六、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的方法

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的方法是指單位為實現(xiàn)內(nèi)部控制目標，針對內(nèi)部控制的各個方面制定的控制措施和程序。健全的內(nèi)部控制體系離不開有效的控制活動，設(shè)計和落實有效的控制活動一直是完善行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重點，而這與行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的方法密切相關(guān)，只有采取了恰當?shù)膬?nèi)部控制方法，才能有效保證內(nèi)部控制活動順利有效開展。

一般而言，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的方法包括不相容崗位相互分離、內(nèi)部授權(quán)審批控制、歸口管理、預(yù)算控制、財產(chǎn)保護控制、會計控制、單據(jù)控制和信息內(nèi)部公開。

1．不相容崗位相互分離

崗位是組織要求個體完成的一項或多項責任以及為此賦予個體的權(quán)力的總和。不相容崗位是指從相互牽制的角度出發(fā)，不能由一人兼任的崗位。一般來說，不相容崗位相互分離包括：提出事項申請與審核審批該事項申請的崗位相分離、業(yè)務(wù)審核審批崗位與業(yè)務(wù)執(zhí)行崗位相分離、業(yè)務(wù)執(zhí)行崗位與信息記錄崗位相分離、業(yè)務(wù)執(zhí)行和審批崗位與內(nèi)部監(jiān)督崗位相分離等。

不相容崗位相互分離控制是內(nèi)部控制體系中最基本的控制手段，集中體現(xiàn)了相互制衡的基本原則。不相容崗位相互分離的原理是相互牽制，其設(shè)計原理在于兩個或者兩個以上的人員無意識地犯同樣錯誤的可能性很小，有意識地合伙舞弊的可能性也低于一人舞弊的可能性。

不相容崗位相互分離控制要求行政事業(yè)單位要全面系統(tǒng)分析、梳理業(yè)務(wù)活動中所涉及的不相容職務(wù)，合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，明確劃分職責權(quán)限，實施相應(yīng)的分離措施，從而形成相互監(jiān)督、相互制衡的工作機制。

2．內(nèi)部授權(quán)審批控制

內(nèi)部授權(quán)審批控制是指行政事業(yè)單位根據(jù)常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)的規(guī)定，明確單位內(nèi)部各部門、下屬單位、各崗位日常管理和業(yè)務(wù)辦理的所授予權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責任。內(nèi)部授權(quán)審批控制關(guān)系到單位內(nèi)部的資源配置和資產(chǎn)使用效益，是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要方法。完善的內(nèi)部授權(quán)審批制度將有助于明確崗位權(quán)力和責任，層層落實責任，層層把關(guān)，有助于單位最大限度地規(guī)避風險。

內(nèi)部授權(quán)審批控制要求明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項的權(quán)限范圍、審批程序和相關(guān)責任，建立重大事項集體決策和會簽制度，相關(guān)工作人員應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)、辦理業(yè)務(wù)。

行政事業(yè)單位的任何授權(quán)都應(yīng)以法律、行政法規(guī)和單位的規(guī)章制度為依據(jù)，并予以書面化，通知到經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)流程中的相關(guān)工作人員。授權(quán)一經(jīng)確定，相關(guān)工作人員應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)、辦理業(yè)務(wù)，對于審批人超越授權(quán)范圍的審批業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理，并向上級授權(quán)部門報告。對與單位經(jīng)濟活動相關(guān)的重大問題決策、重要干部任免、重要項目安排及大額資金使用，即“三重一大”業(yè)務(wù)，還應(yīng)當通過集體決策和會簽制度，合理保證決策科學性，確保任何人不得單獨進行決策或擅自改變集體決策意見。

3．歸口管理

歸口管理是指行政事業(yè)單位按照管控事項的性質(zhì)與管理要求，結(jié)合單位實際情況，在不相容崗位相互分離和內(nèi)部授權(quán)審批控制的前提下，明確單位內(nèi)部各個業(yè)務(wù)的歸口管理責任單位的控制方法。

行政事業(yè)單位的有些經(jīng)濟活動分散在各個業(yè)務(wù)部門具體開展，如果沒有統(tǒng)一的管理和監(jiān)控，就容易導致經(jīng)濟資源流失的風險和財務(wù)信息失真的風險。還有一些經(jīng)濟活動涉及的內(nèi)部部門較多，需要各部門協(xié)調(diào)完成，如果不進行統(tǒng)一管理，明確權(quán)力和相應(yīng)的責任，一旦發(fā)生問題，各部門就可能互相推諉，影響經(jīng)濟活動的順利開展。單位可以根據(jù)經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)性質(zhì)，將同類的業(yè)務(wù)或事項由一個部門或者崗位進行統(tǒng)一管理，如收入歸口管理、資產(chǎn)歸口管理、合同歸口管理等。

4．預(yù)算控制

預(yù)算是指單位根據(jù)工作目標和計劃編制的年度財務(wù)收支計劃，由收入預(yù)算和支出預(yù)算組成，反映了預(yù)算年度內(nèi)單位的資金收支規(guī)模和資金使用方向，是單位財務(wù)工作的基本依據(jù)，為單位開展各項業(yè)務(wù)活動、實現(xiàn)工作目標提供財力支持。

預(yù)算控制要求單位要強化對經(jīng)濟活動的預(yù)算約束，使預(yù)算貫穿于經(jīng)濟活動的全過程。需要注意的是，預(yù)算控制不同于本書第五章的預(yù)算業(yè)務(wù)控制，預(yù)算業(yè)務(wù)控制是對預(yù)算業(yè)務(wù)的控制，包括預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算執(zhí)行等環(huán)節(jié)實施的有效控制，在該業(yè)務(wù)控制中可以選擇不相容崗位相互分離等各種控制方法，而預(yù)算控制，本身是一種方法，在行政事業(yè)單位的經(jīng)濟活動中發(fā)揮著事前計劃、事中控制、事后反饋的作用。所以對收支業(yè)務(wù)、政府采購、建設(shè)項目等各項經(jīng)濟活動，都需要強化預(yù)算約束，以規(guī)范和制約行政事業(yè)單位的經(jīng)濟行為。

5．財產(chǎn)保護控制

財產(chǎn)保護控制是指行政事業(yè)單位在資產(chǎn)購置、配置、使用和處置過程中對資產(chǎn)予以保護，以確保資產(chǎn)安全和使用有效。

單位應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和本單位實際情況對資產(chǎn)進行分類管理，建立健全資產(chǎn)日常管理制度、定期清查機制、資產(chǎn)控制制度和崗位責任制，強化檢查和績效考評，采取資產(chǎn)購置、資產(chǎn)登記、實物保管、定期盤點、賬實核對、處置報批等措施，確保單位資產(chǎn)安全和使用有效。

6．會計控制

會計控制是指利用記賬、對賬、崗位職責落實和職責分離、檔案管理等會計控制方法，確保單位會計信息真實、準確、完整。該控制方法是實現(xiàn)合理保證信息真實完整這一內(nèi)控目標的重要方法，為行政事業(yè)單位預(yù)算管理和財務(wù)管理工作提供基礎(chǔ)保障。

行政事業(yè)單位加強會計控制主要包括：建立健全本單位財會管理制度；加強會計機構(gòu)建設(shè)，配備具有相應(yīng)資格和能力的會計人員，從事會計工作的人員必須取得會計從業(yè)資格證書；合理設(shè)置會計崗位，確保各崗位權(quán)責明確，不相容崗位相互分離，強化會計人員崗位責任制；著力提高單位會計人員職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平，確保會計人員正確行使責權(quán)；規(guī)范會計基礎(chǔ)工作，加強會計檔案的管理，明確會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告處理程序，確保會計基礎(chǔ)管理、會計核算和財務(wù)會計報告編報有章可循，有據(jù)可依等。

7．單據(jù)控制

單據(jù)控制是指對單位經(jīng)濟活動中外部來源的報銷憑證和單位內(nèi)部形成的表單予以控制的方法，該方法是根據(jù)我國行政事業(yè)單位的實際情況提出的創(chuàng)新性的控制方法。

單據(jù)控制從種類上或來源上可分為表單控制和票據(jù)控制。其中，表單通常是指行政事業(yè)單位開展經(jīng)濟活動所形成的內(nèi)部憑證，票據(jù)通常是指行政事業(yè)單位開展經(jīng)濟活動過程中在報銷環(huán)節(jié)使用的外部憑證，用以證實業(yè)務(wù)活動的真實性及具體發(fā)生金額。

行政事業(yè)單位加強單據(jù)控制主要包括單據(jù)制度化和使用、管理單據(jù)規(guī)范化兩個方面。單據(jù)制度化是指行政事業(yè)單位應(yīng)當根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和單位的經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)流程，在內(nèi)部管理制度中明確各項經(jīng)濟活動所涉及的表單和票據(jù)；使用和管理單據(jù)規(guī)范化是指相關(guān)工作人員必須按照規(guī)定使用和管理表單和票據(jù)，具體包括填制、審核、歸檔、保管單據(jù)的全環(huán)節(jié)和全過程，避免單據(jù)使用不當、管理不善等情形的發(fā)生。

8．信息內(nèi)部公開

信息內(nèi)部公開是指對某些與經(jīng)濟活動相關(guān)的信息，在單位內(nèi)部的一定范圍內(nèi)，按照既定的方法和程序進行公開，從而達到加強內(nèi)部監(jiān)督，促進部門間溝通協(xié)調(diào)以及督促相關(guān)部門自覺提升工作效率的有效方法。“陽光是最好的防腐劑”，公開透明是監(jiān)督的最好方式，因此，信息公開也是一種內(nèi)部控制的方法。

行政事業(yè)單位應(yīng)當建立健全經(jīng)濟活動相關(guān)信息內(nèi)部公開制度。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和單位的實際情況，明確信息內(nèi)部公開的內(nèi)容、范圍、方式和程序，行政事業(yè)單位還可以在搭建信息公開平臺、建立健全工作機制、規(guī)范信息公開流程、深化信息公開內(nèi)容、完善信息公開基礎(chǔ)等方面進行努力，建立信息公開責任機制，完善信息公開制度，規(guī)范和細化信息公開內(nèi)容，拓寬信息公開渠道，創(chuàng)新信息公開方式，擴大信息公開覆蓋面。以信息化為平臺，及時收集各方的反饋意見，構(gòu)筑行政事業(yè)單位與其工作人員的互動機制。此外，行政事業(yè)單位要進一步提高信息公開的主動性、自覺性和規(guī)范性，使信息公開工作做到主體明確、程序規(guī)范、方式靈活、反饋順暢、回應(yīng)及時。