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第2章 加強時間管理

著名企業管理者哈林·史密斯曾經說過:“經過許多次失敗,我逐步地發現,如何在同樣的時間內做更多的事情,這是值得每一位希望有效管理時間的人認真思索的問題,因為只有這樣才能使自己獲得更多的時間,也才能獲得更多的機遇。”

時間管理是成功者所必備的一項工作技能。我們的生命價值的體現不可能脫離有限時間的束縛。那些成功者大多都是擅長管理時間的人。陶淵明說:“盛年不重來,一日難再晨。及時當勉勵,歲月不待人。”岳飛在《滿江紅》中嘆道:“莫等閑,白了少年頭,空悲切!”時間是最容易流逝的,我們無法阻止,但是我們可以提高自己的時間管理能力,合理利用好自己的時間,在有限的時間內將自身價值發揮到最大。

一個人的事業是否有成,能否在平時高效執行工作任務,從而令上司和領導滿意,在很大程度上取決于他是否具有強大的時間管理能力,是否能夠合理地利用、管理、分配好自己的時間。看那些叱咤商場的成功人士,他們每天都有一大堆的事情要處理,而他們不僅將這些與工作有關的事情安排得有條不紊,還能有足夠的時間去閱讀自己喜歡的書籍,去打球、釣魚、登山、下棋以調節自己的身心。或許很多人都會奇怪,他們難道天生迥異嗎?當然不是,他們也是一天二十四個小時,一個小時六十分鐘,只不過他們比普通人更懂得有效利用、合理支配自己的時間。

在職場,每一個員工都應不斷加強自己的時間管理,提升自己的工作效率,因為這不僅是工作需要,也是提高職場競爭力的強大武器。具體應該怎么做才能加強自己的時間管理呢?首要的一點就是:善于利用時間。

成功者往往是善于利用時間的高手,因為他們深深明白,時間就是生命,時間就是金錢。尤其是那些被別人看作閑暇的零碎時間,他們會如獲至寶地加以利用。

在美國造幣廠處理金粉車間的地板上,放置著一個木制的格子,清潔工每次清掃地板時,都會把這個格子拿起來,把里面散落的細小的金粉積攢起來。就這樣日積月累,每年因此可以為廠里節約上萬美元。其實,每一個人都有這樣的一個“格子”,可以用來收集那些被分割得支離破碎、不被注意的時間,例如:早晨打豆漿、煮咖啡的時間,等候遲到的客戶的時間,兩項工作安排之間的間隙,等公車、地鐵的時間等。如果我們能夠對這些零碎時間合理地加以利用,日積月累,一定可以獲得意想不到的驚喜!

卡爾·華爾德曾經是美國近代詩人、小說家和出色的鋼琴家愛爾斯金的鋼琴老師。有一天,卡爾給愛爾斯金授課的時候,忽然問了他一個問題:“你每天練習鋼琴的時間總共有多長時間?”

愛爾斯金回答說:“大約有三四個小時。”

“你每次練習間隔的時間都很長,對嗎?”

“我想是這樣的,每次差不多一個小時,至少也是半個小時以上。我覺得這樣才好。”

“不,不要這樣!”卡爾說,“你將來長大以后,每天不可能有很長的空閑時間。從現在起,你應該努力培養一種用極少時間練習的習慣,一有空閑就幾分鐘幾分鐘地練習。比如在你上學之前,或者是在午飯之后,或者是在工作的小憩時,哪怕只有5分鐘,也可以去練習一下。把如此頻繁的短時間的練習分散在一天里,這樣一來,彈鋼琴就成了你日常生活中的一部分了。”

當時愛爾斯金14歲,他認真地聽從了老師卡爾的忠告,記住了“短時間練習法”,使自己在日后獲益匪淺。

后來,愛爾斯金在哥倫比亞大學教學,那時他很想兼職從事創作。可是講課、閱卷、交際應酬等事情把他白天和晚上的時間幾乎完全占滿了。從產生創作想法起的兩年時間里,他一次也不曾動筆,他一直苦惱的是自己“沒有時間”。

有一天,他突然又想起了卡爾·華爾德先生告訴他的“短時間練習法”,于是到了下一個星期,他就重新開始實踐“短時間練習法”。哪怕只有幾分鐘的空閑,他也要坐下來寫上短短的幾行。出人意料卻令人欣喜的是,在那個學期結束的時候,愛爾斯金竟然寫出了厚厚的一沓手稿。

后來,愛爾斯金總是合理利用自己的零碎時間,同樣用積少成多的方法,創作了長篇小說。盡管每天的授課工作很繁重,但是他每天仍然有許多可以利用的短暫余暇用來練習鋼琴和寫作。愛爾斯金驚奇地發現,每天有無數個幾分鐘的閑暇時間,將這些時間充分利用起來足夠他完成創作和彈琴兩項工作,而且最后都取得了令人欣喜的成果。

類似的例子還有很多,如哈麗葉特·比切·斯托夫人、朗費羅等。作為一個忙碌勞累的母親,哈麗葉特·比切·斯托夫人既要照顧年幼的小孩兒,又要操持繁重的家務。可是盡管在這種情況下,她完成了19世紀最暢銷的小說——《湯姆叔叔的小屋》。斯托夫人之所以能夠寫出如此深刻的作品,成為著名的作家,就是因為她善于利用時間,能夠在忙碌之余、忙碌的間隙中精細合理地利用好每一分、每一秒的時間。19世紀美國最偉大的浪漫主義詩人朗費羅每天利用煮咖啡的時間——10分鐘,翻譯《地獄》,他將這個習慣一直堅持了若干年,直到這部巨著的翻譯工作圓滿完成。

當我們平時抱怨自己沒有時間、總是太忙時,可曾認真地想過:其實有很多時間我們都沒能很好地利用,被我們白白地丟掉了。我們總是想著用一定的時間去做成一件事,最終卻發現,自己從來就沒有著手開始過,因為“太忙”“沒有時間”。真正的智者永遠不會說自己“沒有時間”,他們會像拾取海灘上的沙粒一樣,一點一點地把時間抓取在手中,等積累到一定程度,便感覺到了它的分量。

達爾文曾經說過:“我從來不認為半小時是微不足道的一段時間。”諾貝爾獎獲得者雷曼的體會更加深刻,他說:“每天不浪費、不虛度或不空拋剩余的那一點時間。即使只有五六分鐘,如果能夠很好地利用起來,也一樣可以產生很大的價值。”把時間積零為整,精心使用,這正是古今中外很多科學家取得輝煌成就的妙招之一,值得我們學習和借鑒。

所謂零碎的時間,是指不構成連續的時間或一個事務與另一事務銜接時的空余時間。這樣的時間往往被人們毫不在乎地忽略過去。零碎時間雖短,但日復一日地積累起來,其總和將是相當可觀的。凡在事業上有所成就的人,幾乎都是能有效地利用零碎時間的人。善待時間、善于利用時間之人,總會得到時間的回報。

生活中有很多零散的時間是可以利用的,如果你能夠挖掘出隱藏的時間,化零為整,那么你在工作和生活上將會獲得極為寶貴的益處,同時你也向成功邁近了一步。

當然,一個成功的時間管理者,除了善于利用時間之外,還能夠合理分配自己的時間,在一定的時間期限內設定明確具體的目標,并懂得要事為先的原則,盡量避免與目標無關的電話、會議、意外事件等的干擾,最終循序漸進,高效地完成工作。

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