時間最不偏私，給任何人一天都是24小時；時間也最偏私，給任何人一天都不是24小時。

—赫胥黎

1. 有誰24小時都活著？

“是的！他是一個根本不懂管理的人。他的工作非常不錯、收入也十分穩定，雖談不上是錦衣玉食，但滿足生活需要綽綽有余，可以說他享受著一種還算奢華的生活。但是，這個家伙手頭卻總是不怎么寬裕。而且不知為什么，他總是花了錢卻得不到什么好結果。錢包空得出奇，而且看他的樣子似乎總是從舊貨商那里買二手貨。新西服配著一頂舊帽子，華美的領帶偏偏配上一條松松垮垮的褲子！請人去吃飯，要么是在雕花玻璃餐具里裝著非常難吃的羊肉，要么就是用裂了縫的茶杯盛上好的土耳其咖啡。與這些相比，更為嚴重的是他根本想不明白問題出在哪兒。簡要一句話：他把所有的錢都嘩嘩地浪費掉了。要是我有他收入的一半就好了！我一定讓他見識一下我是怎么用錢的……”

是不是？我們當中絕大多數人都曾經這樣充滿優越感地批評過他人。

我們都是自己的財政大臣，這是我們每個人最值得驕傲的事情。報紙上整日布滿著教人靠多少收入去生活的文章，這些文章在大眾中間引起了廣泛的共鳴，強烈的呼聲足以證明人們的興趣所在。最近，在一家日報上也掀起了一場比較大的爭論，其爭論的中心問題是一個女人能否靠85英鎊的年薪在這個國家生存下去，而且還能活得很體面。此外，我還看到過一篇題為《每周8先令如何度日》的文章。雖然能經常聽人們說時間就是金錢，但我卻從來沒有看到過有題為《如何度過一天24小時》的文章。事實上，“時間就是金錢”這句諺語并不能說明時間的價值，時間的價值其實遠遠大于金錢的價值。一般來講，你若有時間，你就能掙到錢。但如果反過來，情況就有些不一樣了。即使你和豪華的卡爾頓飯店衣帽間管理員一樣有錢，你也無法用金錢買來額外1分鐘的生命。你不可能比我多擁有1分鐘，同樣也不可能比壁爐邊上的貓多擁有1分鐘。

哲學家曾解釋過空間的概念，但他們無法對時間進行解釋。而難以詮釋的時間正是一切事物的源泉。有了時間，一切皆有可能；沒有了時間，一切也就灰飛煙滅了。如果我們認真思考一下，就會發現，時間的供應真是每天的奇跡，當你注意到它的時候，你一定會驚嘆不已。早上你醒來，看！24個小時已經神奇地裝滿了你的錢包，你將用這些未經雕琢的時間來建造你生命的殿堂！這24個小時是屬于你的，也是你最為寶貴的財富。這種物質是如此的神奇，又以同樣神奇的方式從天而降到你的手中！

請注意！沒有人能從你手中把時間奪走，它是一種神奇的財富，誰也偷不走。同樣的，所有人得到的時間不會比你多，也不會比你少。

時間是民主的典范！在時間的王國內，從來沒有能夠獨占財富和獨享智慧的貴族。天才也不會因為智慧超群而擁有更多的時間，即使是每天額外1個小時的獎勵。但時間也不會懲罰任何人。你可以無止無休地把這寶貴的時間無情地浪費掉，也不會有人減少你的時間供應來懲罰你，更不會有神秘的力量說：“這個人是個十惡不赦的人，是個不可理喻的人！他沒有資格擁有時間，我會切斷他的時間供應。”不會的，時間的供應比國家統一公債還穩定。即便是周日，你依然能得到24個小時，不會多，也不會少。當然，你不能預支未來，更談不上舉債！你能揮霍的只有這正在消逝的時間。你不能浪費明天，也不能浪費下1個小時，它始終在前方等候著你。

時間就是每一天發生在我們身上的奇跡，難道不是這樣子的嗎？

你必須好好利用每天24小時的時間。你需要用這些時間編織健康、快樂、金錢、滿足、尊敬，不斷升華你不朽的靈魂。那么現在最緊要的事情就是如何正確高效地使用時間，所有的一切全都依賴于此。我的朋友！你的幸福、那難以捉摸的幸福、你一直在試圖抓住的幸福，也都是仰仗時間的正確高效利用來實現。奇怪的是，那些既有魄力又趕時髦的報紙上竟然充斥著《如何靠一定的金錢生活》之類的文章，而不去關注“如何靠一定的時間來生活”這類有意義的話題。與時間相比，金錢那真是太普通不過了。只要你認真反省一下，你就會認識到金錢不過是世界上最平常的東西，它充斥在世界每一個角落里。

如果一個人依靠現有的收入怎么也不可能生活下去，他有其他好幾種選擇：要么努力多掙錢，要么去偷盜，要么干脆登廣告尋求幫助。如果一個人一年不能賺取1000英鎊的收入，我們并不能說他是在浪費生命；因為他可以通過努力賺取更多的錢，從而努力做到家庭收支平衡。但是，如果一個人不能管理好他的一天24個小時，恰當地將時間用于生命的各項支出上，那毫無疑問他是在浪費生命。時間的供應雖然極其規律，但卻非常有限，這是非常殘酷的一個事實。

我們當中有誰24小時都活著？我所說的“活著”這個詞，它的意思不僅僅是指生存，也不是指“虛度光陰”。人經常會慨嘆，一天的生活本可以安排得更好。這種惴惴不安的情緒，試問我們當中有哪一位能幸免？我們當中又有哪一位能很肯定地說他沒有犯過本章開頭那個人犯的錯。比如，質地考究做工上乘的西服偏偏配上一頂不體面的帽子，或者只注意外面的好壞，而忽略了事物本身的味道呢？我們當中有人不正在或一直以來都在對自己說：“如果再多給我一些時間，我肯定會改變這種狀況的！”

我們永遠不可能會有更多的時間。我們現在所擁有的，我們一直以來所擁有的就是擺在眼前的這些時間，不多不少。正是認識到這深刻卻一直被忽視的事實（順便說一下，這并非是我發現的），我才開始仔細審視起瑣碎而現實的日常時間的支出。

2. 打贏與文件的戰斗

時間是每天發生在我們身上的奇跡。如果你能正確高效地使用時間，生活中幸福將不再難以捉摸。在工作中，時間的處理尤為重要，其中最首要的則是你如何處理大量文件和電子郵件。

文件風暴

因為科技的迅猛發展，紙張出現的數量與日劇增。在我們這個世界，幾乎什么都放在文件里，所以我們總是不敢把東西扔掉。結果，我們的文件管理系統承受著幾十億份文件的壓力，等你想要找某份文件時卻怎么也找不到了！據估計，我們當今社會儲存起來的文件里，有75%～80%的內容都是沒用的。

你處理進出辦公室文件的方式，以及做出要不要留下這些文件的決定可以主導你的工作效率。現在的辦公桌很多都是完全被文件淹沒了……要做的事、要進一步獲得信息的項目、不知道怎么處理的項目、上幾周的文件，誰了解什么。許多收件箱變成了儲藏罐，而垃圾箱則變成了空箱子。雖然我們一再說，“如果文件可以放到你的辦公桌上來，那就有辦法讓它們從你的辦公桌上消失”，但很多人還是打不贏這場與文件的戰斗。

掌控好文件的關鍵辦法是讓大多數文件根本就不要放到你的辦公桌上來。

1.把你的收件箱從辦公桌上挪下來，再把它搬到辦公室外面去。如果沒辦法把它搬到門外去，那就把它留在辦公室里。如果那樣也做不到，至少要把它放在你的視線之外。如果你把收件箱放在辦公桌上，很可能會產生以下一些影響效率的后果：

它會變成收件箱和待處理文件箱的混合體

每次有新東西進來，你都要停下來看看新到的到底是什么，這樣就打斷了你做事的專注狀態，讓你沒法集中于要處理的問題上

你會和送文件的人攀談，這樣又浪費了時間

一天定一個具體的時間或定幾次具體的時間去查看和分配收件箱里的內容。

2.除了有收件箱，你還應該有一個文件存放箱，一個廢紙簍，一些內部辦公信封以及一個發件箱。

3.定好一天應該查幾次收件箱，一天一次足夠嗎？一天兩次？還是每小時查一次？

4.不管你要怎么做，決定以后就堅持按這個時間表做下去，其他時間遠離收件箱。

5.在特定的時間查看收件箱，不要把它拿到辦公桌上。站著看收件箱里面的內容。

瀏覽一下那些用作參考、需要留下來的文件，把它們和其他要整理的文件放在一起。

對于那些應該由別人處理的文件，必要的話就在上面稍加注明，裝在內部辦公信封里填好，再直接放到發件箱里。

把會客和會議安排的內容記在自己的日歷本上，把通知單扔掉。如果是一份會議議程安排表，就把它放到相應日期的記事本（后面有詳細說明）里。

專業性的報紙和雜志應該分開：只是留著用作參考的應該直接放在“待整理”箱子里。那些你真的會看（至少是瀏覽）的書籍報刊應該放在閱讀文件里面（你隨身帶著，有了空隙時間就拿來讀讀）。如果里面只有部分文章是你感興趣的，那就把這些文章撕下來，把其他沒用的扔掉。

只有那些需要你采取行動的文件才能被放到辦公桌上。

把那些文件放到辦公桌上以后，馬上把兩三分鐘內可以做完的事做好。做好了，就放開。其他需要處理的項目應該歸入合適的清單上（主要任務、行動清單、下一步行動清單等），再把它們放在每日工作清單或者備忘記事本里。如果是今天就要處理的事項，把它放在每日工作清單上，再按照重要性分成A-B-C各個等級。如果某個項目不用今天處理，那么就在右上角注明處理的日期，再把它直接放到備忘記事本里。

記事本：建立起來并讓它起作用

記事本是一種組織管理工具，用來簡化工作流程，跟蹤和管理工作進程。設計很好的記事本可以讓文件從你的辦公桌上消失，而在你需要的時候又會準確出現。同時，它又不會弄亂你的辦公桌和大腦。

記事本包含12份每月文件備忘，分別注明每個月份；每個月又包含31張每日文件備忘，也注明從1～31的每個具體日期。

記事本用起來很簡單。我們就舉8月6日為例。你把收件箱拿到辦公桌上，面對著一大堆將來要處理的文件。你剛剛收到的8月15日的會議議程安排應該放到“15”備忘錄里。對于9月22日的會議議程安排，則應該在右上角注明“22”再放好（不要把它放到“22”的備忘錄里，因為那是放8月22日的）。你看到一份文件是要你在10月1日提交給老板一份詳細報告，估計要大概一星期才能寫完。給你自己多一點緩沖時間，把那份文件歸到9月20日，在右上角注明“20”，再把它放到“九月”里面去。

你一天結束后應做15分鐘的計劃，這時把第二天的備忘錄拿出來，考慮一下第二天要做的事。把今天完成了的每日備忘放到所有每日備忘后面去。當新的一個月份來臨時，你就把那個月的文件夾拿出，再根據每份文件右上角所標注的日期把它們都分配到每日工作備忘里去。因為這些文件剛送來時是你自己做的標注，所以你就不必再重新去看每份文件了。很快你就可以把這些處理好。

注意：在每個月開始時，把恰逢周末或者你不在辦公室那些日子的每日文件折上一個角。這樣，你就不會中途漏掉什么了。

你的總體文件整理系統

建立文件整理系統時有很多種選擇。你可以按照主題、項目來整理，也可以遵循字母順序、時間順序，還可以按照數字順序或地理位置順序整理。選擇哪種方法取決于你如何工作，怎樣才能最快找到并調出所需文件。在大多數情況下，可以選擇按照字母順序整理各種項目，再加上次標題，用不同顏色注明以便查找。

時間管理和效率專家強調，印好文件標簽，貼在文件上可以極大地提高任何文件整理系統的可用性。

文件整理系統提示

每年清理一次你的文件。在過去一年用過的東西都應該仍然放在活動文件里，其他的則移到不活動文件中。把活動文件放在離自己較近的地方以方便取用。

不要把你裝文件的抽屜裝滿。如果抽屜滿得文件都要掉出來了的話，你就不會再想整理任何東西了，你的辦公桌就又會變成一個儲藏所。

把一大疊文件夾放在觸手可及的地方。不要讓文件放得到處都是，等著你再去建個新的文件夾。創建好文件夾就得好好利用。

文件名的確定要能方便找到文件。比如，“遠景，新”與“新遠景”相比就好找得多，也放置得更符合邏輯。

如果你要旅行，就用5個彩色的塑料旅行文件夾：

旅行一袋裝—可以裝所有文件的袋子

返回辦公室—完成的項目，回去辦公室后分配或整理

閱讀/復習—利用間隙時間

行動支持—不在辦公室時開會、做工作所需要的信息

數據輸入—收據、名片等可以記下來再輸入電腦或可以寫在紙上的東西

在你整理任何東西前，總是要想想你會不會可能再用到它。不是微弱的可能性，是很大的可能性。然后問問自己：“如果我把它扔掉了，以后又需要用到，最壞的結果會是什么？”如果最壞的結果你都可以承受，那就把它扔了吧。

如果心存疑惑，那就扔掉吧

以下4種東西不要去整理：

例行備忘錄：它們只是—例行的。看完備忘，采取行動，記住它，然后就扔掉。

開會通知：你收到開會通知后，立刻把開會的時間、地點記在日歷上，把通知扔掉。

修訂前的指令：你是不是曾經收到過一項政策，而一星期之后又收到另一份修訂過的政策？把前面那個扔掉吧！

公司要求放在別處的文件：除非你是那個負責保管這份文件的人！

有一個經典的故事可以說明扔掉不必要文件的好處：一位在工程單位工作的人剛在國外待了3個月，處理完一個項目回來—因為公司有一些國外顧客，你可以想象，他回來后，已經有一堆累積的信函和文件在等著他處理。

他回公司的第一天主要是忙于開會和作簡單匯報。那天快下班時，他覺得第二天的首要任務是看那一堆文件，所以他就把那些文件一起放在了書柜里，準備第二天一早就來處理。

很不幸的是，他們公司最近聘請了一家新的清潔公司，那天晚上，一個清潔工人看到了他那一堆亂七八糟的文件。當這個人第二天早晨來到辦公室時發現自己那3個月來的文件全都不見了，永遠不見了！

簡直是大災難！不是嗎？剛開始他還沒看到這次失誤所帶來的影響，但是隨著時間的流逝，他慢慢地看到了以下結果：他不得不重新簽了一張支票。有兩個人再次寫信過來，問為什么沒收到第一封信的回信，他們還特地附上了第一封信的復印件。這就是把3個月積累下的文件弄丟所帶來的問題。

不要把堆在你辦公桌上的東西全部扔掉，但是這個故事固然需要好好記住，有些最好該處理掉的東西也不要一直留著。