分清事物的輕重緩急

當(dāng)我們明確了工作目標(biāo)，也做好了各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備以后，我們就要一心一意地去工作。這時(shí)候，分清輕重緩急是執(zhí)行的要領(lǐng)之一。

 

李強(qiáng)是華為某分公司人力資源部部長助理。他每天都要處理大量的事務(wù)性工作，包括檢查和處理信函、E-mail、電話、傳真；協(xié)助部長對(duì)內(nèi)部及外部信息進(jìn)行上傳和下達(dá)；安排部長的工作日程，如出差、住宿安排等；協(xié)助部長準(zhǔn)備、收集和翻譯各種會(huì)議、會(huì)談資料及報(bào)告；協(xié)助部長開展人員招聘、面試等人事工作。雖然李強(qiáng)的工作量大，且十分瑣碎；但是他卻將看似繁忙的事務(wù)安排得井井有條，而且做得很順手。原來，李強(qiáng)首先將事務(wù)性工作按照輕重緩急進(jìn)行排列，優(yōu)先處理重要的事和急事，再將一些不重要、不緊急但又必須辦理的瑣事集中起來處理。在處理文件時(shí)，李強(qiáng)會(huì)暫緩處理一般性傳閱文件，待拿到緊急文件時(shí)一并送給領(lǐng)導(dǎo)，這樣既節(jié)省了來回送文件的時(shí)間，又避免了因瑣事而頻繁地打擾領(lǐng)導(dǎo)。

李強(qiáng)出色的表現(xiàn)給主管留下了深刻的印象。所以，當(dāng)公司在華南區(qū)成立辦事處的時(shí)候，李強(qiáng)順理成章地被任命為人事經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)辦事處的人事工作。

 

不是只有像李強(qiáng)一樣做秘書工作才會(huì)接觸、應(yīng)對(duì)和處理大量的瑣碎工作，其實(shí)大多數(shù)人都會(huì)在工作中遇到這些瑣碎的事務(wù)。

許多未曾經(jīng)過有效執(zhí)行訓(xùn)練的工作人員，往往感覺自己每天都像工蜂一樣忙碌，但工作效率并未得到提高，而且工作情緒越來越差。他們往往有著太多的不解：為什么總是有做不完的工作，甚至加班也做不完？

這種情況并不是個(gè)例，很多沒有掌握科學(xué)工作方法的員工都會(huì)遇到類似的苦惱：沒有區(qū)分清楚工作的緊急程度與重要性，出現(xiàn)“瞎忙”的現(xiàn)象。

事實(shí)上，造成這種情況的一個(gè)重要的原因就是員工缺乏洞悉事物輕重緩急的能力，想到什么就做什么，而不是先為那些應(yīng)該優(yōu)先處理的事情安排工作進(jìn)度。結(jié)果，員工經(jīng)常疲于應(yīng)付緊迫但未必重要的事情，而普遍將重要但不緊迫的事情當(dāng)成是有時(shí)間則做，沒時(shí)間則以后再做的工作。

華為在執(zhí)行工作上的重要告誡之一就是：執(zhí)行前分清事務(wù)的輕重緩急，懂得做最重要的事，才能產(chǎn)生最大化的成果。

我們不妨看看效率專家是如何指引我們的。

 

美國伯利恒鋼鐵公司總裁查理斯·舒瓦普曾會(huì)見效率專家艾維·利，舒瓦普說他雖然懂得如何管理，但事實(shí)上公司情況卻不盡如人意。他說：“你告訴我一個(gè)方法，怎么樣才能更好地利用我的時(shí)間，如果成功了，我會(huì)給你一筆豐厚的報(bào)酬！”

艾維·利說可以在10分鐘內(nèi)給舒瓦普一樣?xùn)|西，這東西能使他公司的業(yè)績提高至少50%。然后他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“你把明天必須完成的事情全部寫下來，然后按照工作重要性編上號(hào)碼，明天從1號(hào)任務(wù)開始做，一直專注于1號(hào)任務(wù)，直到完成，然后再完成2號(hào)和3號(hào)任務(wù)，以此類推。這樣，你一天結(jié)束時(shí)肯定會(huì)完成最重要的事情。”

幾個(gè)星期以后，舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信中說那是他一生中最有價(jià)值的一課。5年之后，這個(gè)當(dāng)年不為人知的小鋼鐵廠一躍成為世界上最大的獨(dú)立鋼鐵廠。

 

這說明了一個(gè)道理：任何工作都有輕重緩急之分，只有分清哪些是最重要的并將它們首先做好，才能將工作做得井井有條，卓有成效。

就華為來說，因?yàn)楣緦?shí)行易崗、易職、易地的管理政策，華為的員工要不斷地在不同的崗位上進(jìn)行輪換，并且要在短時(shí)間內(nèi)處理大量的工作；所以華為非常注重對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，教會(huì)員工掌握科學(xué)做事的方法。

 

1998年，李梅（化名）放棄了舒適的外企白領(lǐng)的工作，來到華為西南某辦事處成為一名行政秘書。新工作內(nèi)容包括調(diào)車、人力管理、主管的日常事務(wù)、與局方客戶的聯(lián)絡(luò)事務(wù)等。李梅儼然成了辦事處的“大管家”，這讓悠閑慣了的她忙得焦頭爛額。

不過，李梅在接受公司培訓(xùn)后，具備了對(duì)事務(wù)統(tǒng)籌安排的能力。她用最“樸素”的工作哲學(xué)——按照工作的輕重緩急，把這些簡(jiǎn)單的工作做得秩序化、規(guī)范化、條理化，極大地提升了工作效率。

 

因此，很多時(shí)候我們不是被工作壓垮了、弄亂了，而是自己的內(nèi)心先亂了。如果我們始終堅(jiān)持“要事優(yōu)先”的原則，堅(jiān)持讓重要之事不可受其他小事的牽絆，那么無論面對(duì)多么繁雜的工作任務(wù)，我們都可以做到忙而不亂。

管理大師德魯克也曾總結(jié)道：“良好的工作習(xí)慣是堅(jiān)持把重要的事情放在前面，然后一件一件地去做就行了。”按照德魯克的觀點(diǎn)，我們可以不必在意工作量的多少，也不必在意工作項(xiàng)目的多少，只要理清正確的工作思路，以要事優(yōu)先，就能達(dá)到忙而有序的工作狀態(tài)。