第二節 文種的作用與確定

由于公文的性質、用途不同，每一種公文都有自己獨特的一個名稱。從表面上看，文種名稱只不過是一個代號，其實則不然。不要看字數一般只有一兩個字，最多的也不過四個字，加起來總共才幾十個字，只相當一個較長的句子，而它所包含的道理卻是相當深刻的。

一、文種名稱的作用

（一）不同的文種名稱，為我們“點”出了不同文件的性質

例如：命令（令）、指令、通令等文種，都有一個共同的“令”字，由于“令”字包含指使的意思，又屬于使令性的動詞，所以使用令、命令、指令、通令等做文種名稱的文件，都具有指令性質；又如通知、通報，都有一個“通”字，“通”即傳達的意思，“知”和“報”包含知道的意思，所以使用通知、通報等作文種名稱的文件，基本上是屬于告知性、周知性的文件；再如會議紀要，“紀要”即概其要點的意思，所以，我們說會議紀要屬于會議文字記錄性的文件。

（二）不同的文種名稱，反映了文件的不同行文方向

例如：決定、決議，都有一個“決”字，“決”就是決策的意思，而決策產生于各級機關的首腦核心部位，決策之后要由下屬部門去執行、辦理，所以它們的行文方向必然是自上而下；又如請示這一文種，“請示”二字的含義是請求給予批示，這個含義本身就十分明確地告訴我們請示的行文方向是自下而上；再以“函”為例，“函”這個字的本義是書信，書信是人們用以傳遞信息、互通情況、商洽問題、聯系事務使用的，它不存在哪一方可用，哪一方不可使用的問題，所以，反映到公文的“函”上，便產生了對上、對下以及平級機關或者不相隸屬的機關之間均可使用的多種行文方向。

（三）不同的文種名稱，表達了文件的不同目的或要求

例如：布告、公告、通告、報告，均有一個“告”字，告即將事情向人陳述、告知的意思。從而使我們看到這四個文種的行文目的全在于向人們（或組織）周知、告知某一事項。又如“指示”二字，其含義是指點、指導、示意，再具體地說即指以正確方向，作為公文的指示，顯然行文的目的在于指導工作，要求下級機關循此前進。再如公文中的批復，這個名稱非常明顯地告訴我們，行文的目的在于由上級對下級作出批示和答復。

（四）不同的文種名稱，揭示了不同文種的各自特點

以公告、報告兩個文種為例，雖然它們都有一個“告”字，均屬陳述、告知性的文種名稱，但前一個“告”受“公”字的限制，后一個“告”被“報”字來修飾；“公”包含公開的意思（更包含代表黨和國家的意思），“報”在這里可當作向上級機關匯報來理解。把“公”與“告”聯系起來即公開告知，所以公告是面向全社會的告知性文件，它的對象是廣大人民群眾及各個機關單位；而“報”與“告”聯系起來，是向上級機關匯報、陳述，所以它是面向上級的陳述性文件。又如請示、報告，雖同屬上行文，但“請示”這個名稱是請求給予批示，“報告”的含義是向上級機關匯報、陳述情況，從兩個文種含義的趨向上看均屬向上，這是相同的，但一個對上有肯定性的要求，會引起復文來，另一個對上則沒有肯定性的要求，不會引出復文，所以，它們又是兩個不同性質的文種。決定、決議同屬一類，都是決策性文種，但一個是“議”，一個是“定”，“議”說明此文種所決策的問題是經過會議集體討論通過的，“定”是制定的意思，制定決策的形式是多種多樣的，有的是經過會議討論通過的，也有的是某一機關、組織直接制定的。

綜上所述，文種的名稱具有概括標明文件的性質、作用、運行方向及制發目的、要求的重要作用。正因為如此，在擬制公文時，一定要注意準確地選用文種，如果文種確定使用得不當，就可能會發生越權的錯誤，或者是給收文機關的公文處理工作帶來諸多的麻煩與不便。由此可見，正確地選擇和使用文種是一件很嚴肅認真的事情，決不能草率粗疏。

二、正確確定和使用文種

（一）文種名稱的確定和使用，必須遵循公文管理法規的統一規定，不能亂起名稱

法定公文的15種名稱，按規定只能單獨使用，不能加以合并。目前在一些單位的行文中出現的諸如“請示報告”、“告示”、“申請報告”、“意見報告”等，就是把兩個不同的文種名稱合并或縮并在一起使用，這樣隨便給公文文種起名的做法是很不嚴肅的，也不符合規范。

（二）文種名稱的確定和使用，要依據制文機關的權限，不可超越職權

令與命令，是具有指令性質的公文。常言說“令行禁止”，所以，在實際工作中只有國家的高級領導機關、軍事機關一般才使用，假若某一個基層單位也來發布令、命令，就顯得有些出格和過分。公告，雖屬于告知性公文名稱，但這個“公”字包含代表黨和國家的意思，也就是說只有黨和國家高級機關一般才有資格使用它。而從目前的實際情況來看，報紙廣告欄目中充斥的令人眼花繚亂的“招生公告”、“招干公告”、“征文公告”、“征訂公告”、“遷址公告”、“商品展銷公告”、“開業公告”、“拍賣公告”，等等，都是不符合規范要求的。它們的作者（如報社、雜志社、出版社、工廠、商店、學校等）無權代表黨和國家，不能隨便使用“公告”。這種濫用“公告”的做法，實際上就是一種越權行為。

（三）文種名稱的確定和使用，要依據行文的關系，考慮到與受文機關的組織關系

具體地說，收文機關是自己上級組織的，在文種名稱的選用上只能采用“請示”或“意見”、“報告”；向自己下屬組織發文時，一般應選用“通知”、“指示”、“決定”、“決議”、“通報”及“會議紀要”等文種名稱；公開向社會群眾公布某一周知或遵守事項時，應選用“命令”、“令”、“公告”、“公報”、“布告”與“通告”；屬于平級單位或不相隸屬關系的單位行文時，主要是使用“函”。

（四）文種名稱的確定和使用，要考慮發文的具體目的與要求

例如，目的是請求上級機關給以指示、幫助和支持的，則應用“請示”、“意見”；用于向上級機關匯報工作、反映情況的，可用“報告”；用于推動、指導下級機關工作的，可使用“指示”或“通知”（指示性通知）；目的是為了告知下級機關某一事項的，應用“通知”；為了商洽、聯系、詢問某一事項時，則應用“函”。

總之，只有熟悉各個文種的性質、用途，切實把握文種名稱的內涵與外延，才能準確地使用文種，而這對發揮公文的應有作用，提高公文處理工作的效能，有著直接的影響。