最后，你必須作好決定，不要制造更多麻煩。你是不是曾經選錯過溝通的媒介？把不應該寫下來的東西選擇了寫下來？通過電話或者直接面對面的交談是不是可以更快、更有效地解決這種情況？你是不是真的需要把內容都寫下來？如果你不問問自己這些問題，那么你的辦公室里就會留著很多不必要的文件。

非紙質風暴—電子郵件

當今社會有個大問題，就是如何組織和管理好你每天接收到的大量電子郵件信息。電子郵件其實和文件袋以及電話留言機沒有差別：都是收集信息的箱子，包含著待審核、處理和組織的信息。并且它們帶來的巨大挑戰都是一樣的—東西進來太多，你都沒有時間和欲望去處理和組織了。

如果你的電子郵件數量和處理速度總是逼著你同時開多個窗口，你不僅會遭受如此多郵件的罪，還可能導致郵件系統癱瘓。每天都專門留出一定時間有條理地瀏覽一遍你的郵件。把自動來件提示關掉，在自己設定好的時間查看收件箱，就像你現在查看你辦公室的收件箱一樣。記住不是所有郵件都需要你馬上回復。因為有了電子傳輸系統，所以緊急信息變得越來越多。但是，正如組織管理大師杰弗瑞梅爾所說的：“如果事事都很緊迫，那么就沒什么是真正緊迫的了。”

有效處理電子郵件

不要讓電子郵件長期停留在你的收件箱里。郵件一旦看過了，就把它拖放到文件夾里或者刪掉。不要把時間浪費在以后重新看這封郵件上了。

在你的系統里面創建一個有效的文件收藏夾。把你需要存起來日后參看的郵件拖到這個收藏夾里。每年至少清理一次。

遵循兩分鐘法則。立刻處理那些兩分鐘左右就可以做完的項目。你收到的郵件數目越多，這個習慣就越有用。

使用行動文件夾。對于需要兩分鐘以上的時間去處理的項目，創建一些文件夾，并且在視覺上要明顯不同于只用作參考的文件夾。比如，如果你的電子郵件系統一般按照字母順序排列文件夾，那么你就可以這樣建：

@行動 @等候 @閱讀/復習

@這個符號可以把這些文件夾放到頂部，這樣看起來就很方便了。在你的組織系統里標明你回復過的郵件，這樣就不會漏掉任何郵件了。如果你是用電子郵件來分配工作任務的，那就把郵件復制，存到@等候的文件夾里。

@閱讀/復習是指那些用作參考的郵件以及需要超過兩分鐘去讀的郵件。你也可以把這樣的郵件打印出來，這樣就可以在開會或做其他事情的空隙時間里看。

注意電子郵件的轉發功能。要記住，任何郵件都可能在任何時間任何地點被轉發給任何人。永遠要假設你的郵件最后會發送到老板那里去。

校讀。用系統里的自動拼寫糾錯功能，注意大小寫的區分。如果你全部用大寫字母，別人看起來會覺得你在大喊大叫。

避免群發。不要把郵件群發給每個人。

不要有感嘆詞，不要加個人注解。

省去“謝謝”這樣的客套語。它們只會增加字數。

如果你想發附件，一定要確保收件人會下載下來看。

回復郵件：

就算你自己加的標題會更好玩，也請保留郵件的原始標題。這樣可以讓整個溝通沿著一條線索發展。

省去原文內容。原文內容只會增加郵件的長度。如果發信人自己都不記得當時發了什么信息，那這些信息能有多重要？

不要簡單地點擊回復鍵。有的系統會在你點回復鍵后復制通訊錄的所有地址。一定要先弄清你的系統設置。

不要在做別的事時查看郵件。只有在你可以全神貫注時才可以去查看電子郵件的收件箱，這樣就能避免你日后再重新查看。

把重要的郵件設置得顯眼一些。可以用彩色的著重選項，也可以把字體改成彩色。但不要弄得過度花哨。

不要在生氣時寫郵件。不在線時寫一份草稿，24小時后再重新讀一遍。如果你很生氣，那么打個電話回復吧。這樣你就比較不容易卷入一場筆頭爭端了，筆頭的爭端會讓當事人雙方都后悔的。

如果是你自己都不想收到的一封郵件，那么就不要把它發送給別人了。

3. 拖延會扼殺你的精力

正確高效地使用時間，不僅僅是體現在與文件、郵件的戰斗中，更體現在迅速、準確作決定的能力，以及做好今天該做之事的自律能力之中。

拖延耽擱

拖延是最為普遍的一種扼殺精力的武器，每年，你因為拖延丟失了多少工作效率？這種習慣本身會給工作帶來大量的損失，并且還會浪費掉無數的機會。

拖延可以這樣定義：把你需要或想做的事推遲，而其實又沒有推遲的充足理由。

拖延的背后可能隱藏著很多心理暗示。研究人類行為的專家一般來說都贊成以下三點潛在的因素：

1.害怕失敗。這經常表現為害怕不能達到你自己設定的、可能是不切實際的高標準。把事情拖到最后一刻，因為沒法衡量你能付出的最大努力，所以其實也就沒法檢驗了。這樣真正檢驗的就是你在最后一刻把事情拼湊好的能力。所以，拖延可以讓你不必檢驗自己的真正能力。

2.害怕成功。成功有好的一面，也有危險的一面。例如，可以讓自己背后的朋友、家人或者工作伙伴走捷徑獲得成功。

3.害怕失去控制權。愛拖延的人經常覺得他們每錯過一次最后期限，自己就在獲取對生活絕對控制權的戰爭中勝利了一次。經常遲到或者因為自己而推遲了某項工程的完工似乎是在微妙地宣稱：“我才是那個擁有主動權的人。”

人們愛拖延還有其他一些原因：

他們想著以后會有更多時間，然后把東西放回原位

他們認為事情不是很重要，而實際上卻是很重要的

他們幻想沒有最后期限。“既然我是成年人了，我就可以按照自己的意愿去做事。”

還有一點很重要，那就是不要把拖延和計劃好的推遲行動混為一談。經常會有一些客觀的原因是允許把某些行動推遲的，拖延則是指把現在應該做的事不必要地往后推遲。如果你在采取某個行動前必須先獲得更多信息或者目前情況不合適，那么等待是可以的。

記住，拖延是一種根深蒂固的習慣，可能會很頑固，但的確是可以戰勝的。如果你有拖延的毛病，并且致力于提高工作效率，那么你再也不能把改掉拖延的壞毛病這件事往后拖延了。

清理完未盡項目的剩余部分

1.列出所有你正在拖延的事情。

2.按照這些懸而未決的事情給你帶來的壓力的大小決定是否把它們列入清單。注意：這和事情的重要性可能會不一樣。有些非常重要的事可能根本不會讓你心煩，而其他相對不重要的事卻逼得你快要發瘋了，在這種情形下，就把后者列入清單。

3.先處理最讓你心煩的項目。誰會去在意它不是最重要的事？現在你一件事都沒做……所以你向前邁出的每一步都是一種提高。一旦你把那件帶來重大壓力的事情處理好了，你就會覺得整個世界的重量都從肩膀上卸去了。

4.繼續往下列項目，直到所有都做完了。一路上要記得犒勞自己。

最終戰勝拖延陋習

1.檢查你的態度。你是不是一個完美主義者？你給自己定的標準是不是太高了，以致讓自己無法正常前行？

2.總是問問自己：“怎樣才能最好地利用我目前的時間？”為了把這個問題解釋清楚，在這個語境中，也可以問自己：“如果我不是因為現在已經在做這件事，我會去做它嗎？”或者是：“這件事和我的目標直接相關嗎？”這會讓你馬上變得有組織感，并且開始分配自己的主次任務。

3.直接面對自己的答案。一旦你決定了自己應該做什么，就把它從文件夾里拿出來放到自己面前的書桌上。如果某項任務要求你到辦公室的其他地方去，或者甚至是離開辦公室，那你就到任務要求你去的地方吧。把這項工作切實地放到自己面前。

4.把它分解成小塊。太難了？太煩人了？把大塊的工作切分成更多可以操控的小塊。一步一步再去做，或許這項工作就沒那么難了。或許某個特定的步驟并沒有那么煩人。煩人的任務就像吃過飯的盤子：不理這些盤子并不會讓它們自動消失，它們在過后會變得更難清洗。