第三節(jié) 發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)又稱發(fā)文號(hào)、發(fā)文編號(hào)。它是公文格式中一個(gè)不可缺少的組成部分，即向外發(fā)文的登記編號(hào)。發(fā)文字號(hào)的作用表現(xiàn)為：

（1）便于文件的發(fā)出。通過發(fā)文編號(hào)，使文件在文書部門掛號(hào)登記，文書部門就得履行職責(zé)按時(shí)將文件組織發(fā)出。

（2）便于掌握、統(tǒng)計(jì)發(fā)文的數(shù)量。大單位對(duì)外發(fā)文較多，一看發(fā)文編號(hào)就知道整個(gè)單位及部門在一定時(shí)間內(nèi)向外發(fā)出了多少份文件。

（3）便于查詢和引用。

（4）利于保管的系統(tǒng)性。

編制發(fā)文字號(hào)的原則，新《條例》、新《標(biāo)準(zhǔn)》中明確規(guī)定：“發(fā)文字號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。”其具體要求是：

（1）發(fā)文字號(hào)三個(gè)構(gòu)成要素的排列，應(yīng)首先是機(jī)關(guān)代字，其次是年份（書寫時(shí)兩面加六角括號(hào)），最后是發(fā)文順序號(hào)，序號(hào)不編虛位（即1不編為001，不加“第”字）；

（2）黨政機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)以分開為宜；

（3）機(jī)關(guān)代字中應(yīng)明確發(fā)文的含義，如“中發(fā)”、“國發(fā)”、“中辦發(fā)”、“津黨發(fā)”、“津塘黨發(fā)”等；

（4）幾個(gè)單位聯(lián)合行文時(shí)，不應(yīng)一文多號(hào)，而只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)；

（5）在同一地區(qū)，當(dāng)有些機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)代字容易造成重復(fù)時(shí)（如某縣的政府、政協(xié)、政法委三機(jī)關(guān)的代字都會(huì)編成“×政發(fā)”），要力求避免；

（6）在機(jī)關(guān)代字中，要不要注明承辦部門的代字，可視具體情況而定，例如大的單位可考慮這樣做，一般的中、小單位則不必要；

（7）發(fā)文字號(hào)的標(biāo)注位置，應(yīng)以置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置為宜；

（8）上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。