1.2 老板說沒聽懂我的匯報(bào)

情境

有一次老板到人力資源部來，人力資源部經(jīng)理沒在，只有一個(gè)專員在，順便問了一句：“這個(gè)月員工招聘情況完成得怎么樣？”這個(gè)專員剛?cè)肼殨r(shí)間不長，見老板問自己問題，很緊張，站起來說：“老板，這個(gè)月月初家電部說要招3個(gè)員工，月中的時(shí)候，女裝部也說要招員工，月末的時(shí)候，我這都要做工資了，鞋帽部也說要招4個(gè)員工。我忙得焦頭爛額，他們還都著急，可是現(xiàn)在招人真難啊！現(xiàn)在年輕人太挑，來了幾個(gè)一看倒班，上班時(shí)間太長，都不來。前幾天來了一個(gè)……”老板用奇怪地眼神看了她一眼，說：“請你直接告訴我，這個(gè)月我們需要招聘幾個(gè)人，目前到崗幾個(gè)人，好嗎？”后來人力資源部經(jīng)理告訴她，老板說壓根就沒聽懂她的匯報(bào)。

 

情境分析

不知道你是否有這樣匯報(bào)的時(shí)候呢？我們一再強(qiáng)調(diào)匯報(bào)是展示自己能力和才華的機(jī)會(huì)，不要錯(cuò)過。但如果你像這個(gè)專員一樣來匯報(bào)工作，不光沒有展示自己，恐怕還在老板那里留下了不好的印象。

現(xiàn)實(shí)就是這樣，很多匯報(bào)都是突然的，甚至非正式的，很可能是在走廊、在食堂、在車上甚至在衛(wèi)生間的偶遇。這時(shí)候，你可能根本就沒有時(shí)間去醞釀、整理自己的思路，你需要在短期內(nèi)組織語言，邏輯清晰、準(zhǔn)確有效地匯報(bào)工作，這個(gè)難度不小。但是，這個(gè)基本功每個(gè)職場新人必須學(xué)會(huì)，是職場新人必過的一關(guān)。

到底該怎么匯報(bào)？匯報(bào)有沒有套路呢？有。下面給大家介紹一種最常見的總分總結(jié)構(gòu)。

 

關(guān)鍵點(diǎn)1 “總分總”結(jié)構(gòu)的基本模式

“總分總”結(jié)構(gòu)是我們解析文章和寫作過程中一種常見的結(jié)構(gòu)方式。在學(xué)習(xí)寫作文的過程中，我們都學(xué)習(xí)并使用過總分總結(jié)構(gòu)，所以這是我們非常熟悉的一種表達(dá)方式。這種結(jié)構(gòu)除了用在書面語言的表達(dá)以外，在口語的表達(dá)中也是一種非常實(shí)用的方式。

總分總結(jié)構(gòu)的基本模式——總+分+總，如圖1-1所示。

下面我們感受一下匯報(bào)中的總分總結(jié)構(gòu)。

劉霞最近在處理一項(xiàng)比較棘手的工作。客戶投訴公司的凈水機(jī)漏水，給自己造成了一些財(cái)產(chǎn)損失，要求公司給予賠償。客戶要求賠償?shù)膿p失包括：客戶家的地板有5平方米左右被泡壞，更換地板需要花費(fèi)約800元；樓下廚房的天花板被水沖了下來，維修需要1000元；客戶還要求賠償誤工費(fèi)500元，總計(jì)2300元。協(xié)調(diào)這件事情讓劉霞頗費(fèi)腦筋，因?yàn)樾卵b修的房子被水沖，客戶非常惱火，公司和客戶對于損失的金額也存在很大異議，所以整個(gè)協(xié)調(diào)過程很艱難。用了一個(gè)多星期，才與客戶初步達(dá)成賠償意向，由公司出資，客戶自己維修，費(fèi)用定為1000元。現(xiàn)在劉霞要向謝總匯報(bào)這件事情，兩種不同的匯報(bào)你更喜歡哪一種？

第一種匯報(bào)方式

劉霞：“謝總，這次我去協(xié)調(diào)那個(gè)客戶，電話就打了10多個(gè)，又特意去他單位和他談，光和他談還不夠，還要和他媽媽談，好不容易他同意了，他媽媽又不同意……”

第二種匯報(bào)方式

劉霞：“謝總，我和客戶經(jīng)過一個(gè)多星期的溝通，基本達(dá)成了意向。由公司出資1000元，他自己來維修。”

謝總：“我聽說那個(gè)客戶很難纏。”

劉霞：“是呀！電話就打了10多個(gè)，又特意去他單位和他談，光和他談還不夠，還要和他媽媽談，好不容易他同意了，他媽媽又不同意。后來我發(fā)現(xiàn)他比較聽他媽媽的話，就主動(dòng)和他媽媽溝通。好在經(jīng)過協(xié)調(diào)，最后得到了圓滿的解決。”

第一種匯報(bào)方式會(huì)讓聽者非常焦急地想知道工作的結(jié)果，并且因?yàn)橐恢甭牪坏铰犝呦肼牭亩a(chǎn)生焦慮。

第二種匯報(bào)方式是一種總分總的表達(dá)方式，這種方式給予聽者的信息直接、簡單、有效，滿足了聽者希望了解事件進(jìn)展和基本情況的愿望。

所謂第一個(gè)“總”，就是結(jié)論在前面。“總”的部分要滿足聽者想盡快了解事件結(jié)果的愿望。在上述情境中的“總”就是“我和客戶經(jīng)過一個(gè)多星期的溝通，基本達(dá)成了意向。由公司出資1000元，他自己來維修”。

所謂“分”，就是對總的結(jié)論的解釋。因?yàn)槲覀冊诼牭揭粋€(gè)結(jié)論的時(shí)候，忍不住會(huì)對這個(gè)結(jié)論產(chǎn)生疑問，這個(gè)結(jié)論是如何得出的呢？你是如何做到的呢？在分的部分就要回答聽者的疑問。在上述情境中，分的部分是“電話就打了10多個(gè)，又特意去他單位和他談。光和他談還不夠，還要和他媽媽談。好不容易他同意了，他媽媽又不同意，后來我發(fā)現(xiàn)他比較聽他媽媽的話，就主動(dòng)和他媽媽溝通”。

最后的“總”是對前面闡述的一個(gè)總結(jié)概括。可以和第一個(gè)“總”一樣，也可以是對一個(gè)“總”的簡化闡述。比如，在上述情境中，第二個(gè)“總”就是“好在經(jīng)過協(xié)調(diào)，最后得到了圓滿的解決”。

 

關(guān)鍵點(diǎn)2 “總分總”結(jié)構(gòu)的要求

關(guān)于“總分總”結(jié)構(gòu)，有兩個(gè)方面的基本要求。

第一個(gè)方面：對“總”這個(gè)部分的要求有三點(diǎn)，如圖1-2所示。

比如，我們上學(xué)的時(shí)候?qū)W過的課文《從百草園到三味書屋》既是一篇散文，從匯報(bào)的角度看也是一篇好的童年生活匯報(bào)。魯迅先生在文章開頭便這樣寫道：“我家的后面有一個(gè)很大的園，相傳叫作百草園。現(xiàn)在是早已并屋子一起賣給了朱文公的子孫了，連那最末次的相見也已經(jīng)隔了七八年，其中似乎確鑿只有些野草，但那時(shí)卻是我的樂園。”首先，這個(gè)開頭是結(jié)論先行；其次，只有一個(gè)核心思想（百草園是我的樂園）；最后，通篇來看是對后面內(nèi)容的概括和總結(jié)。

 

第二個(gè)方面：對“分”的部分的要求有兩點(diǎn)——“分”是對總的解釋和回答；“分”的部分的內(nèi)容需要按照一定的順序進(jìn)行排列。

同樣以魯迅先生的《從百草園到三味書屋》為例，整篇文章都是對開頭結(jié)論的解釋；文章的結(jié)構(gòu)是按照空間的順序來寫的，先寫百草園，再寫三味書屋。

 

關(guān)鍵點(diǎn)3 “總”和“分”的提煉方法

如何提煉出“總”的部分

可以從兩個(gè)角度考慮，第一個(gè)就是我們最想表達(dá)的，第二個(gè)是聽者最想聽到的。從溝通的“利他”性角度考慮，“總”的部分應(yīng)該是用最簡短的一句話回答聽者最關(guān)注的問題。比如，在文章開頭的那個(gè)例子中，總的部分就應(yīng)該是用一句話回答老板“這個(gè)月員工招聘情況完成得怎么樣”這個(gè)問題。所以，在組織匯報(bào)語言的時(shí)候，要首先思考對方想聽到什么，對方最關(guān)注什么，從對方的關(guān)注說起。

 

如何提煉出“分”的部分

有一種方法叫作“抽屜”原則。即先在頭腦中創(chuàng)立一個(gè)個(gè)小抽屜，再把不同的思想內(nèi)容分別放到不同的抽屜里面。

“抽屜”的創(chuàng)立和排列順序通常有四種方法，如圖1-3所示。

第一種：時(shí)間順序。按照時(shí)間的先后或正敘或倒敘。比如，下面這個(gè)匯報(bào)的順序就是時(shí)間順序。

4月起，檔案室分別對東北、西南、西北項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)整理，逐級梳理了各項(xiàng)目檔案缺失情況，并大力推動(dòng)相關(guān)部門進(jìn)行完善。目前已完成前期、合同招投標(biāo)、工程檔案等文件整理工作，共計(jì)2500余卷。西南項(xiàng)目已于8月4日完成檔案預(yù)驗(yàn)收工作，驗(yàn)收申請已經(jīng)上報(bào)檔案局。西北項(xiàng)目已于2014年11月12日完成檔案驗(yàn)收……

時(shí)間順序是一種相對比較簡單的匯報(bào)順序，尤其是在沒有任何準(zhǔn)備或突發(fā)情況下，時(shí)間順序是一種最不容易講亂的順序。

第二種：結(jié)構(gòu)順序。即按照事物的結(jié)構(gòu)進(jìn)行匯報(bào)，這個(gè)結(jié)構(gòu)可以是先局部再整體，也可以是先整體再局部；也可以是先上后下，或者先左后右。

邁步走入小店，小店具有文藝小店所需要的所有特征：木質(zhì)的老舊座椅、無處不在的綠植、寫滿字的黑板等。除此之外，我注意到西式的門楣上掛著一塊中國雕花的木質(zhì)構(gòu)件，西式的搖椅旁掛著中式的鳥籠子，吧臺(tái)后面的茶點(diǎn)既有咖啡，也有普洱和大紅袍，穿過幾張桌子，最搶眼的衣服就掛在那里。（摘自楊帆《如果不了解“mix & match”，你就out了》一文）

這個(gè)匯報(bào)的順序就是結(jié)構(gòu)順序。

第三種：重要性順序。按照事件中重要、次重要、一般重要、不那么重要的順序來進(jìn)行匯報(bào)或指示，一般政府工作匯報(bào)、公司年終總結(jié)、重大工作安排等都是按照重要性順序來排序的。

比如，提高顧客忠誠度，我們重點(diǎn)抓了以下幾方面的工作：首先是抓住老客戶，其次是培養(yǎng)忠誠客戶，最后是挖掘潛在客戶。看似很隨意，其實(shí)里面是有順序的，最重要的是老客戶；然后是已經(jīng)購買過但還沒有成為忠誠客戶的那些客戶；第三是沒有真正購買行為的潛在客戶。

 

第四種：邏輯順序。邏輯順序是指按照我們思考問題的順序進(jìn)行的匯報(bào)或指示，通常是按照為什么、是什么、怎么辦的順序來匯報(bào)。

現(xiàn)在各大企業(yè)都越來越注重員工培訓(xùn)，原因有三個(gè)：首先，做好培訓(xùn)能夠提高員工的工作技能，提高工作效率；其次，培訓(xùn)能夠穩(wěn)定員工隊(duì)伍，因?yàn)楝F(xiàn)在的員工更加注重個(gè)人的成長；最后，培訓(xùn)能夠使企業(yè)經(jīng)驗(yàn)和精神得以傳承，可以讓公司各崗位的專家來講課，這樣就把專家的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)和工作精神留在了企業(yè)。（為什么）

那么是不是面對面講課就叫培訓(xùn)？不完全是，現(xiàn)在有了很多新的培訓(xùn)形式，如微課、翻轉(zhuǎn)課堂等。（是什么）

怎么能夠讓培訓(xùn)落地呢？我們采取了微信輔導(dǎo)、課堂講授、課后小組練習(xí)等方式，讓學(xué)習(xí)成果實(shí)現(xiàn)了順利轉(zhuǎn)化……（怎么辦）

這個(gè)匯報(bào)就是遵循邏輯順序的。

當(dāng)大家可以按照“總分總”結(jié)構(gòu)來進(jìn)行匯報(bào)的時(shí)候，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)匯報(bào)其實(shí)并沒有那么難，而且我們在做了一些練習(xí)之后，你是不是發(fā)現(xiàn)匯報(bào)也是一件挺簡單的事呢？