0.1 財務人員制表效率低下的原因分析

許多財務人員在利用Excel制表時的效率非常低，歸根結蒂，其主要原因是缺乏Excel知識、不懂Excel的操作技巧、不善用Excel模板、缺少制表思維等。

0.1.1 Excel知識欠缺，做張表得摸索半天

由于對Excel不熟悉，以致對使用Excel制表感到吃力的財務人員比比皆是。例如，在輸入身份證號碼時，發現輸入后得到的數據并不是身份證號碼，就把身份證號碼所在列的列寬調來調去，但結果卻毫無變化。實際操作中在某單元格內輸入身份證號碼之前，應當先將此單元格的數據格式設置為“文本型”，此后再輸入身份證號碼就能得到想要的結果了。

有的用戶習慣在網上下載一些表格模板，然后根據需要對該模板中的某些數據或格式進行修改，以達到滿足自己使用的目的。對于缺乏Excel知識的用戶，這種方式有可能變得更加費時、費力。例如，用戶需要將表格中的紅色字體改為黑色字體，但無論是修改字體顏色還是將表格內容刪除后重新輸入，都無法將字體顏色更改。這是由于設置了條件格式造成的。此時只需要在【開始】/【樣式】組中單擊“條件格式”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【清除規則】/【清除整個工作表的規則】命令，就能對表格內的字體顏色進行修改了。

總之，要想熟練使用Excel進行表格制作，就必須熟悉Excel的基本知識。否則在制表過程中出現的各種問題都會浪費制表人大量的時間和精力，制表效率自然就顯得異常低下了。

0.1.2 不懂Excel操作技巧，想偷懶都難

有些財務人員雖然掌握了一些操作Excel的方法，但實際制表時也感覺效率不高，其原因是不會Excel的高效操作技巧，只會按部就班、中規中矩地操作。

例如，對小于90的數據進行求和操作，有的財務人員就會逐個選擇小于90的數據所在單元格，然后進行求和操作。如果逆向思維，利用SUM函數求和后減去大于90的數據來求得目標值的效率會更高。這其實就是一種高效的思維方法，雖然談不上技巧，但是在數據量龐大的情況下，這種思維方式會大幅提高效率。

再如，刪除所有姓名前面的編號和“—”符號，大部分財務人員會手動逐個刪除，小部分財務人員會思考能不能通過查找替換的方法一次性快速刪除。實際上，完全可以通過查找通配符“*”和符號“－”，即將“*－”替換為空值（即不替換為任何字符）的方式進行全部替換操作。

Excel在處理數據方面，有許多強大的功能，用戶需要不斷掌握和挖掘，但實現高效的關鍵在于有高效工作的思維、不斷嘗試簡化操作的想法。只要將這種思想常用于平時的工作中，高效使用Excel也就信手拈來了。

0.1.3 不知如何利用Excel模板

哲學上有“透過現象看本質”的說法，對于會計表格而言，無論表格樣式如何多樣，同樣可以追本溯源。通過追本溯源可以找到表格結構和數據的規律，利用這規律就能制作通用的Excel模板，以后使用時直接調用模板就可以了。使用模板的方法會在本書后面的章節中詳細講解，這里主要是建議讀者建立使用模板的思維，無論什么表格，都可以考慮通過一定的設置，將其保存為模板，以便日后使用該模板快速制作相應的表格。

0.1.4 操作方法不當，缺少專業制表理念

使用Excel制表低效的原因還在于操作方法不當。例如，應該設置絕對引用的公式而設置成了相對引用，導致復制公式后計算結果出錯；又如需要精確控制行高或列寬時卻隨意拖動鼠標進行設置；再如為了一味地追求表格美觀，強制合并一些單元格區域，導致后面對表格數據進行排序、篩選、透視分析等操作無法實現等。這些不當的操作都可能破壞表格的二維結構，致使Excel無法識別數據區域，從而無法得到想要的結果。

綜上，財務人員在掌握Excel知識的同時，還應當不斷總結經驗，養成良好的操作習慣，掌握正確且高效的操作方法，這樣才能為高效制表打下堅實的基礎。