9．轉(zhuǎn)換成本，計算浪費的時間

拋棄時間的人，時間也會拋棄他。

——莎士比亞

 

有一天，邁克·戴維斯準(zhǔn)備花兩個小時寫一份由兩部分組成的長篇報告。他寫好了第一部分的草稿，準(zhǔn)備開始寫第二部分的草稿。這個時候，他決定給自己一個小小的獎勵，他站來，去咖啡室為自己倒了一杯咖啡，并且與自己的一個同事簡短地聊了一會兒天。

幾分鐘后，他回到自己的座位，發(fā)現(xiàn)有兩封新的電子郵件。“這我需要看看。”他對自己說。

回復(fù)完兩封郵件，他重新開始寫自己的報告，然而他發(fā)現(xiàn)已經(jīng)沒有辦法從原來的那個地方開始寫報告了，他忘記了當(dāng)時的思路。于是，他不得不多花費5分鐘的時間把自己寫的東西重新看了一遍。

邁克·戴維斯的問題在辦公室里是普遍存在的。很多時候，每一個辦公室里都充斥著讓人分心的事物。讀讀今天的《紐約時報》、查看一下朋友和同事的電子郵件或者在咖啡室與幾個同事邊喝咖啡邊聊天，當(dāng)然，還有網(wǎng)絡(luò)，可以時不時地去看看最新的頭條新聞、天氣預(yù)報、體育比賽或者電影評論，這些都會讓你分心。

讓你分心的事物不單單是簡單地把你從工作中拉走，事實上還可能出現(xiàn)讓你的工作進度產(chǎn)生倒退的現(xiàn)象。這是因為它們分散了你的注意力，當(dāng)你每一次重新開始工作的時候，都會因此而產(chǎn)生轉(zhuǎn)換成本。為了繼續(xù)休息之前的工作，你必須努力去回顧已經(jīng)完成的部分，這樣就產(chǎn)生了轉(zhuǎn)換成本。一個人的工作越復(fù)雜，需要花在這上面的時間往往就越多，轉(zhuǎn)換成本也就越高。根據(jù)紐約一家調(diào)查機構(gòu)的一項調(diào)查估計，轉(zhuǎn)換成本可以降低一個公司20%～40%的效率。這對生產(chǎn)力而言是一種無形的巨大的浪費。

其實，在工作的過程中，稍微的分心對工作的實際影響并不大。美國心理學(xué)家認(rèn)為，在工作時稍稍分心或是休息一下，思路會由潛意識暫時接管，當(dāng)思緒重新回到原來的工作時，意識會重新掌舵，解決問題。

美國伊利諾伊州西北大學(xué)的研究人員進行了這項研究，他們對130位自愿受試者進行字詞聯(lián)想測驗，他們讓一半的人中途改做別的事，短暫分心5分鐘。測驗的結(jié)果顯示，稍稍分心的人，再回到原來的工作時，反而比從頭到尾沒分心的人，解決問題的速度快很多。

因此，工作受不受分心的影響也要看分心的程度和時間。如果分心是為了暫時轉(zhuǎn)移一下注意力，讓自己的大腦暫時休息一下。那么一般分心0～10分鐘對工作是沒有多少影響的。只有分心的時間太久了，原來的工作思路變模糊了，才會影響一個人的工作。在日常生活中，不少人往往很容易分心太久，使其需要重新花費大量精力去找回自己的思路和構(gòu)思，讓工作進度產(chǎn)生倒退。

當(dāng)你的工作受到分心影響時，你就需要好好分析一下是什么導(dǎo)致你分心。通常情況下，導(dǎo)致你分心的事情大致包括電子郵件，效率低下的會議，辦公室里的娛樂、消遣等。

如果你的電子郵件經(jīng)常打開，那么，你可能會常常收到親朋好友發(fā)來的笑話或者問候的郵件。他們可能原本并不想打擾你的工作，僅僅是為了問候你一下或者讓你開心一下，然而無意中卻讓你分心了。遇到這種情況，通常可以用兩種方式解決：一是只在中午休息的時候處理與工作無關(guān)的郵件；二是要求親朋好友或者其他人不要在你工作的時候打擾你。

身在職場，你不免要參加各種各樣的會議，有的對你有意義，有的對你沒有任何價值。對你有意義的會議也就罷了，參加對你沒有任何意義的會議會讓你覺得是在浪費時間、浪費生命。那么，怎么判斷你參加的會議是否對你有意義呢？那就要看會議有沒有主題，會議的議程控制得是否非常好。如果會議有明確的主題，而且議程控制非常好，而你又做好了會議前的準(zhǔn)備工作，那么，你就去參加會議吧。這樣的會議對你而言，肯定不是毫無價值的。如果你發(fā)現(xiàn)會議沒有明確的主題或者目的，那么，你可以找個理由不參加這種會議。

一個公司的員工多了，工作有些單調(diào)了，或者工作中遇到困難了，人們就想停下來休息一下，兩三個人在一起喝口茶或者喝杯咖啡，聊聊天。這種情況在職場中是非常普遍的。在工作中，你也會有懈怠心理，也想停下來休息一下。這種心理情有可原，也是可以理解的。但是，你要記住的是，在休息之前，一定要先把手頭的緊要工作完成，以免找不到頭緒或者打斷構(gòu)思。

你也許永遠都不可能完全消除那些讓人分心的東西，但這里有個簡單而有效的方法可以幫助你戰(zhàn)勝它們中的大部分。很多銷售人員和管理者長期堅持這個方法，并收到了很好的成效。把下面這個字條貼在你的電話機上、桌子上、電腦顯示器上或是任何一個你很容易看到的地方：“我現(xiàn)在是在為我的目標(biāo)而努力嗎？”如果分心了，這個小紙條可以讓你把精力重新集中到重要的事情上去。

另一個降低轉(zhuǎn)換成本的方法是在一個單獨的任務(wù)上集中精力，直到完成。然后再開始下一個。

哈佛時間管理小秘籍

當(dāng)你意識到電子郵件、電話、意料之外的來訪者或煮咖啡，都可能讓你分心，從而打斷工作并延長了完成工作的時間，你就應(yīng)該想一些辦法解決分心的問題。有很多方法可以避免分心，這里列舉幾個：

（1）忙碌的時候讓答錄機替你接電話。

（2）關(guān)掉自己的電子郵件。

（3）使報紙等讓人分心的東西消失在自己的視線中。

（4）如果你有一間屬于自己的辦公室，工作的時候要關(guān)上門，然后在門上掛個“忙碌”的牌子。

你的目標(biāo)是盡可能地在放下手頭的這項工作之前就完成它，這和長久以來的時間管理的建議有異曲同工之妙，那就是不要在同一項工作上花兩次的時間。