiáng)大的功能。

從財(cái)務(wù)管理與控制的角度看，數(shù)據(jù)庫(kù)能夠起到如下作用：

●定義數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)：建立并修改數(shù)據(jù)庫(kù)的邏輯結(jié)構(gòu)，使得信息的使用者能夠按照管理需要獲取數(shù)據(jù)。

●存儲(chǔ)數(shù)據(jù)：按照特定邏輯結(jié)構(gòu)和組織方式存放反映經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況的數(shù)據(jù)。

●處理數(shù)據(jù)：查詢、增加、修改、刪除數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，確保管理所需數(shù)據(jù)能夠根據(jù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)展情況，實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、全面地反映和更新。

●管理數(shù)據(jù)：確定誰(shuí)能使用數(shù)據(jù)、使用哪些數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方法等。

通過(guò)分析可知，數(shù)據(jù)庫(kù)存放大量數(shù)據(jù)不是最終目的，更重要的目的是在數(shù)據(jù)庫(kù)中定義數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)，使管理者能夠利用信息對(duì)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程進(jìn)行控制，為有效地控制資金、成本等，保障企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供支持。