8．將時間浪費在電子郵件上

用“分”來計算時間的人，比用“時”來計算時間的人，時間多五十九倍。

——雷巴柯夫

 

維多利亞今年30歲，在紐約市的一家商務公司做銷售經理。她每天早上8點半到辦公室。打開電腦后，她所做的第一件事情就是查收電子郵件。

“電子郵件給我的感覺很復雜，”她坦言，“一方面，我很期待能看到那些與我直接相關的公司的最新的活動信息。我也很愿意收到朋友們的來信。但是另一方面，我很擔心面對二三十封既不是直接給我又和我沒什么關系的郵件。每天下班前，還會有二三十封郵件出現在收件箱里。最糟的是，我必須打開它們才能確定是不是和我有關的。”

在過去幾十年里，電子郵件早已經成為人們最有價值的溝通新工具了。通過電子郵件，你可以給你的隔壁鄰居或地球另一端的朋友發送文字信息、掃描圖像或是附加文件。同時它具有快速、便捷而且廉價的特點。但由于使用方式不當，電子郵件在很大程度上浪費了人們的大量時間。

也就是說，上面提到的維多利亞的情況并不是特例。很多公司的主管、經理和雇員們都會遭到電子郵件的轟炸。根據期刊《弗雷斯調查》（Ferris Research）幾年前的一份研究報告，不管是在自己家里工作的人，還是在辦公室里工作的人，甚至是每個月都需要出差的銷售人員，平均每天都會收到40～50封非垃圾郵件、發出25封信件，并且每周還會收到70封左右的垃圾郵件。

處理如此眾多的電子郵件，會讓我們像上面事例中的維多利亞一樣消耗掉大量的時間。當然，時間并不是全部被浪費掉了，因為對一個組織的工作而言，溝通是最基本的需求。然而，事實上，電子郵件給公司所帶來的效益遠遠比在浪費時間上的損失高得多。如果我們拒絕笑話、個人信息、連鎖信件、垃圾郵件和誤發郵件進入收件箱并讓我們從重要的工作中分神，電子郵件的成本還可以降得更低。在電子郵件開始控制你之前，你需要學一些技巧來控制電子郵件：

（1）每天要有固定幾個時間處理你的電子郵件，最好避開自己做事最集中精力的時間段。除非你有一個緊急的郵件并且需要立即作出回復，否則，不要一有新郵件就打開信箱。相反，你應該在每天固定的幾個時間內專門查詢電子郵件，比如早上上班的前半個小時、午餐后和快下班的時候。這樣可以減少電子郵件的打擾。

（2）為私人的信件開設一個單獨的電子郵件賬戶。鼓勵自己的親人、朋友等非業務聯系人使用這個信箱地址，這樣你可以在自己家中或中午休息的時候查看這些私人郵件。

（3）用系統的方法處理電子郵件。你可以這樣處理眾多的未讀信件：首先，你要刪掉所有的垃圾郵件和那些別人強行抄送給你并且與你無關的郵件，速度要快；其次，把所有緊急的郵件移到一個標有“緊急郵件”的文件夾里，然后按照你時間表里指定的時間處理；最后，把剩下的那些值得關注的郵件轉移到“稍后處理”文件夾里，等到完成時間表里需要優先解決的事情之后，再來處理這些郵件。

（4）和與你通信的人進行有效的溝通，讓他們清楚你所需要的信息。發一封回信這樣注明：“請不要抄送這個信息給我”或者“關于這個問題我需要更多的信息”，或者“請把將來有關這一方面的信息直接發給某某人”。這樣一兩個星期后，你郵箱里那些沒有價值的信件便會大量減少。

（5）公司應當鼓勵員工在發信的時候把主題欄填寫清楚。清晰的主題欄可以讓接收者對信件的基本內容一目了然，也能夠讓接收者知道該如何處理這封郵件。

哈佛時間管理小秘籍

在很多情況下，員工們之所以工作量過重是因為公司沒有強有力的規章制度，尤其是在電腦使用方法方面，有的時候會因收到過多郵件而影響其他工作的正常進行。

關于如何有效地使用電子郵件，我們有以下建議：

（1）郵件發給有必要看到的人，不要給整個公司的所有人員群發。

（2）使用回復，但不是“全部回復”。

（3）給每個小組設定一個主要聯系人，這樣聯系的話就只要聯系負責人就可以了。

（4）及時更新組員信息。

（5）如果你想退出組，就讓你的負責人把你的名字以及聯系方式都從組員中刪除。

（6）不要發沒有必要的郵件，比如笑話之類，很多員工不喜歡接收這類無聊的郵件。

（7）如果你有事情要同別人商量，而事情又比較復雜，就不要一直用發郵件的方式，你可以采用打電話或者采用即時通訊等比較快捷的交流方式。