0.2 財務(wù)人員不加班的秘密——用好Excel

只有在熟練掌握Excel之后，才談得上高效使用此工具進行表格制作。前面已經(jīng)提到，Excel本身具有強大的數(shù)據(jù)處理和分析功能，要想用其高效制表，需要不斷總結(jié)操作經(jīng)驗，善于自我提問或通過咨詢其他人員來獲取實用的Excel操作技巧，制作實用性更廣的表格模板。

0.2.1 善用Excel的數(shù)據(jù)處理功能

Excel提供了大量的公式、函數(shù)、排序、篩選、分類匯總以及數(shù)據(jù)透視表等功能，利用這些功能可方便地對數(shù)據(jù)進行計算、統(tǒng)計、分析等操作。

公式和函數(shù)不僅可以用于計算、判斷數(shù)據(jù)，還可用于加工、處理數(shù)據(jù)。如LEFT函數(shù)、RIGHT函數(shù)、MID函數(shù)均可以用于提取指定的字符；LOOKUP函數(shù)可以用于查詢指定的對象等。巧妙地使用各種公式和函數(shù)，可以對已有數(shù)據(jù)進行再處理，最終得到需要的數(shù)據(jù)。

排序、篩選和分類匯總是統(tǒng)計數(shù)據(jù)最簡單、最直接的功能之一，在數(shù)據(jù)量較大的情況下使用這些功能，可以起到事半功倍的效果。

數(shù)據(jù)透視表則是統(tǒng)計和分析數(shù)據(jù)最有效的功能之一，它是一種交互式的表，所進行的計算離不開數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)透視表中的排列關(guān)系，能夠清楚地反映數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系。數(shù)據(jù)透視表還可以根據(jù)需要改變版面布局，以便按照不同方式分析數(shù)據(jù)，也可以重新安排行標(biāo)簽、列標(biāo)簽和值標(biāo)簽等字段。源數(shù)據(jù)每一次改變版面布局，與其相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)透視表都會立即按照新的布局重新計算數(shù)據(jù)。

0.2.2 總結(jié)經(jīng)驗，掌握技巧

優(yōu)秀的表格制作者并不是一開始就熟練使用Excel制作表格的，他們也是經(jīng)過了大量的實踐操作，在不斷地積累各種經(jīng)驗和技巧的過程中掌握了高效制表的技能。例如，財務(wù)人員時常遇到需要在Excel中輸入大量數(shù)據(jù)的情況，在輸入過程中難免會出現(xiàn)錯誤。若錯誤的數(shù)據(jù)較少，修改起來便沒有什么難度，但如果錯誤的數(shù)據(jù)較多，手動修改會非常慢且難以保證正確率。例如，如果將所有員工的基本工資均少輸入了100元，此時可按以下方法快速修改數(shù)據(jù)。

（1）在某個空白單元格中輸入需要增加的數(shù)據(jù)“100”，然后選中該單元格并按【Ctrl+C】組合鍵復(fù)制。

（2）選中需要調(diào)整數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框。

（3）在“運算”欄中選擇“加”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕。此時所有基本工資的數(shù)據(jù)都在原來的基礎(chǔ)上增加了“100”。

整個操作過程相對于手動逐個修改而言，其高下立判。雖然大多數(shù)用戶可能不知道這種方法，但一旦了解后，就應(yīng)當(dāng)掌握并總結(jié)，以后遇到類似的情況時就可以加以運用了。

0.2.3 制作擴展性強的模板

表格模板的擴展性越強，其適用范圍也就越廣。要想制作出擴展性強的模板，不僅要在表格結(jié)構(gòu)和項目內(nèi)容上下功夫，更需要制表人員具備專業(yè)的會計水平，能熟知各類會計表格，并能找到它們的共同點。

另外，如果表格模板的結(jié)構(gòu)越豐富、內(nèi)容越精確，針對性自然就越強，此時利用該模板制作所需表格也就非常高效。但與此同時，這種模板就失去了擴展性，對于其他表格來說，實用性也就大大降低了。因此，需要在表格的內(nèi)容結(jié)構(gòu)與表格擴展性之間找到一個合適的平衡點，從而制作出更適用的模板，這樣就能將模板應(yīng)用于不同的情況，同時也提高了表格制作的效率。