別把時間浪費在會議上

管理精粹

——《卓有成效的管理者》德魯克

精彩闡釋

德魯克說，一位管理者的時間，絕不能讓開會占用太多。會議太多，表示職位結構不當，也表示單位設置不當。如果你的公司動不動就用開大會小會來解決問題，說明你的公司在職位設置上有問題，而且職責混亂，不能將信息及時傳達給需要的人。

所以，作為管理者，在召開任何會議之前，要先把以下這些問題考慮清楚。

（1）真有召開這個會議的必要嗎？除非你能給自己一個明確的答案，否則就可以免了。很多會議都只是前人遺留下來的陋規，你當然沒有必要蕭規曹隨、照單全收。

（2）召開會議的目的是什么？確定討論的主題與題目：野心不要太大，討論三項就夠了，否則會議會拖很久。

（3）要請哪些人來參加？該來的來，不該來的不要來。

（4）要在何時舉行？選擇一個大家都方便的時間，至少提前一天發出通知。（5）要在何地舉行？要確保場地不但夠大，而且不會受到外界干擾。

那么，究竟什么情況下才開會呢？專家提出的建議是：

當某件事情要眾人討論、決定，而非單憑一特定人士即可決定時；

當某件事情涉及層面極廣，需要多種專業知識才能判定時；

當某件事情關系到部門內全體成員，必須所有人都參與決策時；

當某件事情需要經過眾人討論，才能避免可能產生的失誤時；

當某件事情所披露的信息，將使所有與會者同感受惠之時。

接到開會通知時，第一件事情就是衡量究竟有無參加的必要。倘若有，再去索取議程表，并妥善規劃應付的對策。為了節省時間，假使會議相當長，而當中只有少數一些議程與你有關，則可考慮選擇性地參與。在會場上，你應注意的事項有：

如果沒什么話要說，就保持沉默；

發言時務必簡潔明了，切勿拖泥帶水，或是語焉不詳；

注意聆聽他人的發言，仔細觀察會場的動靜與氣氛；

在與他人爭辯時，態度要堅定。但若是大勢已去，則無需再做困獸之斗；

倘若對某項問題不甚確定，則質問主席“你認為……”，而不是說“我認為……”。

“會無好會”，既折磨人又浪費時間，但要是事先妥善地規劃并進行有效的安排，否則不但能看到腦力激蕩的熱烈場面，更不難有豐碩的成果。

為了達到會議目的，在會議召開前你必須做好相關準備。如會場所需的設備，事先須布置妥當；要有一個稱職的主持人來主持會議；必須讓所有與會者都暢所欲言，而不是在臺下當觀眾。假如這一切你都能妥善處理，那么會議一定會成為你提高工作效率的有力武器。

為了減少不必要的會議，首先應該健全制度，明確分工。制度確定，可照章辦事；職責明確，可各負其責。如此可免去許多不必要的會議。另外，一定要精簡機構。因為管理機構多，人員數量多，開會次數就多。如果上下級關系緊張，缺少溝通，產生心理障礙，一些事情就不得不拿到會議上解決。而協調也是減少會議的有效方式。協調當然是口頭協調，切不可召開會議進行協調，以免“此地無銀三百兩”。

為了使會議有效而具體，會議前要對會議討論的問題、會議的程序、到會人員有詳盡的了解。如果事先心中沒數，盡管會議準時召開，到會成員認真積極發言，但都不能解決實際問題。因此，會前掌握好你的對手或與會者的個性，對會議的成功十分有益。

有些人是“直腸子”，這種人心直口快，不玩心計，他們的意見值得參考與采納；有些人是“殉難者”，這類人急于表明自己的謙虛和友善；有些人是沉默無語者，他們把自己的想法悶在心里，也有可能在大家離開后單獨與老板談；有些人是善言者，這類人屬“啦啦隊長”，對這種人要么認真對待，要么就干脆不去搭理；另外一些人則是“反派人物”，任何建議對他們來說都是值得懷疑和不可信的。這種人往往占去會議的大量時間。了解以上對手或與會者的個性，采取相應對策，將更有效地推動會議順利進行。

另外，會議的組織也影響著會議的效率。在現實情況下，我們應減少會議人數。心理學家認為7～9人的會議能最好地交流經驗。所有會議應盡量不超過2小時，在會前做好情況通報和信息輸送，使有關單位和人員有相應準備。每次會議議題不可太大，但也不可將小事情納入會議議程。在必要時限定發言時間。會議期間不允許會客，不接電話，盡可能避免干擾。另外，要扮演好會議主持人的角色，主持人應是會議的引導者，而不是主講人，主持人提出問題后，應盡可能不再干擾發言人的講話。

在會議討論階段，應明確向成員提出，嚴禁私下交談，如果確實需要個別交流，可采用遞條子的辦法來進行，切不可因此而影響會議。每個與會人員都應注意聆聽他人的意見，吸收他人觀點中的閃光點。

經過充分討論，要提出解決問題的方案。這時，應盡量通過共識來做出決策，而盡力避免投票表決的方式，因為這樣會無形中形成兩派，其中肯定有一派是贏家，一派是輸家，使組織面臨分裂的危險，至少減少團隊的凝聚力。不管采取什么樣的決策方式，應該注意的是，最后決策必須反映全體團隊成員的看法或至少是大多數人的看法，一旦決策通過，整個團隊都應盡力給予支持。

在會議結束時，會議主持人須進行一次總結，將整個會議的成果再次向全體與會人員進行通報，并根據會議精神安排工作，規定期限，明確責任。

實用指南

開會原本是件好事，目的在于集思廣益，開拓新局面，然而這種例行公事卻變成許多主管沉重的負擔。所以，德魯克認為，為了減少不必要的會議，首先應該健全制度，明確分工。