3.1 會計憑證的概念與種類

3.1.1 會計憑證的定義

會計憑證，簡稱憑證，是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任并作為登記賬簿依據(jù)的書面證明。會計憑證有許多種，除了購貨發(fā)票單外，如發(fā)出商品的發(fā)貨單、材料入庫的入庫單等也均稱為會計憑證。

會計憑證首先要由執(zhí)行該項經(jīng)濟業(yè)務的有關(guān)人員進行填制或取得，然后由其交給有關(guān)部門進行審核，經(jīng)過審核確認沒有任何差錯，再由審核人員簽章后，才可以作為記賬的依據(jù)。

3.1.2 會計憑證的作用

會計憑證的填制和審核作為會計核算的一項重要內(nèi)容，在經(jīng)濟管理中有著十分重要的意義。如圖3-1所示，會計憑證的作用主要表現(xiàn)在4個方面。

3.1.3 會計憑證的種類

企事業(yè)等單位所使用的會計憑證種類繁多，其用途、性質(zhì)、格式等因業(yè)務需要而具有多樣性。會計憑證按其填制程序和用途進行分類，可分為原始憑證和記賬憑證兩大類，如圖3-2所示。

原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生或完成以后取得或填制的，用以明確經(jīng)濟責任，載明經(jīng)濟業(yè)務的具體內(nèi)容和完成情況的書面證明，是進行會計核算的原始資料和重要依據(jù)。例如，各種報銷單、發(fā)票、銀行結(jié)算憑證等都是原始憑證。

記賬憑證是指會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表，按記賬的要求歸類整理而編制的會計憑證，是登記賬簿的直接依據(jù)。如各種收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等都屬于記賬憑證。

以下我們列舉了一些會計憑證的常見格式。

費用報銷單如圖3-3所示。

增值稅專用發(fā)票的格式如圖3-4所示。

銀行結(jié)算憑證，是收付款雙方及銀行辦理銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算的書面憑證。它是銀行結(jié)算的重要組成內(nèi)容，也是銀行辦理款項劃撥、收付款單位和銀行進行會計核算的依據(jù)。

銀行電匯憑證是銀行結(jié)算憑證之一，其格式如圖3-5所示。

收款憑證是指用來反映貨幣資金增加業(yè)務而編制的憑證。是用來記錄貨幣資金收款業(yè)務的憑證，它是由出納人員根據(jù)審核無誤的原始憑證收款后填制的。收款憑證的基本格式如圖3-6所示。

付款憑證是根據(jù)現(xiàn)金和銀行存款付出業(yè)務的原始憑證編制、專門用來填列付款業(yè)務會計分錄的記賬憑證。根據(jù)現(xiàn)金付出業(yè)務的原始憑證編制的付款憑證，稱為現(xiàn)金付款憑證；根據(jù)銀行存款付出業(yè)務的原始憑證編制的付款憑證，稱為銀行存款付款憑證。付款憑證既是登記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及有關(guān)明細分類賬、總分類賬的依據(jù)，也是出納員付出款項的依據(jù)。付款憑證常見格式如圖3-7所示。

轉(zhuǎn)賬憑證是根據(jù)轉(zhuǎn)賬業(yè)務（即不涉及現(xiàn)金和銀行存款收付的各項業(yè)務）的原始憑證填制或匯總原始憑證填制的，用于填列轉(zhuǎn)賬業(yè)務會計分錄的記賬憑證。轉(zhuǎn)賬憑證是登記有關(guān)明細賬與總分類賬的依據(jù)。轉(zhuǎn)賬憑證格式如圖3-8所示。

3.1.4 會計憑證如何傳遞

1.會計憑證傳遞的作用

會計憑證的傳遞是指會計憑證從填制或取得時起到歸檔保管時止，在本單位內(nèi)部各有關(guān)部門和人員之間的傳遞程序和傳遞時間。為了能夠利用會計憑證，正確及時地反映各項經(jīng)濟業(yè)務，提供會計信息，發(fā)揮會計監(jiān)督的作用，必須正確、及時地進行會計憑證的傳遞，不得積壓。正確組織會計憑證的傳遞，對于及時處理和登記經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任，實行會計監(jiān)督，具有重要作用。

2.會計憑證如何傳遞

各種記賬憑證所記載的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容不同，涉及的部門和人員不同，辦理的經(jīng)濟業(yè)務手續(xù)也不盡一致。組織會計憑證傳遞，必須遵循內(nèi)部牽制原則，力求做到及時反映、記錄經(jīng)濟業(yè)務。會計憑證的傳遞應考慮以下基本要求。

（1）會計憑證的傳遞路線，既要保證會計憑證經(jīng)過必要的環(huán)節(jié)，以便有關(guān)部門（工作人員）進行處理和審核，又要盡量減少不必要的重復，以加快傳遞速度和提高工作效率。

（2）會計憑證的傳遞要根據(jù)各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和工作量，規(guī)定各種憑證在每個部門和業(yè)務環(huán)節(jié)停留的最長時間，以保證會計核算的及時性。

3.1.5 會計憑證如何保管

會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。會計憑證的保管主要有下列要求。

（1）會計憑證應定期裝訂成冊，防止散失。從外單位取得的原始憑證遺失時，應取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。若確實無法取得證明的，如車票丟失等，則應由當事人寫明詳細情況，由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，代作原始憑證。

（2）會計憑證封面應注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號數(shù)、年度、月份、會計主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項，會計主管人員和保管人員應在封面上簽章。

（3）會計憑證應加貼封條，防止抽換憑證。原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實需要使用時，經(jīng)本單位會計機構(gòu)負責人、會計主管人員批準后，可以復印。向外單位提供的原始憑證復印件，應在專設的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。

（4）原始憑證較多時可單獨裝訂，但應在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號和種類，同時在所屬的記賬憑證上應注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號，以便查閱。

（5）嚴格遵守會計憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。