1.7 幾件事同時匯報，先說哪件

情境

你要去領導辦公室匯報工作，有兩件事要和領導說。第一件事是領導讓你送到市衛生局的請示已經送過去了，對方說等領導研究之后回復；第二件事是勞務派遣公司派來的人員在辦理勞動保險過程中遇到一些問題，涉及人數比較多，情況比較復雜。你要先匯報哪件事情呢？

 

情境分析

這樣的情境在工作中是一定會遇到的。如果只有一件事情需要匯報，最優的匯報方式當然是結論先行——總分總結構。有兩件或三件事情，難度就加大了。如果一件事情復雜，另一件事情簡單，要先說哪件，后說哪件？如果一件事情重要，另一件事情不重要，要先說哪件，后說哪件？一件事情領導聽了會高興，另一件事情領導聽了會不高興，你要先說哪件？

 

當必須匯報幾件事情的時候，基本原則如下。

一事一議

匯報的時候，不要把幾件事情混著說，這樣信息龐雜、混亂，會影響領導的決策思路。一定是先解決完一件事情，再解決另一件事情。

 

先易后難

當有幾件事情同時要匯報的時候，需要對匯報順序進行排定。如果一件事情很難，另一件事情很容易，要先匯報容易的事情，后解決困難的事情。首先，這樣做可以避免在第一件事情上糾纏過多時間，第二件事情的決策時間不夠；同時，也能夠樹立解決問題的信心，更重要的是領導容易在比較輕松的狀態下做決策。

 

先重要后次要

所謂重要的事情，是指可能對全局產生影響的、領導非常重視的事情，這樣的事情在匯報的時候一定要放在前面。對于新人來說，分清事情的輕重緩急也是一件不容易的事情。

王總的秘書休產假了，李欣臨時接替了秘書工作。能夠在總經理身邊工作，李欣覺得非常榮幸，也非常珍惜，加上自身比較聰明，很快就適應了工作節奏，王總對她也比較滿意。這一天，華南地區經理給王總打電話，說華南地區的供應商集體提出提高利潤率的請求，想請王總指示。王總此時正在開會，李欣就對華南地區經理說：“等王總開完會一定轉達。”王總開完會時間比較晚了，還要趕一個飯局，匆匆忙忙就走了。

第二天，王總把李欣叫到辦公室，批評了她，說：“這么大的事你為什么不匯報？這是對公司全局都有影響的事情，你知不知道？”

李欣也很委屈，因為她確實不知道這件事情這么大，如果知道一定不敢誤事。

如果你暫時分不清事情的輕重緩急，可以向經驗豐富的同事請教，也可以征求領導意見。

 

標準話術：領導我有兩件事情向您匯報，一是……二是……您先聽哪件？

 

先緊急后常規

有些事情在時間的要求上比較緊急，比如，發生安全生產事故、馬上要開始的會議、發生投訴等，需要在短時間內做出決策。和日常工作比起來，這樣的事情在匯報的時候要放在前面。

 

先高興后生氣

領導也有喜怒哀樂，領導也會情緒波動。如果領導處在盛怒之下，最好不要匯報，因為一個人在生氣的情況下很難理智決策，可以等領導的心情平復下來再匯報。

如果有兩件事情，你預計領導聽到一件事情會很高興，聽到另一件事情會很生氣的時候，一定要先說高興的事情，再說讓領導感到煩惱、生氣的事情。

 

我們在匯報的時候還要注意一些其他事項：領導的狀態，對決策結果進行確認，以及場合、角色、程序。

 

注意領導的狀態

我在企業擔任人事經理的時候，曾經遇到這樣一件事。

主管對我說：“經理，為了調動員工的積極性，讓員工更有歸屬感，我建議這個周末組織員工郊游，讓一線員工出去放松一下。”

我：“可以考慮，你看要多少費用？準備去哪玩？我好向劉總匯報。”

主管：“距離不太遠又很方便的地方也就是北陵公園了，您看行嗎？我算了一下，門票加上午餐大概3000元。”

我：“哦，好的，一會兒我去向劉總匯報一下，看看他是否同意？”

于是我走進了總經理辦公室，看見財務部門的人員正在總經理辦公室算賬，于是說：“劉總，我一會兒再來吧！”

劉總看了一眼正在算賬的財務人員，說：“沒事，你說吧，什么事？”

我：“前一階段大會戰，一線員工都很辛苦。為了調動員工積極性，人事部想在這個周末組織一次一線員工的郊游活動。費用不高，大概3000元，地點也不遠，就在北陵公園，也不需要雇車，大家自行到公園門口集合就行。”

這時財務經理走了過來，對劉總說：“劉總，您看這個賬目，我們想這么調，行嗎？”

劉總一邊走一邊對我說：“我忙著呢！費用不高，你們自己定吧。”

于是我回來對主管說：“領導同意了，你去操作吧。”

第二天，劉總見到我，問道：“你昨天和我說，員工要去哪玩？花多少錢？”

我：“去北陵公園，3000元錢就夠了。”

劉總：“最近總公司要來審計，我這焦頭爛額，你們還有閑心出去玩？”

我：“已經和員工說了，也布置下去了，員工都盼著呢！要是實在不行，就取消了？”

劉總嘆了口氣：“行啊，都說了，就那樣吧！”

在這個案例中，我覺得已經表達得很清楚了，卻忽略了溝通對象的狀態。當接收信息的一方比較輕松的時候，你的信息才能有效到達。如果接受一方正處在情緒中，或者受到其他因素的干擾，信息的傳遞就會受到阻礙，領導的決策也會受到影響。

 

注意對決策結果進行確認

學員給我舉過這樣一個例子。他們基層單位的財務部門經理接到總公司領導的電話，要求他們統計一個數字，從基層單位的領導到財務部員工都非常重視這件事情，利用周末加了兩天班，把前幾年的賬本都翻出來了，反復核對，確認無誤后在周一一早就上報了，滿以為會受到表揚，結果挨了一頓批評。因為領導讓他們統計的是最近五年新增房產的面積，而他們計算的是最近五年新增房產的購買金額。

這個例子非常典型。我們認為已經充分領會領導的意思了，但受眾多因素影響，這個理解不一定是對的。為了避免工作出現誤差，一定要和領導確認。

當然很多時候，確認也是對自己的一種保護。

經過一段時間的工作，小王發現劉總經常會忘了說過的話，使自己很被動。比如，上次招聘來一個文員，劉總當時說的是月工資3000元，等到審工資表的時候，劉總看著工資表問她：“誰給文員定的3000元的工資？這個崗位也就2800元。”小王百口莫辯，只好自己默默吞了苦果。下次再遇到這種問題，小王就會拿出本子，把劉總說的事情記下來，并且和劉總再確認一次。

這種確認可以是口頭的，比如：“領導，我把您剛才的話整理了一遍，我說說，您看看我理解的對不對。”也可以是書面的，比如，給領導以匯報工作的形式發微信，可以這樣說：“領導，按照您的……要求，我想這么做，您看可以嗎？請指示。”也可以像例子中的那樣，用本子記下來，再口頭確認。這樣的確認更有儀式感，一般領導就不太容易遺忘了。

 

注意場合、角色、程序

銷售部的秦明剛到公司時間不長，小伙子很機靈，總經理幾次交代給銷售部的任務，銷售部經理交給他都圓滿完成了。總經理對他很信任，有時候也會越過銷售部經理單獨交代他一些工作。有一次，總經理到銷售部來，秦明當著全體同事的面對總經理說：“總經理，您昨天交代我做的事情，我都做完了，一會兒給您送去。”總經理笑了笑，沒說話。秦剛回到工位繼續工作，突然桌上的電話鈴響了，銷售部經理讓他到辦公室來一趟。到銷售部經理辦公室之后，秦剛發現部門經理的臉板著，沒有了往日的笑容，很嚴肅地問他：“你最近的那幾個單子，都完成得怎么樣？給我匯報一下。”而且，秦剛發現部門同事對自己也更客氣了，客氣到有點兒生疏。

問題出在哪了呢？出在秦明沒有注意場合、角色、程序。總經理單獨布置給你的工作任務，一定要單獨向總經理匯報。因為有時候你并不能理解總經理把任務交給你背后的深意；當著那么多同事的面向總經理匯報有越級匯報的嫌疑，也有炫耀的意味，這種行為特別容易引起主管領導和同事的反感。