先說付款程序
我和新來的小姑娘在吃飯的時候多聊了幾句，也許是因為我不是她的直接領導，她比較輕松地來了個竹筒倒豆子，告訴我她叫李小田，剛剛畢業，學的是會計專業，卻根本不知道是干什么的。看來她還是個小菜鳥，一點都不懂辦公室的藝術，還好進的是財務室。
過了午休時間，主管不在，不知道又忙什么去了，我手上沒有著急的工作，小劉也沒什么要干的，所以整個財務室都很清閑。
正在大家發呆的時候，采購部的小吳進來了，手里拿著一張付款申請單，進了門就往主管的桌子方向看，看到座位上空著，眼睛就溜來溜去地看著我們幾個。
“別看了，主管不在，一切需要付款的票據都不能過。”小劉在小吳開口前，先把人家的話堵回去了。
小吳是什么人？采購部混了那么多年的老油條了，別的練不出來，臉皮早就練出來了。
“劉姐，你給通融通融。”小吳嬉笑著說。
“不行，你要是著急，叫你們采購經理找老總特批去。”小劉一口回絕，毫不留情。
小吳聳聳肩，悻悻地走了。
財務部門是一個公司的心臟，對公司來講是十分重要的，日常的款項和現金往來需要進行嚴格的控制。
有的小公司，尤其是小型私有企業，沒有嚴格的財務制度，往來款項非常混亂。有時往往一個人一句話，沒有任何制度和程序，錢就出去了，到最后時間久了，大家就忘了，至于錢是怎么花的，給了誰，該不該花，誰也說不清楚，甚至有時候都不知道錢到底去哪里了。
正規的公司有嚴格的財務制度來控制款項支付。比如，根據制訂好的生產計劃或者客戶的訂單，生產部要計算出下一期的生產用量，根據庫存原材料的數量，得出需要購買原材料的數量，確定一切統計及計算的數據無誤后，由生產部的經理簽字確認，然后報送到采購部。
采購部要根據生產部報送的數據，填制“采購申請單”（如表1-1所示），采購申請單上要寫明事由、數量、名稱等。填制完畢要由采購部經理簽字確認，然后請公司老總簽字（有的也不一定非要老總簽字，如果公司很大，比如集團公司，情況會很復雜）。
表1-1 采購申請單
采購部根據老總簽字的“采購申請單”聯系供貨方，雙方討價還價之后確定應付款項，然后確定是貨到付款還是先付款再發貨，要么就是先付一部分，等貨物來了再付尾款。
采購部與供貨方簽好合同后就要填制“付款申請單”（如表1-2所示）了。同樣，付款申請單上要注明對方公司名稱、賬號、付款金額等。填好后要由采購部經理簽字確認，報請老總再次對所付款項簽字確認，之后“付款申請單”就要離開采購部了。
表1-2 付款申請單
采購部將“付款申請單”送到財務部，主管會計要再次簽字確認，然后讓出納根據“付款申請單”上的信息完成付款。值得說明的是，出納只認主管會計的簽字，其他簽字是不管用的。此外，如果款項付出之后供貨方發現了問題，就會和采購部直接聯系，然后采購部再把問題反饋給財務部。
這是生產部門的付款問題，其他部門也是同樣的處理方法。
比如，銷售部如果要購買相關耗材，也要先經過采購部，之后是老總，最后是財務部的程序，這是一個制度，不能改變，如果今天有這個情況通融了，明天有那個情況通融了，久而久之，公司的財務就亂了。在一個制度嚴格、完善的企業里，財務制度是不允許混亂的。
像上面所說的找老總特批到底是對還是錯呢？答案很簡單，當然是錯的。這樣不僅違反了財務制度，而且如果老總想要自己的公司健康發展，他也不會給你特殊對待的，公司是他的，他當然比你更愛護它，不會把制度放一邊的。
看到這里，肯定有人還會問，那平時的預支費用呢？這就要看每個公司的制度是什么樣的了。
有的人可能認為反正員工預支費用還會還回來的，沒必要那么嚴格，到時候多退少補不就行了，為什么那么麻煩。其實不然，員工出差什么情況都可能發生，如果他支取的費用比較大，然后攜款潛逃了，誰來負責呢？如果他出了事故，或者他被偷了呢？這種情況下公司也不能讓他承擔全部損失，最好的情況也就是員工本人承擔一部分，公司分擔一部分，那公司就會有損失，所以支取的時候就要限制金額的多少。
那誰來把關，誰來復核呢？對，就是部門領導和老總。
程序并沒有什么新意，以銷售部為例，有時員工送貨或者做售后要支取現金，都要由銷售部經理確認金額是否合理，然后找老總批復，之后到財務室經過主管確認簽字，出納再給他支取現金。而支款的票據第一時間就入賬了，不能留在保險庫里當白條。
有的單位程序會相對簡化一下，就是不通過老總，只要部門領導簽字確認就好了，那么這個責任就由簽字人來負責，財務部是不負這個責任的，當然這是由公司財務制度決定的。
還有一種方法，就是規定每個出差的員工每次最多領取多少預備款。這種方法相對簡單一些，比如某個員工要出差，只要經過部門領導的簽字確認就可以到財務部領款。這種情況下，每個出差員工領到的備用款是相同的，而這個數字也是經過計算的，一般情況下不會多出太多，也不會因為不夠而讓員工自己填補太多。
小劉用實際行動給新來的小李上了一課：只認簽字不認人，關于財務的一切都要白紙黑字寫清楚，千萬馬虎不得。