0.3 讓Excel能夠“一可賽二”的內功心法

為更好地使用Excel制作會計表格，財務人員應當盡可能地發揮Excel的潛在性能，讓Excel豐富、全面的操作功能完全呈現。

0.3.1 遵守財務制表三大原則

財務人員使用Excel表格的最終目的就是對基礎數據進行加工、處理，然后制作財務報表，為企業決策者提供需要的財務信息。財務報表所提供的信息也就是企業各方面的財務數據，因此，財務人員在進行Excel表格設計時，就要以數據處理為中心，在整理數據時要嚴格遵循以下三大原則。

1. 表格一致性原則

為了便于數據統計和表格間的數據引用，表格的字段名稱、數據類型、結構格式等應保持一致，同一對象只能使用同一個名稱，同一對象的名稱在任何表格中、任何部門中都要保持一致。如公司名稱可以寫全稱，也可以寫簡稱，但為了便于使用，必須保持一致的寫法，否則在利用函數求和、分類匯總數據，或者利用數據透視表加工數據等時，Excel就會判定為不同的公司。

另外，相同表格之間的格式與結構也必須保持一致。例如，匯總1～12月份的日常費用匯總表，該表的數據來源分別是1～12月份的日常明細表。如果1～12月份的日常明細表格式不一致，那么選擇單元格區域時就會出現錯誤，從而無法正確計算出所需金額，也無法快速匯總數據。

2. 表格規范性原則

表格規范性是指表格的名稱與格式應當規范。例如，數字不應使用文本型格式，而應設置為常規或數值型格式；日期型數據根據實際需要，可設置為指定的日期格式，如“2017年2月5日”“2017-2-5”等。只有規范了表格數據，才能最大限度地發揮Excel的數據處理功能。

3. 表格擴展性原則

表格的可擴展性主要是設計的公式要有擴展性，這就涉及在公式設置時應使用相對引用、絕對引用，還是混合引用方式，不同引用方式返回的數據結果不同。另一個擴展性則主要體現在表格的布局，也就是表格的結構設計。設計表格時還要考慮增減行列是否會影響表格的統計結果，如增加一行，那么合計行會自動計算增加一行對應的單元格內容；如果刪除一行，則合計行中的公式不會因為刪除了單元格而發生錯誤等。

0.3.2 正確區分源數據表與數據分析表

在記錄數據的過程中，手動輸入的基礎數據可稱為源數據、錄入完成的表格稱為源數據表，它的用途是存放所有的明細數據。在進行數據分析時，可能會因為源數據描述不一致而無法引用數據，甚至導致整個數據表作廢。因此，財務人員只有規范地填寫好源數據，才能利用Excel功能自動獲得數據結果。

收集并整理好源數據表后，往往都會利用該表進行數據統計和分析操作，并形成新的數據分析表。因此，制表時不要本末倒置，如直接在源數據表上統計或分析數據，而又在數據分析表中對源數據進行修改等操作。正確區分這兩個表格，可以更合理地使用Excel進行制表。

0.3.3 善于將Excel與Word等軟件聯用

Excel與Word都是Office軟件中的組件，二者的兼容性自不必說，它們在有的操作下甚至還可以互補，這樣可以更好地提高制表效率。如利用Excel將多列數據合并為一列數據，或將一列數據轉換為多列數據，需要通過一些技巧才能實現，但利用Word則能輕松完成。

1．多列合并為一列

將多列數據合并為一列數據的方法如下。

（1）在Excel中選中需要進行合并的多列單元格區域，將數據復制到Word文檔中。

（2）在Word文檔中選中表格對象，單擊【表格工具布局】/【數據】組中的“轉換為文本”按鈕。

（3）打開“表格轉換成文本”對話框，選中“段落標記”復選框，單擊“確定”按鈕。

（4）將轉換完成的數據重新復制到Excel表格中，即可實現多列合并為一列的操作。

2．一列轉換為多列

將一列數據轉換為多列數據的方法如下。

（1）在Excel中選中一列合并后的單元格區域，將數據復制到Word文檔中。粘貼時，應利用“選擇性粘貼”功能實現“無格式文本”的粘貼方式。

（2）在Word中選中需轉換的文字，在【插入】/【表格】組中單擊“表格”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“文本轉換成表格”命令。

（3）打開“將文本轉換成表格”對話框，設置表格尺寸下的列數，單擊“確定”按鈕即可。

當然，實際操作中Word與Excel的聯用還可以運用到其他方面，這些運用一方面需要用戶自己通過不斷實踐來挖掘，另一方面也需要用戶積極搜集相關知識并加以總結積累，這樣才能使Excel在Word等軟件發揮更大的作用。